Трудовая книжка — это основной документ, который подтверждает трудовую деятельность и стаж работника. Вопрос о том, когда и кому её заводят, регулируется Трудовым кодексом Российской Федерации (статьи 65, 66, 66.1). С 2021 года в России активно внедряется электронный формат, но бумажная книжка пока также сохраняет юридическую силу. Давайте разберем все случаи подробно.
Общее правило: кому и когда заводится трудовая книжка
Согласно части 1 статьи 65 ТК РФ, работодатель обязан завести трудовую книжку (бумажную или электронную) на каждого работника, который принят на работу:
- На постоянную работу (т.е. трудовой договор заключен на неопределенный срок или на срок более 5 дней).
- Если эта работа является для него основной (основным местом работы, откуда он получает основной доход).
Ключевой критерий: работа должна длиться более пяти дней. Если сотрудник проработает менее 5 дней (например, по срочному договору на 3 дня), трудовую книжку на него не оформляют.
Случай первый: Работник устраивается на работу впервые в жизни
Если человек никогда ранее не работал официально (не имел трудовой книжки), то при первом приеме на работу:
- Бумажную трудовую книжку ему не заведут с 1 января 2021 года. С этого для впервые устраивающихся автоматически создается электронная трудовая книжка (ЭТК).
- Работодатель обязан в течение 3 рабочих дней с момента заключения трудового договора внести в ЭТК первую запись о приеме на работу (часть 2 статьи 66.1 ТК РФ).
- Если работник хочет иметь бумажный документ, он может получить выписку из электронной трудовой книжки по своему заявлению. Эта выписка имеет ту же юридическую силу, что и записи в бумажной книжке.
Случай второй: Работник принимается на работу не впервые (имеет уже трудовую книжку)
Если у человека уже есть оформленная трудовая книжка (бумажная или электронная), то при приеме на новое место работы:
- Он обязан предъявить её работодателю (статья 66 ТК РФ).
- Работодатель обязан принять эту книжку (или сведения о трудовой деятельности в электронном виде) и на основании её данных оформить новую запись о приеме на работу.
- Если у работника есть бумажная книжка, то новая запись вносится в неё. Если у работника уже есть электронная книжка, то новая запись вносится в неё.
- Если у работника была только бумажная книжка, но он хочет перейти на электронный учёт, он может подать заявление о ведении ЭТК. В этом случае работодатель переведёт сведения из бумажного документа в электронный.
Особенности ведения электронных трудовых книжек (ЭТК)
С 1 января 2021 года электронный формат стал основным.
- По умолчанию все новые записи о трудовой деятельности вносятся в ЭТК, даже если у работника ранее была бумажная книжка.
- Работник вправе получить на руки бумажную выписку из своей ЭТК в любой момент. Для этого нужно написать заявление работодателю (текущему или бывшему).
- В электронную книжку не вносятся некоторые сведения, которые традиционно были в бумажном варианте. Например, общий трудовой стаж (он рассчитывается на основе всех записей). Чтобы его подтвердить, нужно заказать выписку из ЭТК или справку об трудовом стаже.
Кому трудовая книжка НЕ заводиться (исключения)
Существуют категории работников, для которых не оформляется трудовая книжка в традиционном или электронном виде:
- Лица, работающие по договорам гражданско-правового характера (ГПХ). Такие договоры не регулируются ТК РФ, поэтому трудовой стаж по ним не учитывается.
- Внештатные работники (например, по совместительству, если основное место работы — у другого работодателя). Если работа по совместительству является для человека основной и длится более 5 дней, то книжку на этом месте работы заведут.
- Руководители и члены коллегиальных органов организации, если они не заключили трудовой договор (работают на основании учредительных документов).
Что делать работнику: практические шаги
- При приеме на работу впервые: Убедитесь, что работодатель создал вам электронную трудовую книжку и внес первую запись. Запросите подтверждение (например, через личный кабинет на портале Госуслуг или в системе работодателя).
- При смене работы: Если у вас есть бумажная книжка — предъявите её новому работодателю. Если ЭТК — сообщите реквизиты (СНИЛС) или предоставьте выписку.
- Хотите бумажный документ: Напишите заявление на имя руководителя о выдаче выписки из электронной трудовой книжки. Работодатель обязан выдать её в течение 3 рабочих дней.
- Контролируйте записи: Регулярно проверяйте корректность записей в своей ЭТК (через портал «Трудовая слава» или по запросу в кадровую службу).
Важно запомнить:
- Трудовая книжка (в любом формате) заводится только при работе более 5 дней и если она является основной.
- Для первоклассников на рынке труда (впервые устраивающихся) с 2021 года, только электронный формат.
- Бумажная книжка продолжает действовать для тех, у кого она уже есть, но новые записи вносятся в электронный реестр.
- Работник всегда имеет право получить бумажную выписку из своей ЭТК.
- По договорам ГПХ и для некоторых иных категорий трудовая книжка не заводится.
Источники: Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66, 66.1), Федеральный закон от N 266-ФЗ, разъяснения Минтруда России. Информация актуальна на 2026 год.