Трудовая книжка — один из важнейших документов, подтверждающих стаж работы и квалификацию сотрудника. При прекращении трудовых отношений работодатель обязан вернуть её работнику в установленный законом срок. В статье рассмотрены нормативные положения, практические нюансы и рекомендации, которые помогут избежать конфликтов и штрафов.

Правовая база

Основные положения регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ):

• Статья 127, части 2‑3 ТК РФ – определяют, что последний день трудового договора считается днём увольнения, даже если он совпадает с отпуском.
• Статья 14, часть 4 ТК РФ – если последний день срока приходится на нерабочий (выходной) день, то датой окончания считается ближайший следующий за ним рабочий день.
• Статья 177 ТК РФ (пункт «Выдача трудовой книжки») – работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения.

Общий срок выдачи трудовой книжки

По закону трудовая книжка должна быть выдана работнику в день прекращения трудовых отношений (т. е. в последний рабочий день). Это правило действует независимо от формы договора (постоянный, срочный, проектный) и от того, находится ли сотрудник в отпуске.

Если последний день выпадает на нерабочий день

Согласно ч. 4 ст. 14 ТК РФ, в таком случае датой увольнения считается ближайший следующий за ним рабочий день. Соответственно, и трудовая книжка должна быть выдана в этот же день.

Увольнение во время отпуска

Согласно ч. 2‑3 ст. 127 ТК РФ, последний день отпуска считается днём увольнения. Поэтому работодатель обязан выдать книжку в последний день отпуска (или в первый рабочий день после него, если отпуск заканчивается в выходной).

Что делать, если работник не может присутствовать в день увольнения

Закон не фиксирует конкретный «период» после увольнения, в течение которого работник может забрать книжку, однако практикой считается следующее:

1. Если сотрудник находится в командировке, на больничном или в отпуске, работодатель может передать трудовую книжку по почте (заказным письмом с уведомлением о вручении) либо оставить её в отделе кадров для последующего получения.
2. В случае, когда работник не явился за книжкой в течение трёх рабочих дней после даты увольнения, работодатель может оформить акт о передаче и оставить запись в журнале движения трудовых книжек.
3. Если работник отказывается принимать книжку без уважительных причин, работодатель вправе оформить акт о невозможности выдачи и сохранить книжку в организации до её получения.

Последствия задержки выдачи

Задержка выдачи трудовой книжки считается нарушением трудового законодательства и влечёт за собой:

• Штраф для работодателя в размере 5 000 рублей (пункт 5 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
• Возможность обращения работника в суд. Судебная практика (например, решение № 2‑424/2022 от 15 декабря 2022 г.) подтверждает, что суд может обязать работодателя выплатить компенсацию за причинённый моральный вред.
• Отрицательное влияние на репутацию организации и трудовые отношения с другими сотрудниками.

Порядок оформления выдачи

Для корректного документального оформления процесса рекомендуется следовать следующему алгоритму:

1. Подготовка приказа об увольнении – в приказе указывается дата увольнения.
2. Внести запись об увольнении в трудовую книжку (раздел «Запись об увольнении»).
3. Подготовить акт приёма‑передачи трудовой книжки. Работник подписывает акт, указывая дату получения.
4. В журнале регистрации движения трудовых книжек фиксировать факт выдачи (дата, подпись работника).
5. Если книжка остаётся в организации, оформить доверенность или письмо‑запрос от работника о её выдаче.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отложить выдачу книжки до следующего рабочего дня?

Да, если последний день увольнения выпадает на выходной или праздничный день. По ч. 4 ст. 14 ТК РФ дата увольнения переноситься на ближайший рабочий день, и книжка выдаётся в этот же день.

Что делать, если работник уходит в отпуск и в последний день отпуска у него уже нет возможности прийти в офис?

Работодатель может отправить книжку заказным письмом с уведомлением о вручении, либо оставить её в отделе кадров и оформить акт о невозможности выдачи до момента получения работником.

Обязан ли работодатель выдать книжку, если у сотрудника её не вёлось?

Если в организации не вели трудовую книжку, работодатель обязан выдать справку о трудовой деятельности в день увольнения (см. п. 5 статьи 177 ТК РФ).

Можно ли удержать трудовую книжку до выплаты всех начислений?

Нет. Трудовая книжка не является залогом и не может удерживаться. Выдача книжки и расчёт с работником – два независимых процесса, которые должны завершиться в один и тот же день.

Практические рекомендации работодателю

• Заранее проверяйте график отпусков и праздничных дней, чтобы правильно рассчитать дату увольнения.
• Подготовьте шаблоны актов и журнал регистрации движения трудовых книжек.
• Обучайте кадровый персонал правилам оформления и срокам выдачи.
• В случае невозможности личной выдачи – используйте заказные письма с подтверждением получения.
• Контролируйте соблюдение сроков, чтобы избежать штрафов и судебных разбирательств.

Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовая книжка должна быть выдана работнику в день увольнения, который считается последним рабочим днём, даже если он совпадает с отпуском или выпадает на выходной. При нарушении сроков работодатель рискует штрафом и судебными исками. Правильная организация процесса выдачи (акт, журнал, своевременное информирование сотрудника) позволяет избежать конфликтов и сохранить хорошую репутацию компании.

Дата актуализации информации: