Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Согласно законодательству РФ, она является единственным официальным источником информации о трудовом пути сотрудника. Однако, когда все страницы трудовой книжки заполнены, возникает необходимость в выдаче вкладыша в трудовую книжку. В этой статье подробно разберём, когда и как правильно выдавать вкладыш, какие документы нужны, как оформить запись и какие ошибки нельзя допускать.

Когда необходимо выдавать вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш выдаётся только в одном случае — когда в основной трудовой книжке закончились свободные места для внесения новых записей о трудовой деятельности. Это регламентировано Пунктом 320н Правил ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых Приказом Минтруда России от № 69.

• Все поля на страницах трудовой книжки заполнены (включая записи о приёме, увольнении, переводах, наградах и пр.)
• Нет возможности внести новую запись без нарушения структуры документа
• Работник продолжает трудиться у данного работодателя, и ему необходима дальнейшая фиксация трудовой деятельности

Важно! Вкладыш не выдаётся по желанию работника, если в трудовой книжке ещё есть свободные места. Также он не выдаётся при смене работы, новый работодатель должен продолжать вести трудовую книжку, полученную от предыдущего работодателя.

Порядок выдачи вкладыша: пошаговая инструкция

Шаг 1: Работник подаёт заявление

Хотя закон не обязывает работника писать заявление, на практике работодатель обязан запросить письменное заявление от сотрудника. Это необходимо для документального подтверждения инициативы и предотвращения споров.

Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать:

• ФИО работника
• Должность
• Номер трудовой книжки
• Просьбу о выдаче вкладыша в связи с отсутствием свободных мест
• Дата и подпись

Шаг 2: Издаётся приказ работодателя

На основании заявления работодатель издаёт приказ о выдаче вкладыша в трудовую книжку; Приказ оформляется на бланке организации, содержит:

• Номер и дату приказа
• ФИО работника
• Основание (заявление работника)
• Указание на выдачу вкладыша
• Подпись руководителя
• Печать организации (при наличии)

Шаг 3: Приобретение бланка вкладыша

Бланки вкладышей в трудовую книжку приобретаются работодателем за счёт средств организации. Запрещено требовать с работника оплату за вкладыш, это нарушение трудового законодательства (ст. 22 ТК РФ).

Стоимость вкладыша в 2026 году составляет около 15–30 рублей (в зависимости от региона и поставщика). Бланки можно приобрести у уполномоченных печатных предприятий или через официальных поставщиков, включая Росстат и региональные центры занятости.

Шаг 4: Оформление вкладыша

Вкладыш заполняется в следующем порядке:

1. На ьном листе вкладыша вносятся персональные данные работника: ФИО, дата рождения, образование, профессия (если есть в трудовой книжке).
2. Нумерация записей в вкладыше продолжает нумерацию с последней записи в основной трудовой книжке (не начинается с 1).
3. Вкладыш не выдаётся отдельно — он вшивается в трудовую книжку между последней страницей и правой обложкой.

Шаг 5: Внесение записи о выдаче вкладыша

Самый важный этап! На ьном листе основной трудовой книжки (страница 1) в верхней части обязательно ставится штамп размером 10×25 мм с надписью:

«Выдан вкладыш»

Под штампом указываются:

• Серия вкладыша (например: 78 № 0012345)
• Номер вкладыша
• Дата выдачи (день, месяц, год)

Пример записи:

Выдан вкладыш
Серия: 78 № 0012345

Важно! Если на ьном листе трудовой книжки нет места для штампа, запись делается на обороте ьного листа, но только в том случае, если это не нарушает читаемость документа. В этом случае на обороте ставится надпись: «Запись о выдаче вкладыша сделана на обороте ьного листа».

Шаг 6: Регистрация в Журнале учёта трудовых книжек и вкладышей

Каждая выданная трудовая книжка и каждый вкладыш обязательно регистрируются в Журнале учёта трудовых книжек и вкладышей (форма № Т-2, утверждённая Госкомстатом).

В журнал вносятся:

• Дата выдачи
• ФИО работника
• Номер трудовой книжки
• Серия и номер вкладыша
• Подпись работника о получении

Журнал ведётся кадровым работником или ответственным за хранение трудовых книжек. Он должен быть пронумерован, прошит, скреплён печатью и храниться в течение 75 лет.

Особенности и запреты

• Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Он не может существовать отдельно. Если работник потерял трудовую книжку, но сохранил вкладыш — это не основание для признания стажа.
• Нельзя выдавать вкладыш при увольнении. Если трудовая книжка заполнена, вкладыш выдаётся вместе с трудовой книжкой при увольнении, но только если работник остаётся в организации и продолжает трудиться.
• Нельзя требовать оплату с работника. Все расходы на приобретение бланков несёт работодатель.
• Нельзя вносить записи в вкладыш до его официальной выдачи. Все записи в вкладыше делаются только после оформления штампа и регистрации в журнале.

Что делать, если вкладыш испорчен?

Если вкладыш был неправильно заполнен, испорчен или повреждён, его необходимо заменить. Порядок замены аналогичен выдаче нового:

1. Работник пишет заявление о замене испорченного вкладыша.
2. Издаётся приказ о замене.
3. Выдаётся новый вкладыш с новой серией и номером.
4. На ьном листе трудовой книжки делается запись: «Вкладыш, выданный № .;. от … заменён».
5. Испорченный вкладыш уничтожается в присутствии комиссии (составляется акт уничтожения).

Ответственность работодателя

Несоблюдение порядка выдачи вкладыша влечёт за собой административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ — наложение штрафа на работодателя в размере от 30 000 до 50 000 рублей. Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей.

Кроме того, отсутствие записи о выдаче вкладыша может привести к тому, что трудовой стаж не будет засчитан при назначении пенсии, что создаёт риски для самого работника.

Выдача вкладыша в трудовую книжку — это не формальность, а обязанность работодателя, регламентированная законом. Правильное оформление этого процесса, залог законности, прозрачности и защиты прав работника.

Ключевые правила на память:

• Вкладыш выдаётся только при отсутствии свободных мест в трудовой книжке.
• Заявление работника — обязательный документ для оформления.
• Штамп «Выдан вкладыш» с серией и номером — обязательно на ьном листе трудовой книжки.
• Вкладыш вшивается в трудовую книжку, отдельно он не действителен.
• Все операции регистрируются в Журнале учёта.
• Оплата вкладыша, за счёт работодателя, не с работника!

Соблюдение этих правил поможет избежать конфликтов, штрафов и проблем с подтверждением трудового стажа. Помните: трудовая книжка — это не просто бумага, а история жизни человека. И каждая запись в ней — важна.