Ведение книжки учета движения трудовых книжек — это обязательная процедура для всех российских работодателей, закрепленная законодательством. В 2025-2026 годах правила ведения таких документов претерпели изменения, и важно знать все нюансы, чтобы избежать штрафов и проблем с проверяющими органами.

Что такое книжка учета движения трудовых книжек?

Это официальный документ, который ведется работодателем для:

• Учета всех трудовых книжек, оформленных в организации;
• Фиксации движения трудовых книжек (выдача, получение, хранение);
• Контроля за использованием бланков строгой отчетности;
• Соблюдения трудового законодательства;
• Предоставления информации при проверках Роструда и других контролирующих органов.

Нормативная база

Основные нормативные акты, регулирующие ведение книги учета:

1. Пункт 40 Порядка ведения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н);
2. Письмо Минтруда России от 5 октября 2022 г. о ведении книг учета;
3. Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании»;
4. Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 84.1 и др.).

Кто должен вести книгу учета?

Согласно действующему законодательству:

• Кадровая служба — основной ответственный орган за ведение книги;
• При отсутствии кадровой службы — бухгалтерия;
• В небольших организациях, руководитель или уполномоченное лицо;
• В обособленных подразделениях, ответственный сотрудник подразделения.

Пример из практики:

Структура книги учета движения трудовых книжек

Книга должна содержать следующие разделы и графы:

Титульный лист

• Наименование организации;
• ИНН, ОГРН;
• Должность и ФИО ответственного лица;
• Дата начала ведения книги;
• Подпись ответственного лица.

Основная таблица

Рекомендуемая структура таблицы:

Дополнительные разделы

• Примечания — для особых случаев (утрата, порча, дубликат);
• Сведения о бланках — учет бланков строгой отчетности;
• Акт инвентаризации — при проверке;
• Список ответственных лиц с образцами подписей.

Правила заполнения книги учета

При ведении книги необходимо соблюдать следующие правила:

Общие требования

• Записи делаются четким, разборчивым почерком;
• Исправления заверяются подписью ответственного лица;
• Не допускаются подчистки, помарки, неоговоренные исправления;
• Страницы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью;
• Книга хранится не менее 50 лет после увольнения последнего работника.

Специфические требования

1. При выдаче трудовой книжки:
   • Указывается дата выдачи;
   • Номер и дата приказа о приеме на работу;
   • ФИО и подпись получателя;
   • Отметка о получении в личной карточке работника.
2. При увольнении:
   • Указывается дата возврата;
   • Основание (заявление об увольнении);
   • Подпись работника в получении;
   • Заверяется запись в трудовой книжке (печатью или подписью).
3. При утере или порче:
   • Оформляется акт с указанием обстоятельств;
   • Выдается дубликат с пометкой «дубликат»;
   • Вносится соответствующая запись в книгу учета.

Ответственность за нарушения

За нарушение правил ведения книги учета движения трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:

Административная ответственность

• Статья 5.27 КоАП РФ — за нарушение трудового законодательства:
• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей;
• При повторном нарушении — дисквалификация должностного лица на срок до 3 лет.

Налоговая ответственность

• В случае утраты или порчи трудовой книжки — налоговые последствия для работника (необходимость восстановления стажа);
• Штрафы за непредоставление сведений в Пенсионный фонд.

Уголовная ответственность

• В случае умышленной порчи или уничтожения трудовой книжки, ст. 238 УК РФ;
• В случае разглашения персональных данных — ст. 137 УК РФ.

Новые правила с 1 сентября 2025 года

С 1 сентября 2025 года вступают в силу новые правила ведения бумажных трудовых книжек, утвержденные Приказом Минтруда России. Основные изменения:

• Упрощенный порядок ведения записей — меньше формальных требований;
• Расширение электронного документооборота — возможность использования электронных подписей;
• Новые формы актов при утрате или порче;
• Ужесточение контроля за ведением книги учета;

Важно! Даже при использовании электронной трудовой книжки, информацию о ней не нужно отражать в журнале по учету движения трудовых книжек.

Практические рекомендации

Для правильного ведения книги учета движения трудовых книжек следуйте этим советам:

Организационные мероприятия

• Назначьте ответственного сотрудника и издайте приказ;
• Обеспечьте его необходимыми бланками и канцтоварами;
• Организуйте обучение ответственного лица;
• Установите порядок передачи дел при смене ответственного лица;
• Проводите регулярные проверки ведения книги.

Технические аспекты

• Используйте типографские бланки или распечатывайте на защищенных бланках;
• Храните книгу в сейфе или металлическом шкафу;
• Ограничьте доступ к книге только ответственным лицам;
• Создайте резервную копию (скан-копию) книги;
• Используйте программное обеспечение для автоматизации учета (например, 1С:Зарплата и управление персоналом).

Контроль и проверки

• Проводите ежемесячные сверки с данными кадрового учета;
• Организуйте внутренние аудиты;
• Готовьтесь к проверкам Роструда, Пенсионного фонда, Налоговой инспекции;
• Своевременно исправляйте выявленные нарушения;
• Документируйте все изменения в книге.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести книгу учета в электронном виде?

Нет. Книга учета движения трудовых книжек должна вестись исключительно на бумажном носителе. Электронный формат не допускается.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Необходимо:

1. Оформить акт о порче/утере;
2. Выдать дубликат трудовой книжки;
3. Сделать соответствующую запись в книге учета;
4. Уведомить работника и Пенсионный фонд.

Нужно ли заверять записи в книге учета печатью?

С 2025 года заверение записей печатью не обязательно, но допускается. Достаточно подписи ответственного лица.

Как часто нужно проверять книгу учета?

Рекомендуется проверять книгу учета ежемесячно и перед каждой проверкой контролирующих органов.

Что делать, если работник отказывается получать трудовую книжку при увольнении?

Необходимо:

1. Направить работнику письменное уведомление о необходимости получения;
2. Сделать соответствующую запись в книге учета;
3. Хранить трудовую книжку в организации до востребования;
4. При повторном обращении — выдать с соответствующей отметкой.

Ведение книжки учета движения трудовых книжек — это не формальность, а важная процедура, обеспечивающая соблюдение трудового законодательства и защиту прав работников. Невыполнение этой обязанности может привести к серьезным последствиям для работодателя.

Следуйте рекомендациям из этой статьи, своевременно обновляйтесь с изменениями законодательства, и вы избежите проблем при проверках контролирующих органов.

Если у вас остались вопросы по ведению книги учета движения трудовых книжек, оставьте их в комментариях — мы обязательно на них ответим!