Прием на работу — это не просто оформление документов, а важный юридический акт, регулируемый Трудовым кодексом РФ. Одним из ключевых документов, которые должны быть представлены соискателем, является трудовая книжка. Однако в условиях цифровой трансформации трудовых отношений в России правила изменились. В этой статье мы подробно разберем, когда и как сдавать трудовую книжку при приеме на работу, какие документы нужны, какие сроки соблюдать, и как действовать в случае отсутствия бумажной трудовой книжки.

Когда требуется предъявлять трудовую книжку?

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора работник обязан предъявить работодателю:

• трудовую книжку (бумажную или электронную);
• сведения о трудовой деятельности (в случае отсутствия трудовой книжки).

Исключения:

1. Первое трудоустройство, если работник впервые устраивается на работу, бумажная трудовая книжка не оформляется (ч. 8 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ от ).
2. Работа по совместительству — при устройстве на работу по совместительству трудовая книжка не требуется, если она уже есть у работника по основному месту работы.

Таким образом, если вы устраиваетесь на работу впервые — вам не нужно приносить бумажную трудовую книжку. Работодатель обязан завести для вас электронную трудовую книжку (ЭТК).

Что делать, если у вас есть бумажная трудовая книжка?

Если вы уже имели трудовую деятельность ранее, вы обязаны предоставить работодателю свою бумажную трудовую книжку. Это необходимо для:

• внесения записи о новом месте работы;
• подтверждения трудового стажа;
• формирования полной истории трудовой деятельности в электронном виде (если вы подадите заявление на переход на ЭТК).

Важно! Работодатель не вправе отказать в приеме на работу только потому, что работник не предоставил трудовую книжку, если это его первое трудоустройство; Однако при наличии трудовой книжки — ее предъявление обязательно.

Как правильно сдать трудовую книжку?

1. Предъявите оригинал, копии не принимаются. Работодатель обязан проверить подлинность документа.
2. Не сдавайте книжку на хранение — по закону трудовая книжка остается у работника. Работодатель может временно взять ее для внесения записи, но не вправе хранить у себя.
3. Получите расписку — если книжка временно передается кадровику, попросите подтверждение в виде расписки с датой и подписью.

Как заполняется трудовая книжка при приеме на работу?

Заполнение трудовой книжки регулируется статьей 66 ТК РФ и Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 695).

Обязательные реквизиты записи о приеме на работу:

• Номер записи (по порядку);
• Дата приема на работу;
• Наименование организации (с указанием формы собственности);
• Должность, которую занимает работник;
• Основание для приема (номер и дата приказа);
• Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя);
• Печать организации (если есть).

Пример записи:

Запись № 1
— принят на работу в должности менеджера по продажам в ООО «Росток» на основании приказа № 12 от .

Важно: Запись должна быть сделана не позднее пяти рабочих дней со дня заключения трудового договора (п. 33 Правил № 695). Нарушение срока — нарушение трудового законодательства и может повлечь штрафы.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): что нужно знать в 2026 году?

С 2021 года все лица, впервые устраивающиеся на работу, получают только электронную трудовую книжку. Бумажные книжки для них не заводятся.

Что включает ЭТК?

• ФИО работника;
• Дата и место рождения;
• Даты приема, увольнения, перевода на другую должность;
• Основания для прекращения трудовых отношений;
• Сведения о наградах и поощрениях (по желанию работодателя);
• Сведения о стаже и заработке (для расчета пенсии).

Как получить доступ к ЭТК?

1. Зарегистрируйтесь на портале Госуслуги;
2. Перейдите в раздел «Пенсия, льготы и пособия» → «Электронная трудовая книжка»;
3. Просмотрите все записи, скачайте выписку в формате PDF или XML.

Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ в форме ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения трудового договора (п. 1 ст. 12 Федерального закона № 439-ФЗ).

Что делать, если у работника нет трудовой книжки и он впервые устраивается на работу?

В этом случае работодатель обязан:

1. Зарегистрировать работника в системе Пенсионного фонда РФ;
2. Создать для него электронную трудовую книжку автоматически через ЕФС-1;
3. Уведомить работника о создании ЭТК — через личный кабинет на Госуслугах или по электронной почте;
4. Предоставить работнику возможность подать заявление о переходе на ЭТК (если он ранее имел бумажную книжку).

Важно! Даже если работник не предоставил бумажную трудовую книжку, работодатель обязан сообщить в ПФР о приеме на работу. Без этого — нарушение закона!

Могут ли требовать трудовую книжку при приеме на работу по совместительству?

Нет. При приеме на работу по совместительству трудовая книжка не требуется, если работник уже имеет трудовую книжку по основному месту работы. Однако работодатель по совместительству может запросить сведения о трудовой деятельности (например, справку с основного места работы) для подтверждения квалификации — но это не обязательно по закону.

Что не указывается в трудовой книжке?

В трудовую книжку (бумажную или электронную) не вносятся:

• Сведения о взысканиях, штрафах, дисциплинарных взысканиях;
• Информация о командировках, отпусках без сохранения зарплаты;
• Сведения о повышении квалификации (если не связано с переводом на другую должность);
• Данные о премиях, бонусах, материальном поощрении.

Эти сведения фиксируются в личном деле работника, приказах, табелях учета рабочего времени — но не в трудовой книжке.

Ответственность работодателя

Нарушение правил ведения трудовых книжек влечет административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей;
• За несвоевременную передачу сведений в ПФР — штраф до 20 000 рублей.

Также возможны жалобы от работников в трудовую инспекцию или суд, если запись о приеме не внесена в срок.

Практические рекомендации

Для работника:

• Если вы впервые устраиваетесь на работу — не беспокойтесь о бумажной книжке. Работодатель сам создаст ЭТК.
• Если у вас есть бумажная книжка — всегда берите с собой оригинал и не сдавайте ее на хранение.
• Проверяйте свои данные в ЭТК на Госуслугах хотя бы раз в год.
• Если вы хотите перейти с бумажной книжки на ЭТК — подайте заявление в письменной форме работодателю.

Для работодателя:

• Не требуйте трудовую книжку от впервые трудоустраивающихся — это незаконно.
• Вносите записи в трудовую книжку в течение 5 рабочих дней.
• Передавайте сведения в ПФР в срок — не позднее следующего рабочего дня после заключения договора.
• Обеспечьте хранение бумажных трудовых книжек в специальном сейфе или шкафу с доступом только уполномоченному лицу.
• Обучите кадровый персонал правилам заполнения и ведения трудовых книжек.

Сдача трудовой книжки при приеме на работу, это не формальность, а важный элемент защиты прав работника и соблюдения трудового законодательства. В 2026 году Россия активно переходит на цифровые технологии, и электронная трудовая книжка становится нормой для новых сотрудников. Однако бумажные книжки по-прежнему актуальны для тех, кто уже имеет трудовой стаж.

Главное правило: никогда не отказывайте в приеме на работу только из-за отсутствия бумажной трудовой книжки — если это первое трудоустройство. И никогда не забывайте о сроках внесения записей и передачи данных в ПФР.

Соблюдение этих правил поможет избежать штрафов, конфликтов с работниками и проблем с контролирующими органами. Помните: трудовая книжка, это не просто документ, это история профессиональной жизни человека. Относитесь к ней с уважением и ответственностью.

Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Рекомендуется регулярно проверять изменения в Трудовом кодексе РФ и нормативных актах Пенсионного фонда РФ.