Трудовая книжка — основной документ‚ подтверждающий стаж работника. Ошибки в её заполнении‚ особенно в датах‚ могут привести к занижению будущей пенсии или проблемам при подтверждении трудового стажа. В этой статье разберем‚ какую именно дату нужно указывать при приеме на работу‚ в какие сроки вносить запись и как избежать распространенных ошибок.

На основании какого документа вносится запись?

Запись о приеме на работу вносится на основании приказа (распоряжения) работодателя о приеме конкретного сотрудника. В графе 4 (на основании чего) указываются:

• Дата приказа (распоряжения).
• Номер приказа (распоряжения).

Важно: Дата‚ фигурирующая в распорядительной части самого приказа‚ должна быть идентична дате начала работы‚ установленной трудовым договором.

Какая дата указывается в графе 2?

В графе 2 «Дата события» ставится именно дата начала выполнения трудовых обязанностей — тот день‚ с которого работник считается принятым на работу. Эта дата:

• Совпадает с датой‚ указанной в трудовом договоре (п. 1 ст. 67 ТК РФ).
• Совпадает с датой в колонке 9 «Дата начала работы» уведомления‚ направляемого в ПФР (если уведомление подавалось).
• НЕ совпадает с датой подписания приказа или его регистрации‚ если приказ был издан позже фактического начала работы.

В какие сроки нужно внести запись?

Сроки регламентированы Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Минтруда № 69) и разъяснениями Роструда:

1. Не ранее истечения 5 рабочих дней с даты начала работы (чтобы избежать внесения записи о человеке‚ который может уйти уже на следующий день).
2. Не позднее 5 рабочих дней (в некоторых источниках указывается недельный срок‚ но акцент на 5 рабочих днях) со дня издания приказа о приеме.

Особые случаи

Прием по срочному трудовому договору

Запись оформляется по общим правилам. Указывается дата начала работы‚ а не дата окончания срока договора. В графе 3 можно добавить уточнение «по срочному трудовому договору».

Перевод от другого работодателя

Если сотрудник принят в порядке перевода‚ в графе 3 делается запись в соответствии с п. 21 порядка № 320н и п. 10 Правил с указанием: «Принят(а) в порядке перевода от [наименование прежнего работодателя]».

Последствия ошибок в датах

Неточности в трудовой книжке — одна из самых частых причин снижения пенсионных выплат. Пенсионный фонд может:

• Не зачесть период работы‚ если дата в книжке не подтверждается другими документами.
• Истребовать дополнительные пояснения и документы‚ что затягивает назначение пенсии.
• Рассчитывать стаж не в полном объеме.

Типичные ошибки:

• Указание даты приказа вместо даты начала работы.
• Ошибки в формате даты (например‚ американский MM/DD/YYYY вместо российского DD.MM.YYYY).
• Внесение записи до истечения 5 дней работы (риск «лишней» записи при быстром уходе).

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Что делать‚ если приказ издан позже даты начала работы?

Ответ: В графе 2 ставится дата фактического начала работы (как в договоре). В графе 4 указывается дата и номер того приказа‚ которым работник был принят‚ даже если он издан с задержкой. Запись вносится после издания приказа‚ но в срок до 5 рабочих дней с даты приказа.

Вопрос: Когда в 2026 году обязательно нужна бумажная трудовая книжка?

Ответ: С 1 января 2026 года работники вправе получать трудовую книжку в электронном виде. Однако бумажный вариант остается обязательным для:

• Лиц‚ работающих у работодателей — физических лиц.
• Лиц‚ работающих у организаций‚ которые не подключены к системе электронных трудовых книжек.
• Работников‚ которые сами потребовали бумажный вариант.

Правильное указание даты приема на работу в трудовой книжке — это не формальность‚ а гарантия сохранения трудового стажа. Всегда сверяйте дату в графе 2 с датой в трудовом договоре и уведомлении в ПФР. Вносите запись в установленные законом сроки — с 6-го по 10-й рабочий день с начала работы. Внимание к деталям сегодня защитит ваши пенсионные права завтра.

Материал подготовлен на основе действующего законодательства РФ и разъяснений контролирующих органов (Минтруд‚ Роструд‚ ПФР). Актуально на 2026 год.