Вопрос выдачи трудовой книжки часто возникает у работодателей и сотрудников на разных этапах трудовых отношений: при приёме на работу, при оформлении первой работы, при переходе на электронный документ и, конечно, при увольнении․ Ниже подробно разберём, когда и как следует выдавать трудовую книжку, какие нормы Трудового кодекса РФ и другие законодательные акты регулируют этот процесс․
Общие принципы ведения трудовой книжки
Согласно Статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель (кроме ИП‑физических лиц) обязан вести трудовые книжки для всех работников, проработавших у него более пяти дней, если их деятельность является основной․ Ведение может осуществляться в двух формах:
- Бумажный вариант – традиционная записная книжка;
- Электронный вариант (ЭТК) – документ, хранящийся в информационных системах․
С 2021 года работники, впервые устроившиеся до 1 января 2021 года, имели право выбрать один из этих вариантов․ После этого даты переходного периода уже прошли, и сейчас большинство организаций переходят на электронный формат, однако бумажный документ всё ещё допускается, если работник явно отказался от ЭТК․
Кто может отказаться от электронной формы?
Работник, впервые трудоустроившийся до 1 января 2021 года, может:
- Отказаться от ЭТК и оформить только бумажную книжку;
- Продолжать вести одновременно и бумажную, и электронную версии․
В случае отказа в книжке вносят запись об отказе, и отменить это решение нельзя․
Когда выдают трудовую книжку при приёме на работу?
Трудовую книжку (бумажную или электронную) необходимо оформить в первый день работы или в течение первых трёх рабочих дней после подписания трудового договора․ Это требование следует из практики:
- Работодатель обязан выдать документ не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления сотрудника о выдаче книжки;
- Если сотрудник впервые работает, оформление происходит сразу после ввода его данных в Службу федеральной регистрации (СФР)․
В случае, когда работник уже имеет старую бумажную книжку и переходит на электронный вариант, в новую книжку вносятся сведения о предыдущей работе․
Выдача при переходе на электронную форму
Для сотрудников, впервые устроившихся до 1 января 2021 года, возможны два сценария:
- Отказ от бумажной версии – в книжке делается отметка об отказе, после чего выдаётся электронный документ;
После этого в течение 15 дней с момента запроса сотрудника работодатель обязан предоставить доступ к электронной копии (или выдать печать на бумаге, если требуется)․
Выдача при увольнении
Один из самых частых вопросов – в какой момент при увольнении выдают трудовую книжку․ Нормативные акты чётко уточняют:
- Работодатель обязан выдать в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку с соответствующими записями;
- Если запись в книжке была внесена некорректно, её необходимо исправить до выдачи;
- При потере или порче оригинала выдаётся дубликат, оформленный в соответствии с установленными правилами․
Кроме того, в случае обращения сотрудника за дубликатом в течение трёх рабочих дней после увольнения, работодатель обязан предоставить его в указанный срок․
Сроки выдачи при запросе сотрудника
Если сотрудник, уже находясь в процессе работы, требует выдать или заменить трудовую книжку (например, из‑за ошибки в записи), то:
- Работодатель обязан выдать документ не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления;
- Если требуется внесение исправлений, они делаются до выдачи, и документ передаётся в тот же срок․
Часто задаваемые вопросы
Можно ли выдавать оригинал бумажной трудовой книжки?
Оригинал бумажной книжки хранится у работодателя в течение всего периода действия трудового договора․ Выдавать оригинал сотруднику можно только в последний день работы (при увольнении) или по его просьбе, если это не нарушает хранение документа․
Что делать, если в книжке допущена ошибка?
Ошибку необходимо исправить до выдачи․ В соответствии с практикой, исправление делается в присутствии сотрудника, после чего в книжке ставится подпись обеих сторон․
Как оформить дубликат при потере?
Для получения дубликата сотрудник подаёт заявление, работодатель вносит запись о потере, после чего выдаёт новый документ с отметкой о замене․
Краткая инструкция для работодателя
- Определите форму ведения – бумажную, электронную или обе одновременно․
- Внесите сведения в книжку в первый рабочий день или в течение трёх дней после подачи заявления․
- Обновляйте данные при изменении места работы, должности, оклада и т․д․
- При увольнении выдавайте книжку в последний день работы, убедившись, что все записи корректны․
- При запросе дубликата оформите замену в течение трёх рабочих дней․
Таким образом, когда при расчете выдают трудовую книжку, зависит от нескольких факторов: формы её ведения, даты начала работы, наличия предыдущих записей и обстоятельств увольнения․ Соблюдение установленных сроков – не менее трёх рабочих дней с момента подачи заявления – гарантирует, что и работодатель, и сотрудник будут соблюдать требования Трудового кодекса, а процесс оформления будет проходить без лишних сложностей․
Помните, что правильное оформление и своевременная выдача трудовой книжки – важная часть юридической культуры организации, способствующая прозрачности и доверию между работодателем и персоналом․