Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Её правильное заполнение напрямую влияет на размер будущей пенсии, возможность трудоустройства и защиту прав сотрудника. Одной из наиболее частых и важных ситуаций, требующих корректного оформления записи, является приём на работу на время отсутствия основного работника. В этой статье мы подробно разберём, когда и как нужно вносить такую запись, какие ошибки допускают работодатели, и как избежать юридических рисков.
Когда обязательно вносить запись в трудовую книжку?
Согласно статье 67 Трудового кодекса РФ и Положению о трудовой книжке (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), запись о приёме на работу вносится в трудовую книжку только в случае заключения срочного трудового договора на замещение временно отсутствующего сотрудника, если:
- работник был принят именно на временную должность (на период отпуска по уходу за ребёнком, болезни, командировки и т.п.);
- договор заключён на определённый срок (не на неопределённый);
- работник не является совместителем — то есть эта работа для него является основной;
- трудовая книжка ведётся в бумажном виде (если работник не отказался от бумажной трудовой книжки и был принят до ).
Важно! Если работник был принят по договору гражданско-правового характера (ГПХ) — запись в трудовую книжку не вносится. Также не требуется запись, если сотрудник выполняет обязанности временно отсутствующего коллеги в рамках внутреннего совместительства — в этом случае запись делается только при оформлении совместительства по отдельному трудовому договору (см. ниже).
Как правильно оформить запись: пошаговая инструкция
Запись в трудовую книжку должна быть сделана в строгом соответствии с требованиями законодательства. Нарушения могут привести к признанию стажа незачтённым, отказу в пенсии или судебным искам.
Шаг 1: Оформите приказ о приёме
Перед внесением записи в трудовую книжку работодатель обязан издать приказ о приёме на работу по форме № Т-1 (или унифицированной форме по согласованию с работодателем). В приказе обязательно указывается:
- наименование должности (например, «бухгалтер»);
- период замещения (например, «с по »);
- основание: «в связи с отпуском по уходу за ребёнком основного работника Ивановой И.И.»;
- срок действия трудового договора.
Шаг 2: Внесите запись в трудовую книжку
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» в следующем порядке:
- Дата приёма — дата, указанная в приказе (например, ).
- Наименование организации — полное наименование, как в учредительных документах.
- Должность — точно так, как в штатном расписании (например, «бухгалтер»).
- Основание — «принят на работу по срочному трудовому договору на время отсутствия основного работника (Ивановой И.И.) в связи с отпуском по уходу за ребёнком».
Пример записи:
Дата:
Организация: ООО «Светлый путь»
Должность: бухгалтер
Основание: принят на работу по срочному трудовому договору на время отсутствия основного работника (Ивановой И.И.) в связи с отпуском по уходу за ребёнком
Шаг 3: Укажите срок действия договора
Хотя в самой записи в трудовой книжке срок не указывается, он должен быть отражён в трудовом договоре и приказе. При окончании срока действия договора необходимо внести запись об увольнении по пункту 2 части 1 статьи 77 ТК РФ — «истечение срока трудового договора».
Что делать, если работник — внутренний совместитель?
Если сотрудник уже работает в организации на постоянной основе и дополнительно выполняет обязанности временно отсутствующего коллеги — это внутреннее совместительство. В этом случае:
- запись в трудовую книжку не вносится, если совместительство оформляется по дополнительному соглашению к основному трудовому договору;
- если совместительство оформляется по отдельному трудовому договору, тогда запись в трудовую книжку обязательна, и она делается по тем же правилам, что и при приёме на основную работу.
Важно! Внутреннее совместительство не требует отдельной трудовой книжки — все записи вносятся в одну книжку, но только при наличии отдельного трудового договора.
Ошибки, которые нельзя допускать
Несмотря на простоту процедуры, работодатели часто допускают критические ошибки:
- Не вносят запись вообще — это нарушение закона. Сотрудник не сможет подтвердить стаж при смене работы или выходе на пенсию.
- Указывают не ту должность — например, пишут «заместитель бухгалтера», хотя в штате — «бухгалтер».
- Используют сокращения — «отпуск по уходу» вместо полного формулирования.
- Делают подтирки, зачёркивания, исправления — это недопустимо. Любая ошибка требует оформления новой трудовой книжки по заявлению работника.
- Не оформляют увольнение — если договор закончился, а запись об увольнении не сделана, стаж считается незавершённым.
ВНИМАНИЕ! Согласно судебной практике (например, Постановление Пленума ВС РФ № 2 от ), отсутствие записи в трудовой книжке не лишает работника права на трудовой стаж, но создаёт серьёзные доказательственные трудности. Работник должен будет доказывать факт работы через свидетелей, расчётные листки, приказы — что требует времени и денег.
Что делать, если запись не была внесена?
Если работодатель не внес запись о приёме на время отсутствия работника, сотрудник имеет право:
- Подать письменное заявление работодателю с требованием внести запись.
- Если работодатель отказывает — обратиться в трудовую инспекцию (Роструд) или в суд.
- При отказе внести запись в текущую книжку — подать заявление на выдачу новой трудовой книжки (в соответствии с п. 1 ст. 66 ТК РФ).
Судебная практика (например, апелляционное определение Мосгорсуда от по делу № 33-12456/2023) подтверждает: невнесение записи, нарушение трудового законодательства, влекущее материальную ответственность работодателя (компенсация морального вреда, упущенная выгода);
Электронная трудовая книжка: особенности
С в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Если работник:
- не подал заявление о ведении бумажной трудовой книжки — все записи вносятся только в ЭТК;
- подал заявление о сохранении бумажной книжки — записи вносятся в бумажную, а в ЭТК — не вносятся (кроме случаев, когда работник сам запросит выписку).
Важно! При приёме на работу на время отсутствия основного работника все записи в ЭТК вносятся автоматически работодателем через систему ФСС. Работник может проверить их в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ или на портале Госуслуг.
Запись в трудовой книжке о приёме на время отсутствия работника — это не формальность. Это:
- Право работника на подтверждение стажа;
- Обязанность работодателя по закону;
- Гарантия от судебных споров и штрафов;
- Основа для начисления пенсии в будущем.
Небрежность в заполнении трудовой книжки может привести к тому, что человек, проработавший 10 лет, не получит полный стаж. Как сказал заслуженный юрист России Иван Соловьев: «Ошибки в трудовой книжке — это не просто бумажка с опечаткой. Это потеря десятков тысяч рублей пенсии».
Рекомендация работодателям: перед внесением любой записи — проверьте актуальные требования на сайте Минтруда РФ, сделайте пробную запись в черновике, проконсультируйтесь с юристом. Лучше потратить 15 минут на проверку, чем год — в суде.
Помните: каждая запись в трудовой книжке — это часть истории жизни человека. Отнеситесь к ней с ответственностью.