С 1 января 2026 года в России завершается масштабный переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что трудовой стаж всех работников теперь будет вестись в цифровом формате. В связи с этим у многих сотрудников и работодателей возникает резонный вопрос: как оформить новую электронную трудовую книжку и что для этого нужно сделать?
В этой статье мы подробно разберем весь процесс перехода на ЭТК, варианты совмещения форматов и алгоритм действий для правильного оформления.
Что изменилось с 2026 года?
Завершение переходного периода означает, что ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде стало обязательным для всех работодателей. Теперь данные о вашем стаже, приемах на работу, переводах и увольнениях хранятся на серверах Пенсионного фонда России (СФР) и передаются туда работодателями в режиме реального времени.
Сохраняется ли бумажная трудовая книжка?
Да, традиционные бумажные трудовые книжки не отменяются и не изымаются. Согласно текущему законодательству, одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки.
Если вы уже имели бумажную трудовую книжку до 2026 года и не подали заявление о переходе исключительно на электронный формат, работодатель обязан продолжать вести оба варианта: и бумажный, и электронный.
Как «сделать» электронную трудовую книжку?
Важно понимать, что электронная трудовая книжка — это не физический документ или файл, который нужно где-то скачать и распечатать. Это цифровая запись в базе данных СФР. Поэтому процесс «сделать новую ЭТК» зависит от вашего статуса:
Для тех, кто впервые устраивается на работу
Если вы начинаете свою трудовую деятельность уже после завершения переходного периода (в 2026 году и позже), бумажная трудовая книжка вам не выдается. Ваша электронная трудовая книжка формируется автоматически:
- Вы заключаете трудовой договор с работодателем.
- Работодатель подает отчетность в СФР (форма ЕФС-1).
- На основе этих данных СФР создает вашу электронную трудовую книжку.
Для действующих работников (переход на ЭТК)
Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка, но вы хотите полностью перейти на электронный формат и освободить работодателя от дублирования записей на бумаге, вам необходимо:
- Написать заявление на имя работодателя с просьбой вести трудовую книжку только в электронном виде.
- Работодатель вносит соответствующую запись в бумажную трудовую книжку о том, что работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- Бумажная трудовая книжка выдается вам на руки. С этого момента она становится закрытым историческим документом, а все новые записи появятся только в ЭТК.
Как настроить заполнение электронной трудовой книжки в программе (для кадровиков)
Цифровизация кадровых процессов требует от работодателей корректной настройки программного обеспечения. Чтобы данные корректно уходили в СФР, необходимо:
- Обновить кадровую программу (например, 1С:ЗУП) до актуальной версии, поддерживающей новые формы отчетности ЕФС-1.
- Настроить учетную политику в программе: указать, какие сотрудники ведутся только в электронном виде, а какие — в смешанном (бумажном + электронном).
- Автоматизировать заполнение данных: при приеме на работу или увольнении программа должна автоматически формировать нужные блоки для отправки в СФР.
- Проверить настройки выгрузки и электронного документооборота (ЭДО) с Социальным фондом России для беспроблемной сдачи отчетности.
Как посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Чтобы убедиться, что ваша электронная трудовая книжка сформирована верно, и проверить свой стаж, вы можете воспользоватся несколькими способами:
- Госуслуги: в личном кабинете перейдите в раздел «Работа и занятость» — «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Личный кабинет СФР: авторизация происходит через Госуслуги, где доступна вся история ваших трудовых отношений.
- Мобильное приложение СФР: удобный способ всегда иметь данные о стаже под рукой.
- МФЦ: можно заказать выписку на бумажном носителе при личном обращении.
Создание и ведение электронной трудовой книжки — процесс, который теперь автоматизирован на государственном уровне. Самое главное помнить:
- ЭТК формируется автоматически при трудоустройстве.
- Бумажный вариант сохраняеться, если вы сами не написали заявление об отказе от него.
- Работодатели обязаны своевременно передавать данные в СФР через настроенные кадровые программы.
- Вы в любой момент можете получить выписку из ЭТК через портал Госуслуг.
Переход на электронный документооборот делает процесс учета стажа более прозрачным, защищенным от потери и порчи, а также значительно упрощает доступ к своим данным для каждого работника.