Ведение кадровой документации — это ответственная задача‚ требующая порядка и строгой систематизации. Трудовая книжка является главным документом‚ подтверждающим стаж работника‚ и ее утеря может привести к серьезным последствиям как для сотрудника‚ так и для работодателя. Для обеспечения сохранности и удобного поиска бланков идеально подходит картотека для трудовых книжек формата А6. В этой статье мы подробно рассмотрим виды‚ характеристики и правила выбора данного офисного оборудования.

Что такое картотека формата А6?

Картотека для трудовых книжек А6 представляет собой специализированный органайзер‚ ячейки которого адаптированы под размер стандартной трудовой книжки (или вкладыша в нее). Формат А6 (105х148 мм) позволяет компактно размещать документы на рабочем столе специалиста по кадрам или в сейфе‚ обеспечивая к ним быстрый доступ.

Основные виды картотек

На рынке канцелярских товаров представлен широкий ассортимент картотек‚ которые различаются по конструкции‚ материалу и вместимости. Чтобы выбрать оптимальный вариант‚ необходимо понимать их отличия.

По типу конструкции

• Открытые вертикальные картотеки. Представляют собой перекидные системы‚ где карточки или трудовые книжки располагаются вертикально. Это отличный вариант для активного ежедневного использования‚ так как позволяет моментально найти нужный документ. Часто такие модели оснащены механизмом для легкого перелистывания.
• Закрытые горизонтальные картотеки. Имеют крышку‚ которая защищает документы от пыли‚ влаги и посторонних глаз; Трудовые книжки в них укладываются горизонтально. Это более безопасный вариант для хранения‚ особенно если картотека не постоянно находится на рабочем столе.

По материалу изготовления

1. Пластиковые картотеки. Изготавливаются из жесткого пластика (часто серого цвета). Они долговечны‚ устойчивы к износу и механическим повреждениям. Пластик не деформируется со временем и надежно защищает документы.
2. Картонные картотеки (из микрогофрокартона). Более бюджетный вариант. Классическое сочетание цветов для таких моделей, белый с синим. Они поставляются в разборном виде и упаковываются в термоусадочную пленку. Несмотря на картонную основу‚ микрогофрокартон обеспечивает достаточную жесткость для хранения трудовых книжек.
3. Металлические картотеки. Производятся опытно-механическими заводами и предназначены для максимально долговечного использования. Часто используются как настольные картотечные шкафы для хранения не только трудовых книжек‚ но и паспортов‚ и других документов формата А6.

Вместимость: сколько книжек можно хранить?

Вместимость картотеки — один из ключевых критериев выбора. В зависимости от численности штата организации‚ можно подобрать подходящую модель:

• Малой вместимости (до 60–70 книжек). Это компактные настольные модели. Например‚ закрытая картотека на 60 книжек имеет габариты 155х270х120 мм. Открытые пластиковые модели на 70 книжек (например‚ от брендов Attache или OfficePage) имеют размеры около 340х100х65 мм. Они идеально подойдут для небольших компаний или ИП.
• Большой вместимости (до 1200–1300 карточек). Стоит учитывать важный нюанс: трудовая книжка толще обычной картонной карточки. Поэтому картотека‚ рассчитанная на 1300 тонких карточек‚ вместит около 40 трудовых книжек. Такие вертикальные модели (например‚ HAN 956/0/1/11) имеют внешние размеры 347х128х65 мм и внутренние, 293х105х60 мм. Они изготавливаются из прочного пластика и позволяют систематизировать документы растущих предприятий.

Популярные модели и их характеристики

На основе информации от ведущих интернет-магазинов (таких как Офисная планета‚ Комус‚ Квик-Офис и других)‚ можно выделить несколько популярных вариантов:

• HAN А6 на 1300 карточек (956/0/1/11) — открытая вертикальная перекидная картотека из серого пластика. Рекомендуется для систематизации и хранения карточек и трудовых книжек.
• Attache А6 на 70 книжек — открытая настольная модель размером 340х100х65 мм. Удобна для быстрого доступа к документам.
• Картотека из микрогофрокартона (155х270х120 мм) — закрытая горизонтальная модель классического бело-синего цвета‚ вмещающая до 60 трудовых книжек. Поставляется в разборном виде.
• Настольная картотека КР-1 (А-6), металлическая конструкция для хранения трудовых книжек и паспортов‚ отличающаяся максимальной долговечностью.

Как правильно выбрать картотеку?

При покупке картотеки для трудовых книжек А6 обращайте внимание на следующие параметры:

1. Количество сотрудников. Всегда выбирайте картотеку с запасом вместимости на 20-30%‚ чтобы при приеме новых работников не пришлось покупать новый органайзер.
2. Место размещения. Если место на столе ограничено‚ отдайте предпочтение вертикальным открытым моделям — они занимают меньше горизонтальной площади. Если стол просторный‚ можно использовать закрытые горизонтальные короба.
3. Требования к безопасности. Если доступ к трудовым книжкам должен быть строго ограничен‚ лучше выбрать закрытую картотеку с возможностью установки замка или размещения внутри запираемого сейфа.
4. Бюджет. Для экономии подойдут гофрокартонные варианты‚ для долгосрочной инвестиции — пластиковые или металлические изделия.

Картотека для трудовых книжек формата А6 — это не просто канцелярская принадлежность‚ а необходимый инструмент для соблюдения кадрового делопроизводства. Независимо от того‚ нужна ли вам компактная пластиковая модель на 70 книжек или вместительная картонная коробка на 60 документов‚ правильная систематизация обезопасит компанию от утери важных бланков и сделает работу HR-отдела комфортной и организованной.