Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала неотъемлемой частью кадрового документооборота в России. С 1 января 2026 года полностью завершается переходный период по внедрению ЭТК, что делает цифровой формат основным источником сведений о стаже и трудовой деятельности работников. Один из самых частых вопросов, с которым сталкиваются как сотрудники, так и работодатели: в какой момент данные об увольнении, в частности по собственному желанию, отражаются в электронной трудовой книжке?
Сроки внесения записи в ЭТК
Главное правило, которое следует запомнить: запись об увольнении вносится строго в день увольнения работника. Это касается как бумажной, так и электронной трудовой книжки. Последний рабочий день сотрудника является тем самым днем, когда трудовой договор расторгается, и именно эта дата должна быть указана в качестве даты увольнения.
Однако важно понимать разницу между моментом прекращения трудовых отношений и моментом, когда эти данные станут видны самому работнику в выписке из ЭТК.
Как и когда работодатель передает данные
В электронную трудовую книжку записи вносятся не вручную, а путем подачи специальной отчетной формы в Социальный фонд России (СФР). Ранее это была форма СЗВ-ТД, сейчас сведения подаются в рамках Единой формы сведений (ЕФС-1), а данные о трудовой деятельности отражаются в подразделах 1 и 1.1 раздела 1.
Согласно законодательству, работодатель обязан предоставить сведения об увольнении работника по собственному желанию в следующие сроки:
- В день увольнения — если при увольнении сотруднику выдается бумажная трудовая книжка или форма СТД-Р.
- Не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа об увольнении — в остальных случаях.
Таким образом, данные о вашем уходе по собственному желанию появятся в информационной системе СФР практически сразу после вашего последнего рабочего дня.
Когда сотрудник увидит данные об увольнении?
Несмотря на то, что работодатель отправляет отчетность в день увольнения или на следующий день, системе СФР требуется время на обработку данных. Обычно сведения появляются в личном кабинете работника на портале «Госуслуги» или в выписке из ЭТК в течение 1–3 рабочих дней после сдачи отчета работодателем.
Документы при увольнении: что выдается на руки
Поскольку данные в электронной системе могут обновляться с небольшой задержкой, закон гарантирует работнику получение сведений о трудовой деятельности непосредственно в день увольнения. Если сотрудник перешел на электронный формат трудовой книжки или начал работать после 1 января 2021 года, работодатель обязан выдать ему:
- Форму СТД-Р — сведения о трудовой деятельности, выдаваемые работнику. В ней будет отражена последняя запись об увольнении по собственному желанию.
- Иные документы, связанные с работой (справки о зарплате, 2-НДФЛ и т.д.).
Все документы при увольнении должны быть выданы строго в последний рабочий день сотрудника.
Правила заполнения сведений об увольнении по собственному желанию
Порядок внесения записей строго регламентирован. При увольнении по собственному желанию в 2026 году (согласно п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) работодатель заполняет сведения в следующем порядке:
- Графа 1: ставится порядковый номер записи;
- Графа 2: указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
- Графа 3: делается запись о причине увольнения;
- Графа 4: указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Формулировки: уволить, расторгнуть или прекратить?
Многие задаются вопросом, как именно должна звучать запись: «уволен», «трудовой договор расторгнут» или «трудовой договор прекращен»? Закон уравнивает эти три формулировки между собой по смыслу. То есть и в заявлении работника, и в приказе работодателя, и в трудовой книжке (как бумажной, так и электронной) при внесении записи об увольнении по собственному желанию можно использовать слова «уволить», «прекратить трудовой договор», «расторгнуть трудовой договор». Это будет совершенно равнозначно.
Особенности увольнения по собственному желанию в 2026 году
Увольнение по собственному желанию не требует согласия работодателя. Работник обязан письменно предупредить о своем уходе как минимум за 2 недели до желаемой даты (это прописано в части 1 статьи 80 ТК РФ). Работник вправе уволиться даже в том случае, если работодатель отказывается подписывать заявление.
Многие до сих пор уверены, что при увольнении по собственному нужно обязательно отрабатывать две недели, а передумать уже нельзя. На самом деле, это период предупреждения, а не отработки. Если работодатель не против, расторгнуть договор можно и раньше. Кроме того, до истечения срока предупреждения работник имеет право в любой момент отозвать свое заявление.
Что делать, если записи в ЭТК нет?
Если вы уволились, а данные об увольнении не появились в электронной трудовой книжке, причин может быть несколько:
- Работодатель еще не сдал отчет ЕФС-1 (или сдал с ошибками).
- СФР еще не обработал полученные сведения (стоит подождать пару дней).
- Технический сбой на стороне портала или фонда.
Если задержка затягивается, в первую очередь необходимо обратиться к бывшему работодателю за разъяснениями и получением формы СТД-Р. Если работодатель бездействует, можно подать жалобу в Государственную инспекцию труда (онлайн-инспекция).
Данные об увольнении по собственному желанию появляются в электронной трудовой книжке в день увольнения или на следующий рабочий день после издания приказа, именно в этот срок работодатель обязан передать сведения в СФР по форме ЕФС-1. Самому сотруднику информацию на руки выдают в виде формы СТД-Р строго в последний рабочий день. Переход на ЭТК сделал процесс учета стажа более прозрачным, однако контроль за своевременной подачей сведений со стороны работника остается актуальным и в 2026 году.