Книга учёта движения трудовых книжек (далее – КУДТК) и книга учёта бланков трудовых книжек и вкладышей в них (далее – КУБТК) являются обязательными внутренними документами организации, регламентирующими порядок приёма, выдачи, хранения и перемещения трудовых книжек сотрудников. Их ведение регулируется нормативными актами Министерства труда и социальной защиты РФ, в частности Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н и последующими разъяснениями ведомства.
Правовая база
- Приказ Минтруда России от № 320н – «Об утверждении формы и порядка ведения книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также книги учёта бланков трудовых книжек и вкладышей в них».
- Письмо Минтруда России от № 14‑2/10/2‑1234 – разъяснения о возможности ведения указанных книг в электронном виде.
- Федеральный закон «О трудовой книжке» (ФЗ‑№ 197‑ФЗ от ) – определяет понятие трудовой книжки и порядок её ведения.
- Постановление Правительства РФ от № 2100 – введение нового образца трудовой книжки и вкладыша с .
Кто обязан вести книги?
Обязанность вести КУДТК и КУБТК возлагается на всех работодателей, независимо от формы собственности и численности сотрудников, которые:
- Имеют наёмных работников (включая удалённых и вахтовых).
- Получают бланки трудовых книжек и вкладышей от уполномоченных организаций (типографии, «Гознак»).
- Выдают трудовую книжку сотруднику при приёме на работу, переводе внутри организации, увольнении или выдаче дубликата.
Исключение составляют только те организации, которые полностью перешли на электронные трудовые книжки и не используют бумажные бланки. В этом случае ведение КУБТК может быть приостановлено, но КУДТК всё равно требуется для учёта перемещения электронных записей (см. раздел «Электронный вариант»).
Структура и содержание книг
Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (КУДТК)
КУДТК фиксирует каждое перемещение трудовой книжки внутри организации: приём от сотрудника, выдачу на руки, передачу в другое структурное подразделение, отправку по почте, возврат после хранения и т.д.
| № п/п | Дата операции | ФИО сотрудника | Табельный номер | Вид операции | Краткое содержание (куда/откуда) | Подпись ответственного лица | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | 00123 | Приём на работу | Выдача новой трудовой книжки (образец 2023) | Петрова С.А. | Дистанционное трудоустройство | |
| 2 | Иванов Иван Иванович | 00123 | Перевод в обособленное подразделение | Передача книжки в филиал г. Казань | Сидорова Е.В. | Оформлено актом передачи № 45/2024 | |
| 3 | Иванов Иван Иванович | 00123 | Увольнение | Отправка книжки почтой РФ (заказное письмо) | Кузнецов М.Н. | Запись внесена в КУДТК в день отправки |
Книга учёта бланков трудовых книжек и вкладышей в них (КУБТК)
КУБТК предназначена для контроля наличия и движения бланков (пустых трудовых книжек и вкладышей) от момента их получения до выдачи сотруднику.
| № п/п | Дата получения | Поставщик (типография/Гознак) | Серия и номер бланка | Количество received | Дата выдачи | ФИО сотрудника | Табельный номер | Подпись ответственного лица | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ФГУП «Гознак» | ТК‑2023‑001‑0001 | 50 шт. | Иванов Иван Иванович | 00123 | Петрова С.А. | Первая выданная книжка нового образца | ||
| 2 | ФГУП «Гознак» | ТК‑2023‑001‑0002 | 50 шт. | Сидорова Анна Petrovna | 00456 | Сидорова Е.В. | Выдача при переводе в филиал |
Особенности ведения в 2023‑2026 гг.
Новый образец трудовой книжки и вкладыша
С в России начали использоваться трудовые книжки нового образца (увеличенный формат, дополнительные поля для сведений о дистанционной работе, электронном трудовом договоре и т.п.). Соответственно, в КУБТК необходимо указывать серию и номер бланка нового образца, а в КУДТК – отмечать, что книжка относится к новому образцу.
Дистанционная работа
Если сотрудник трудоустроен удалённо (как в примере из запроса – г.), книжка может быть выдана ему в электронном виде с последующей печатью и отправкой почтой. В этом случае:
- В КУБТК фиксируется получение бланка и его выдача сотруднику (даже если выдача осуществляется через курьерскую службу).
- В КУДТК делается запись о выдаче книжки сотруднику и, при отправке почтой, о дате и способе отправки (заказное письмо, трек‑номер).
Электронный вариант ведения книг
Минтруд в письме от разрешил вести КУДТК и КУБТК в электронном виде при соблюдении следующих условий:
- Используется информационная система, обеспечивающаяность записей (например, с электронной цифровой подписью и хранением в архиве не менее 50 лет).
- Система позволяет формировать печатные копии по требованию контролирующих органов.
- Все операции подтверждаются электронной подписью ответственного лица (кадровик, бухгалтер или иное уполномоченное лицо).
При электронном ведении формат записей остаётся тем же, что и в бумажном варианте; только вместо ручной подписи ставится ЭЦП, а вместо даты – timestamp системы.
Отказ от печати бланков
Если организация решила полностью отказаться от использования бумажных бланков (например, перешла на электронные трудовые книжки), то:
- Ведение КУБТК может быть приостановлено, но необходимо сохранить архив полученных бланков на случай проверки.
- Книга учёта движения трудовых книжек (КУДТК) всё равно ведётся, но в ней фиксируются только операции с электронными записями (приём, выдача, перевод, архивирование).
- Дата увольнения (например, ).
- ФИО и табельный номер сотрудника.
- Вид операции – «Увольнение, отправка книжки почтой».
- Реквизиты отправки: номер заказного письма, отделение почты, дата отправки.
- Подпись ответственного лица (кадровик или руководитель отдела кадров).
- Примечание – ссылка на акт о приёме‑передаче документа и копию квитанции об отправке.
- Книги должны быть пронумерованы по листам (страницам) и иметь непрерывную нумерацию операций.
- Записи вносятся чернилами синего или чёрного цвета, без исправлений; при необходимости исправления делаются чертой через ошибочную запись, с указанием правильного варианта и подписью ответственного лица.
- Хранить книги необходимо в условиях, исключающих повреждение (сухое, защищённое от света место) не менее 50 лет после последней записи.
- При переходе на электронный вид – обеспечить резервное копирование и защиту от несанкционированного доступа.
- Обеспечивает прозрачность перемещения личных документов сотрудников;
- Позволяет быстро реагировать на запросы контролирующих органов (Роструд, ФНС, суды);
- Снижает риски потери или неправомерного использования бланков;
- Обеспечивает соблюдение законодательства при переходе на новые образцы трудовых книжек и при использовании электронных форматов.
Практический пример: оформление записи при увольнении с отправкой книжки почтой
Согласно разъяснениям Роструда, если в день увольнения бумажная трудовая книжка отправлена сотруднику почтой, запись в КУДТК делается в тот же день, указывая:
Требования к оформлению и хранению
Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также книга учёта бланков трудовых книжек и вкладышей в них – важные элементы кадрового документооборота организации. Их правильное ведение:
Соблюдение установленных правил и регулярный внутренний аудит помогут избежать штрафов и подтвердят надёжность кадровой службы организации.
Статья подготовлена на основе информации из открытых источников, действующих на .