При увольнении сотрудника работодатель обязан выполнить ряд формальностей, одной из которых является выдача трудовой книжки. Ниже подробно рассматриваем, когда, как и какие документы нужно оформить, чтобы процесс прошел без нарушений ТК РФ.

Юридический срок выдачи

Согласно Трудовому кодексу РФ, в день увольнения (последний рабочий день) работодатель обязан передать сотруднику его трудовую книжку с записью об увольнении. Это правило закреплено в ст. 47 ТК РФ и подтверждается множеством консалтинговых материалов (КонсультантПлюс, FactorAcademy, ГАРАНТ).

• Если сотрудник уходит в отставку, увольняется по сокращению или по собственному желанию – запись в книжке вносится в тот же день, когда сотрудник покидает рабочее место.
• Если увольнение происходит после окончания отпуска, указывается последний отпускной день.
• В случае, когда заявление подано менее чем за три рабочих дня до увольнения, выдача также должна произойти не позднее дня увольнения (п. VII КонсультантПлюс).

Как правильно оформить запись об увольнении

Запись в трудовой книжке должна содержать:

1. Номер записи (арабскими цифрами).
2. Дата увольнения в формате дд.мм.гггг (например, ).
3. Указание, что сотрудник увольняется (или принимается к работе, если речь о приёме).
4. При необходимости – ссылка на приказ об увольнении.

Пример оформления:

– Увольнение по собственному желанию.

Способы передачи трудовой книжки

Работодатель может передать документ:

• На руки – в день увольнения, когда сотрудник явно присутствует на рабочем месте.
• Почтой – если сотрудник не вышел на работу в последний день (например, ушёл в отпуск и не вернулся). В этом случае рекомендуется оформить уведомление о необходимости забрать книжку и отправить её заказным письмом.
• Электронно – по запросу сотрудника, если он предпочитает получать сведения о трудовой деятельности в электронном виде (ст. 41 ТК РФ).

Что делать, если трудовую книжку не забрали?

Если по какой‑то причине сотрудник не получил книжку в назначенный срок, работодатель обязан:

1. Спросить у сотрудника, есть ли у него заявление о приёме документа или он просто забыл.
2. При необходимости отправить повторное уведомление (почтой или электронной почтой).
3. В случае длительной неисполнимости – зафиксировать факт в внутренних документах и, при необходимости, обратиться в трудовую инспекцию.

Согласно практике «Работнику не выдали при увольнении трудовую книжку» (Soatoku), в такой ситуации работодатель всё равно обязан обеспечить выдачу документа, иначе возможны штрафы и административная ответственность.

Особенности при увольнении через почтовый перевод

Если сотрудник уходит с работы, не выйдя на последнюю смену (например, уходит в отпуск и не возвращается), порядок выглядит так:

• В день увольнения (последний рабочий день) вручается письмо‑уведомление о необходимости забрать трудовую книжку.
• Книжка отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении.
• Если сотрудник всё равно не забирает документ, работодатель может оформить акт приема‑передачи с указанием даты отправки и способа доставки.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отказать в выдаче трудовой книжки?

Отказ недопустим. Трудовая книжка – обязательный документ, который должен быть передан каждому работнику при прекращении трудовых отношений.

Что делать, если сотрудник ушёл в отпуск и не вернулся?

В этом случае последним днём увольнения считается последний день отпуска. Запись в книжке вносится в этот день, а книжка передаётся в день увольнения (последний день работы).

Как оформить запись, если увольнение произошло по инициативе работодателя?

В записи указывается основание увольнения (например, «Увольнение по статье 81 ТК РФ – сокращение»). Приказ об увольнении должен быть приложен к книжке.

Чтобы избежать юридических рисков и сохранить хорошие отношения с бывшими сотрудниками, соблюдайте следующие ключевые правила:

1. Выдавайте трудовую книжку в день увольнения (последний рабочий день).
2. В книжку вносите точную дату увольнения и основание прекращения отношений.
3. Если сотрудник не присутствует, отправляйте книжку почтой с уведомлением и фиксируйте акт передачи.
4. При необходимости предоставляйте электронную форму сведений о трудовой деятельности.
5. В случае спора или отсутствия реакции сотрудника – оформляйте акт приема‑передачи и сохраняйте все подтверждения.

Соблюдая эти рекомендации, вы гарантируете полное соответствие требованиям ТК РФ и избежите возможных штрафов и конфликтов.

Автор: кадровый консультант, 2025 г.