Ведение трудовых книжек, одна из самых ответственных задач кадровика или бухгалтера. Любая неточность может повлечь за собой проблемы для сотрудника при оформлении пенсии или на новом месте работы. Один из самых частых вопросов, возникающих при оформлении: какую именно дату следует ставить в трудовой книжке, если даты подписания договора, издания приказа и фактического выхода на работу не совпадают? Разберемся во всех нюансах.

Какую дату ставить при приеме на работу?

На практике часто возникает ситуация: трудовой договор с работником подписан одного числа, приказ издан на следующий день, а сотрудник фактически приступил к обязанностям еще позже. Какую дату необходимо внести в графу 2 трудовой книжки?

Ответ однозначен: дата в графе 2 трудовой книжки должна соответствовать дате начала работы (дню фактического допуска сотрудника к труду), а не дате издания приказа о приеме на работу или дате подписания трудового договора.

Например, договор подписан , а работник приступил к работе . В графе 2 трудовой книжки необходимо поставить именно дату . Именно эта дата является моментом возникновения трудовых отношений в части фактического исполнения обязанностей.

Правила написания дат в трудовой книжке

Существуют строгие правила оформления дат, которые необходимо соблюдать:

• Формат записи: Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся исключительно арабскими цифрами.
• Порядок и разрядность: Число и месяц указываются двузначными цифрами, год — четырехзначными. Формат выглядит так: ДД.ММ.ГГГГ. Например, .

Особенности дат на ьном листе

На ьном листе трудовой книжки указываются сведения о дате рождения работника. Они вносятся на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

• Рекомендуется использовать арабские цифры в формате дд.мм.гггг.
• Однако, если месяц рождения будет написан прописью (например, 15 мая 1985 г.), это не будет считаться грубой ошибкой, хотя цифровой формат является предпочтительным и соответствует инструкции.

Исправление ошибок в датах

Человеческий фактор неизбежен, и иногда в трудовую книжку закрадывается ошибка: неверно указана дата приема, увольнения или даже дата рождения на ьном листе. Порядок исправления зависит от того, где именно допущена ошибка.

Ошибки в дате рождения на ьном листе

Неверно указанная дата рождения (например, ошибка в месяце или годе), серьезная неточность, так как она ставит под сомнение принадлежность документа работнику. В таком случае:

1. Исправлять дату рождения на ьном листе зачеркиванием категорически запрещено.
2. Если ошибка обнаружена сразу, бланк считается испорченным и подлежит уничтожению с составлением акта, а работнику оформляется новая трудовая книжка.
3. Если ошибка выявлена позже, когда книжка уже имеет записи о стаже, заводится дубликат трудовой книжки.

Ошибки в датах в разделе «Сведения о работе»

Если была неверно указана дата приема или увольнения в графе 2, исправить это можно по общим правилам:

• В графе 1 поставьте порядковый номер записи (следующий по счету).
• В графе 2 укажите дату внесения исправления (текущую дату).
• В графе 3 напишите: «Запись за номером таким-то недействительна», а затем внесите правильную формулировку с верной датой.
• В графе 4 укажите реквизиты документа, на основании которого вносится исправление (приказ, распоряжение).

Что делать, если запись пропущена?

Иногда случается, что кадровик забыл внести запись о работе, и после нее уже есть другие записи. При этом признавать недействительными последующие записи не нужно! В тексте новой записи просто укажите дату, с которой фактически начало действовать пропущенное изменение (дату фактического приема на работу), и внесите сведения пропущенным порядковым номером.

Внесение записей на основании документов

Любая запись в трудовой книжке должна быть обоснована. В графе 4 раздела «Сведения о работе» необходимо вписать дату и номер документа, на основании которого вносится запись о приёме (или увольнении). Это может быть:

• Приказ (распоряжение) о приеме на работу.
• Трудовой договор (в отдельных случаях, предусмотренных законодательством).
• Решение суда и другие документы.

Помните, что дата документа-основания и дата в графе 2 (дата начала работы) могут различаться, и это абсолютно нормально, если сотрудник приступил к работе позже даты издания приказа.

Правильное проставление дат в трудовой книжке — залог чистого стажа работника. Главное правило: в графе 2 всегда отражается дата фактического начала работы, а не дата подписания договора или приказа. Соблюдайте цифровой формат ДД.ММ.ГГГГ, внимательно сверяйтесь с документами и не забывайте, что ошибки на ьном листе исправляются через дубликат, а в разделе о работе — через признание записи недействительной.