Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. При заполнении всех доступных страниц одного из её разделов (обычно «Сведения о работе» или «Сведения о награждении») возникает необходимость дополнить её вкладышем. Ниже подробно рассмотрено, когда и как оформляют вкладыш, какие нормативные акты регулируют эту процедуру и какие нюансы следует учитывать.
Нормативная база - Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – устанавливает обязанность работодателя вести трудовую книжку.
- Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» – содержит положения о вкладыше.
- Письмо Роструда от № ПГ/02‑12‑21‑123 – разъясняет, что с вшивание вкладыша стало необязательным, но допустимым при заполнении разделов.
- КонсультантПлюс – практические рекомендации по оформлению, хранению и учету вкладышей.
Согласно пункту 3.1 Приказа № 69, вкладыш оформляется если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов (работы, награждения, обучения и т.д.);
Когда требуется вкладыш?
Вкладыш делают в следующих ситуациях:
- Заполнены все строки раздела «Сведения о работе» – после последней записи о трудовой деятельности нет свободных мест для новых записей о приёме, переводе, увольнении.
- Заполнены все строки раздела «Сведения о награждении» – нет места для внесения данных о поощрениях, премиях, благодарностях.
- Заполнены все строки раздела «Сведения об обучении» (при наличии такого раздела) – нет места для записей о курсах, повышении квалификации.
- Трудовая книжка советского образца – если у работника старый бланк, где разделы уже исчерпаны, также оформляют вкладыш.
- Желание работодателя сохранить единый документ – даже если нормативно не обязательно (после ), многие организации продолжают подшивать вкладыш для удобства хранения и избежания претензий проверяющих.
Важно: если свободные строки остались в любом из разделов, вкладыш оформлять не требуется. Записи просто продолжаются в основном бланке.
Как оформить вкладыш Подготовка бланка
Возьмите чистый бланк вкладыша (формат А5, аналогичный трудовой книжке).
На первой странице вкладыша укажите:
• Наименование организации;
• ФИО работника;
• Серию и номер трудовой книжки;
• Дату начала ведения вкладыша (обычно дата, когда закончилось место в основном документе).
Заполнение записей
Записи вносятся по тем же правилам, что и в основной трудовой книжке:
- В колонке «Дата» – день, месяц, год события;
- В колонке «Наименование организации» – полное название работодателя;
- В колонке «Должность, профессия, специальность» – занимаемая должность;
- В колонке «Вид трудовой деятельности» – характер работы (постоянная, временная, сезонная и т.д.);
- В колонке «Основание записи» – номер и дата приказа, трудового договора;
- В колонке «Подпись работника» и «Подпись ответственного лица» – подписи и расшифровка.
Если вкладыш используется для раздела «Сведения о награждении», заполняются колонки:
- Дата награждения;
- Наименование награды (премия, благодарность, грамота и т.д.);
- Основание (приказ, распоряжение);
- Подписи.
Подшивка (вшивание) вкладыша
Согласно разъяснениям Роструда, вкладыш можно:
- Вшить в трудовую книжку (прошить ниткой через корешок, как обычный лист);
- Прикрепить клеевым способом (специальный клей для документов) или с помощью канцелярских скрепок, если шитьё невозможно.
Рекомендуется вшивать вкладыш в середину первого уже заполненного раздела, где заканчиваются сведения о работе и начинаются сведения о награждении – così записи образуют логическое продолжение.
Нумерация страниц
Нумерация вкладыша продолжает нумерацию основной трудовой книжки:
- Если последняя страница основного документа имеет номер 24, первая страница вкладыша получает номер 25;
- Нумерация ведётся сквозным образом по всему комплекту (основная книжка + вкладыш).
Хранение и учет вкладышей
После подшивки вкладыш становится неотъемлемой частью трудовой книжки и хранится вместе с ней:
- В личном деле сотрудника (раздел «Трудовая книжка»);
- При передаче в архив – вместе с основным документом;
- При выдаче работнику на руки – вкладыш остаётся прикреплённым к книжке.
Срок хранения трудовой книжки (включая вкладыш) составляет 50 лет после увольнения работника (ст. 66 ТК РФ).
Часто задаваемые вопросы - Нужно ли получать согласие работника на оформление вкладыша?
- Согласие не требуется, так как вкладыш оформляется по инициативе работодателя в соответствии с законодательством. Однако хорошей практикой является информирование сотрудника о факте подшивки.
- Можно ли оформить электронный вкладыш?
- На сегодняшний день законодательство допускает только бумажный формат трудовой книжки и вкладыша. Электронные варианты используются лишь для внутреннего учёта, но не заменяют бумажный документ.
- Что делать, если вкладыш оформлен до , но не вшит?
- Согласно рекомендациям КонсультантПлюс, такие вкладыши следует вшить во избежание претензий проверяющих органов, так как до указанной даты порядок ведения предусматривал обязательное подшивание.
- Как поступить, если трудовая книжка советского образца заполнена, а бланк вкладыша недоступен?
- Можно использовать обычный лист бумаги формата А5, оформив его как вкладыш, а затем подшить его к книжке. Главное – соблюсти порядок заполнения и указать все requisites (наименование организации, ФИО, номер книжки и т.д.).
Вкладыш в трудовую книжку оформляется тогда, когда в одном из разделов основного документа закончились свободные строки. Это требование закреплено в Приказе Минтруда № 69 и подтверждается разъяснениями Роструда. Процедура включает подготовку бланка, заполнение по стандартным правилам, подшивку (или надёжное крепление) и продолжение сквозной нумерации. Несмотря на то, что с вшивание вкладыша стало необязательным, многие организации продолжают эту практику для обеспечения полноты и удобства хранения трудовых документов.
Соблюдение указанных правил гарантирует, что трудовая книжка останется действительным доказательством трудовой деятельности работника и выдержит любые проверки государственных органов.