В 2026 году, несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек, бумажный документооборот в сфере кадрового делопроизводства сохраняет свою актуальность. Одним из ключевых документов, контролирующих оборот бумажных трудовых книжек и вкладышей к ним, является Книга (или журнал) учета движения трудовых книжек. В обиходе этот документ часто называют «листом учета», однако юридически корректнее говорить о книге или журнале, который представляет собой прошнурованный и пронумерованный реестр.

В данной статье мы подробно разберем, кто обязан вести этот документ, каковы правила его оформления согласно актуальным нормам 2026 года, и как избежать типичных ошибок, выявляемых инспекторами Роструда.

Нормативная база и актуальность в 2026 году

Основным документом, регулирующим порядок ведения трудовых книжек, является Приказ Минтруда России от № 320н. Согласно пункту 40 данного Порядка, работодатель обязан вести книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Важно отметить следующие нюансы, действующие в текущий период (май 2026 года):

• Обязательность ведения: Книга ведется всеми работодателями (юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями), у которых имеются бумажные трудовые книжки сотрудников.
• Форма документа: Утвержденной унифицированной формы с жесткими требованиями к графам не существует. Работодатель вправе разработать собственную форму, однако на практике повсеместно используется форма, утвержденная ранее Постановлением Минтруда РФ от № 69 (Приложение № 3), так как она содержит все необходимые реквизиты.
• Электронный формат: Согласно разъяснениям Минтруда (в т.ч. письмам 2023-2025 гг.), книгу учета движения трудовых книжек необходимо вести на бумажном носителе. Ведение данного журнала исключительно в электронном виде (например, в Excel без дублирования на бумаге) может быть расценено как нарушение.

Кто ведет книгу учета?

Ответственность за ведение книги учета движения трудовых книжек возлагается на:

1. Кадровую службу — если в организации есть отдел кадров.
2. Бухгалтерию — если отдел кадров отсутствует.
3. Руководителя организации или специально назначенное лицо (приказом) в небольших компаниях и у ИП.

Лицо, ответственное за ведение книги, должно быть назначено приказом руководителя. В самой книге должна стоять подпись ответственного лица.

Требования к оформлению книги учета

Чтобы документ имел юридическую силу и не вызывал вопросов у проверяющих органов, при его заводке необходимо соблюсти строгие правила:

Прошивка и нумерация

Все листы книги должны быть пронумерованы (сквозная нумерация). Книга должна быть прошнурована прочной нитью. Концы нити выводятся на последний лист, приклеиваются и заверяются.

Заверение подписью и печатью

На месте склейки (на последнем листе) ставится подпись руководителя организации (или уполномоченного лица) и печать организации (если она используется).
Пример формулировки заверительной надписи:
«В настоящей книге пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью ___ (число) ___ (месяц) -0__ года. Директор _______ (подпись)».

Титульный лист

На обложке или титульном листе должно быть указано название организации, название документа («Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них»), дата начала ведения и дата окончания (заполняется после заполнения последней страницы).

Порядок заполнения: пошаговая инструкция

Записи в книгу вносятся чернилами (черного или синего цвета) разборчивым почерком. Допускаются компьютерные распечатки, вклеенные в книгу, но они также должны быть заверены подписью ответственного лица.

Основные графы и правила их заполнения:

• № п/п: Порядковый номер записи (сквозной).
• Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша: Указывается дата фактического приема сотрудника или дата выдачи/заведения трудовой.
• Фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки: Заполняется полностью, без сокращений, в соответствии с паспортом.
• Дата выдачи трудовой книжки (вкладыша): Дата, когда документ был передан работнику или заведен.
• Подпись работника в получении трудовой книжки (вкладыша): Критически важная графа! Сотрудник обязан лично расписаться в книге при получении трудовой книжки на руки (например, при увольнении) или при первичном заведении. Отсутствие этой подписи — одно из самых частых нарушений, выявляемых при проверках.
• Примечание: Здесь могут указываться причины выдачи дубликата, номер серии и бланка и другая служебная информация.

Типичные ошибки и риски

Анализируя практику проверок Роструда в 2025-2026 годах, можно выделить основные ошибки работодателей:

1. Отсутствие подписей сотрудников. Если работник получил трудовую книжку при увольнении, но не расписался в книге учета, работодатель не может доказать факт выдачи документа. Это грозит штрафами и обязанностью компенсировать работнику периоды простоя, если тот не сможет устроиться на новую работу из-за отсутствия трудовой.
2. Ведение книги в электронном виде без бумажного дубликата. Как упоминалось выше, требование о бумажном носителе остается актуальным.
3. Использование карандаша или корректирующих средств. Записи должны быть выполнены чернилами. Использование «замазки» (корректора) запрещено. Ошибки исправляются аккуратно: неверная запись зачеркивается одной чертой, рядом пишется верная, и ставится надпись «Исправленному верить» с подписью и печатью.
4. Несвоевременное внесение записей; Данные о движении трудовых книжек должны вноситься в день совершения операции (прием, выдача, перемещение).

Нужен ли приказ об утверждении формы книги?

Согласно Приказу Минтруда № 320н, работодатель не обязан издавать отдельный приказ об утверждении формы книги учета, если использует общепринятую форму (например, из Постановления № 69). Однако, если организация решила разработать собственную, уникальную форму журнала, то утвердить её приказом руководителя необходимо. В любом случае, наличие приказа о назначении ответственного лица за ведение этой книги — обязательное требование.

Книга учета движения трудовых книжек — это не просто формальность, а важный документ строгой отчетности. Правильное ее ведение в 2026 году защищает интересы как работодателя (подтверждая факт выдачи документов), так и работника (гарантируя учет его стажа). Соблюдение правил прошивки, нумерации и своевременного сбора подписей сотрудников позволит избежать штрафов и трудовых споров.

Помните: даже в эпоху цифровизации «бумажная» дисциплина в кадровом делопроизводстве остается фундаментом законности трудовых отношений.