Вопрос: Когда и как работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку работнику, если тот подал письменное заявление о предоставлении сведений о своей трудовой деятельности?
В статье рассмотрены нормативно‑правовая база, порядок оформления заявления, алгоритм действий работодателя и практические рекомендации, которые помогут избежать ошибок и конфликтов.
Правовая база
Основные положения регулируются следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66.1, часть 2 статьи 2 Федерального закона от № 439‑ФЗ (о переходе на электронные трудовые книжки).
- Федеральный закон № 122‑ФЗ от г. «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (в части требований к ведению трудовых книжек).
- Приказы Минтруда России от № 322н (утверждающие порядок перехода на электронные трудовые книжки).
Согласно статье 66.1 ТК РФ работник имеет право запросить у работодателя сведения о своей трудовой деятельности в электронном виде. При этом, если работник подаёт заявление о предоставлении сведений, работодатель обязан оформить запись в трудовой книжке о том, что такое заявление получено, и, при необходимости, выдать бумажный экземпляр.
Когда выдается бумажная трудовая книжка
Бумажная трудовая книжка (ТК) выдается в следующих случаях:
- Работник впервые устраивается на работу и не имеет ни бумажной, ни электронной ТК (в этом случае выдается бумажный документ, а также может быть оформлена электронная ТК).
- Работник подал заявление о предоставлении сведений о своей трудовой деятельности (в т.ч. о переходе на электронный вариант) и просит получить бумажный экземпляр для личного пользования.
- Работник отказывается от перехода на электронную ТК и требует вести только бумажный документ.
- Работник подал заявление о переходе на электронную ТК, но по техническим причинам (отсутствие доступа к порталу «Госуслуги», отсутствие ИНН в системе и т.п.) электронный вариант пока невозможен – в этом случае выдается бумажная ТК до завершения процедуры перехода.
Как оформить заявление работника
Заявление должно быть составлено в свободной форме, но обязательно должно содержать:
- ФИО работника;
- Трудовой номер (если есть) или табельный номер;
- Точную формулировку просьбы (например, «Прошу предоставить сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде», «Прошу выдать мне бумажную трудовую книжку»);
- Дата и подпись.
Пример заявления:
Заявление
Я, Иванов Иван Иванович, паспорт: 45 01 123456, сотрудник ООО «Ромашка», таб. № 12, прошу предоставить мне сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, а также выдать мне бумажную трудовую книжку на руки.
Подпись: ____________
Действия работодателя после получения заявления
- Регистрация заявления. Внести запись в журнал заявлений (или в электронную систему HR) с указанием даты, номера и содержания заявления.
- Проверка правомочности. Убедиться, что у работника нет уже оформленной электронной ТК (если заявление о переходе на электронный вариант).
- Выдача бумажной ТК. Если у работника нет бумажной ТК, оформить её в соответствии с пунктом 2 главы 2 ТК РФ (выдача ТК на руки).
- Внесение записи в ТК. В графу 2 указывается дата выдачи ТК, в графу 3 – запись:
«Подано письменное заявление (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (часть 2 ст. 2 ФЗ от № 439‑ФЗ)».
В графе 4 указывается номер и дата регистрации заявления.
Переход на электронную трудовую книжку
Если работник в дальнейшем захочет перейти на электронный вариант, порядок выглядит так:
- Работник подаёт отдельное заявление о переходе на электронную ТК.
- Работодатель в течение 5 рабочих дней вносит в бумажную ТК запись о подаче такого заявления (см. пункт 3 выше);
- Работодатель регистрирует переход в системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК) через портал «Госуслуги» или через региональный сервис.
- После подтверждения регистрации работник получает доступ к своей ЭТК и может запросить выписку в формате PDF или XML.
Важно помнить, что после успешного перехода работодатель освобождается от ответственности за ведение бумажной ТК, однако обязан сохранять запись о том, что переход был осуществлён.
Практические рекомендации работодателю
- Храните образцы заявлений. На сайте компании разместите шаблоны заявлений о предоставлении сведений и о переходе на электронную ТК.
- Обучайте персонал HR. Сотрудники, отвечающие за кадровый документооборот, должны знать порядок заполнения граф 2‑4 раздела «Сведения о работе».
- Контролируйте сроки. По закону запись о выдаче ТК и о получении заявления должна быть внесена в течение 5 рабочих дней.
- Сохраняйте копии заявлений. Делайте скан‑копию заявления и храните её в личном деле работника.
- Информируйте работника. После выдачи ТК сообщите работнику о том, где он может получить выписку из ЭТК и какие документы понадобятся.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли выдавать бумажную ТК, если работник уже имеет электронную?
Нет; Если работник официально перешёл на электронную ТК и у него нет желания вести бумажный документ, работодатель не обязан выдавать бумажный экземпляр. Однако работник может потребовать бумажный дубликат, подав отдельное заявление.
Как долго хранится запись о заявлении в бумажной ТК?
Запись сохраняется до тех пор, пока в трудовой книжке ведётся запись о трудовой деятельности. При переходе на электронную ТК запись остаётся в архиве, но в ЭТК её аналог отражается в истории;
Что делать, если работник подал заявление, но у него уже есть электронная ТК?
В таком случае работодатель вносит в бумажную ТК запись о получении заявления, но не выдаёт новую бумажную ТК. Вместо этого предоставляется выписка из ЭТК по запросу работника.
Можно ли оформить заявление в электронном виде?
Да. По ст. 66.1 ТК РФ заявление может быть подано в любой форме, в т.ч. через электронную почту или через портал «Госуслуги», если в системе предусмотрена электронная подпись.
Выдача трудовой книжки на руки в связи с подачей работником заявления о предоставлении сведений – процесс, требующий точного соблюдения нормативных требований; Правильное оформление заявления, своевременная запись в ТК и корректный переход на электронный вариант позволяют работодателю выполнять свои обязанности без штрафов и сохранять доверительные отношения с персоналом.
Помните, что правильная документация – залог юридической безопасности как для работодателя, так и для работника.
Дата публикации: