Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, который ведётся в единой государственной информационной системе․ С момента её внедрения в 2020 году использование кодов стало неотъемлемой частью оформления и ведения ЭТК․ Ниже подробно рассмотрено, какие коды применяются, зачем они нужны и как правильно их вводить․

Что такое электронная трудовая книжка?

Согласно законодательству РФ, с 1 января 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки․ К 1 января 2026 года переходный период завершён, и все трудовые отношения должны оформляться исключительно в электронном виде․ Основные преимущества ЭТК:

• Исключение риска потери сведений о трудовом стаже;
• Возможность мгновенного получения выписки из трудовой книжки;
• Снижение административной нагрузки на работодателей;
• Удобство для удалённых и вахтовых работников․

Информация из сети подтверждает, что электронные трудовые книжки появились в России примерно 5 лет назад (относительно 2026 года) и сразу привлекли внимание как крупных компаний, так и малого бизнеса․

Какие коды используются в ЭТК?

В электронной трудовой книжке фиксируются различные сведения о работе сотрудника․ Для их унификации и автоматизированной обработки применяются классификаторные коды․ Основные группы кодов:

Коды видов деятельности (ОКВЭД)

ОКВЭД – Общероссийский классификатор видов экономической деятельности․ Каждая запись о приёме, переводе или увольнении содержит код ОКВЭД, указывающий на основной вид деятельности организации, в которой трудится сотрудник․

Коды оснований для внесения записи

Каждое кадровое событие (приём на работу, перевод, увольнение, изменение условий труда и т․д․) имеет свой код основания, например:

• 01 – приём на работу;
• 02 – перевод на другую должность;
• 03 – увольнение по собственному желанию;
• 04 – увольнение по инициативе работодателя;
• 05 – изменение условий труда (например, изменение режима работы)․

Коды профессий и должностей (ОКЗ)

Для точного указания занимаемой позиции используется Общероссийский классификатор профессий (ОКЗ)․ Каждой профессии присваивается шестизначный код, который вносится в поле «Должность» или «Профессия»․

Коды территориального подчинения

При необходимости указывается код региона (по ОКТМО) или код муниципального образования, где находится место работы․ Это особенно важно для вахтовых методов и удалённой работы․

Коды видов выплат и компенсаций

В некоторых записях (например, при начислении отпускных, больничных, премий) используются коды видов выплат, установленные в классификаторе доходов физических лиц (КДФЛ)․

Как правильно вводить коды в электронную трудовую книжку?

Процесс внесения сведений в ЭТК осуществляется через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» или через специализированные кадровые программы (1С:ЗУП, SAP SuccessFactors и др․)․ Основные шаги:

1. Авторизация в системе с использованием электронной подписи работодателя․
2. Выбор раздела «Сведения о трудовой деятельности» → «Добавить запись»․
3. Заполнение обязательных полей:
   • ФИО сотрудника;
   • СНИЛС;
   • Дата события;
   • Код основания (из списка 2․2);
   • Код ОКВЭД (из списка 2․1);
   • Код профессии/должности (ОКЗ) – при необходимости;
   • Код региона (ОКТМО) – если требуется;
   • Текстовое описание (наименование организации, должность, условия труда и т․д․)․
4. Проверка введённых кодов на соответствие актуальным справочникам (обновляются ежеквартально)․
5. Подписание записи электронной подписью и отправка в ПФР (форма СЗВ‑ТД)․

Важно: коды необходимо вводить точно так же, как они указаны в официальных справочниках, учитывая регистр символов (если справочник предоставляет коды в верхнем регистре – вводить заглавными буквами)․ Ошибка в одном символе приводит к отклонению записи ПФР и необходимости её корректировки․

Примеры часто используемых кодов (на 2026 год)

ОКВЭД (примеры)

• 62․01 – «Деятельность в области компьютерного программирования»;
• 47․91 – «Розничная торговля через Интернет»;
• 85․42 – «Образование по программам высшего образования»;
• 56․10 – «Рестораны и мобильные услуги питания»․

Коды оснований для внесения записи

• 01 – Приём на работу;
• 02 – Перевод на другую должность;
• 03 – Увольнение по собственному желанию;
• 04 – Увольнение по инициативе работодателя;
• 05 – Изменение условий труда;
• 06 – Назначение выплаты (премия, надбавка)․

Коды профессий (ОКЗ) – примеры

• 213101 – Программист;
• 242201 – Специалист по работе с клиентами в электронной коммерции;
• 331201 – Менеджер по продажам;
• 512201 – Повар․

Полные актуальные справочники доступны на официальных сайтах:

• Классификатор ОКВЭД – klassifikator․ru/okved;
• Классификатор профессий (ОКЗ) – klassifikator․ru/okz;
• ОКТМО – klassifikator․ru/oktmo;
• Справочник оснований для СЗВ‑ТД – на сайте ПФР․

Изменения, вступающие в силу с 1 января 2026 года

С завершением переходного периода:

• Все работодатели обязаны вести исключительно электронные трудовые книжки; бумажные формы больше не принимаются ПФР;
• Введён обязательный контроль актуальности кодов ОКВЭД и ОКЗ – при устаревании классификатора запись считается недействительной до её обновления;
• Упрощён порядок внесения изменений: теперь достаточно подать одну корректирующую запись с указанием кода основания «07» (исправление ранее внесённой записи);
• Введен новый код основания «08» – «Перевод на удалённую работу (дистанционный формат)»․

Эти нововведения направлены на дальнейшую автоматизацию кадрового учёта и снижение количества ошибок при заполнении ЭТК․

Где получить актуальные коды и справочную информацию?

Для обеспечения корректного заполнения электронных трудовых книжек рекомендуется использовать следующие источники:

• Официальный портал «Госуслуги» – раздел «Электронная трудовая книжка» (встроенные справочники кодов);
• Сайт Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) – публикации обновлений классификаторов;
• Единый государственный реестр сведений о трудовой деятельности (ЕГРСТД) – возможность проверить уже внесённые коды;
• Профессиональные кадровые системы (1С, SAP, «КонсультантПлюс») – автоматически обновляют справочники при каждом релизе;
• Телеграм‑каналы и профессиональные сообщества, например, @guidekadr_ru, где публикуются свежие изменения и практические советы․

Следует помнить, что коды обновляются не реже одного раза в квартал, поэтому перед каждой массовой загрузкой данных рекомендуется сверяться с актуальными версиями справочников․

Коды в электронные трудовые книжки играют ключевую роль в обеспечении единообразия, автоматизации и надежности кадрового учёта․ Их правильное использование:

• Снижает риск отклонений записей ПФР;
• Упрощает получение выписок и подтверждение трудового стажа;
• Позволяет государственным органам эффективно анализировать рынок труда;
• Обеспечивает прозрачность и защиту прав работников․

С завершением переходного периода к 1 января 2026 года работа с кодами в ЭТК становится обязательной для всех работодателей и сотрудников․ Следуя официальным справочникам, регулярно обновляя свои знания и используя проверенные программные решения, можно гарантировать корректное ведение электронных трудовых книжек и избежать штрафных санкций․

Если у вас остались вопросы по конкретным кодам или порядку их внесения, рекомендуем обратиться в службу поддержки ПФР или к специалистам по кадровому учёту, аккредитованным в сфере электронного документооборота․