Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ С момента появления в советские времена она оставалась неотъемлемой частью кадрового учета․ Сегодня, в эпоху цифровизации, её роль трансформируется, но значение не уменьшается․ В 2026 году в России действует двойная система: бумажная трудовая книжка (БТК) и электронная трудовая книжка (ЭТК)․ В этой статье подробно разберём, когда и на кого заводится трудовая книжка, какие правила регулируют этот процесс, и как правильно оформить документ в соответствии с действующим законодательством․

Кто обязан заводить трудовую книжку?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель (за исключением физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, который:

• проработал у данного работодателя свыше пяти календарных дней;
• занимает основное место работы (не совместительство, если не указано иное);
• оформлен по трудовому договору․

Это правило распространяется на всех категорий сотрудников: штатных работников, внешних и внутренних совместителей, удалённых сотрудников, а также тех, кто проходит стажировку при условии заключения трудового договора;

Исключения: когда трудовая книжка не заводится

• Если работник трудоустраивается впервые с 2021 года и не подал заявление о желании получить бумажную книжку, ему заводится только электронная трудовая книжка․
• Физические лица, не являющиеся ИП, не обязаны вести трудовые книжки (например, частный домохозяйство, нанимающее горничную)․
• Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку и продолжает работать у того же работодателя — новая книжка не заводится, а ведётся запись в существующую․

Когда именно заводится трудовая книжка?

Трудовая книжка заводится при первом официальном трудоустройстве работника․ Это происходит в следующих случаях:

1. Сотрудник впервые устраивается на работу после окончания учебы, службы, декрета или перерыва в трудовой деятельности․
2. Работник ранее не имел трудовой книжки (например, студент, не работавший официально)․
3. Работник устраивается на работу впервые после 2021 года — в этом случае ему автоматически открывается электронная трудовая книжка при оформлении приказа о приёме на работу․

Важно! Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, новая не заводится — в неё вносятся новые записи․ Если же работник утратил книжку, он подаёт заявление о выдаче дубликата, и работодатель обязан его оформить․

Бумажная или электронная? Что выбрать в 2026 году?

С 2021 года в России начался переход на цифровой формат․ В 2026 году ситуация выглядит так:

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Автоматически создаётся при первом трудоустройстве с 2021 года, если работник не подал заявление на бумажную книжку․
• Сведения о трудовой деятельности заполняются работодателем в информационной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР)․
• Доступ к ЭТК есть у каждого работника через Госуслуги или личный кабинет на сайте ПФР․
• ЭТК содержит все данные: даты приёма, увольнения, перевода, награды, наименование организации․
• ЭТК имеет юридическую силу, равную бумажной книжке․

Бумажная трудовая книжка (БТК)

• Заводится только по заявлению работника, поданному до или в день приёма на работу․
• Если работник уже имел бумажную книжку до 2021 года — он может продолжать её использовать․
• С 2023 года допускается печать записей на принтере или использование штампов (ранее требовалось только рукописное заполнение)․
• Бумажная книжка остаётся доказательством стажа для пенсии, льгот, соцвыплат, особенно если ЭТК ещё не полностью сформирована․

Важно! Работодатель не может навязывать формат․ Решение о выборе между БТК и ЭТК — исключительно за работником․ Если работник не подал заявление — ему автоматически открывается ЭТК․

Как правильно завести трудовую книжку: пошаговая инструкция для работодателя

Процедура заведения трудовой книжки включает несколько этапов:

Шаг 1: Сбор документов от работника

При приёме на работу работник должен предоставить:

• Паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН (по желанию);
• Документы об образовании;
• Если есть — бумажная трудовая книжка (для внесения новых записей);
• Заявление о желании получить бумажную трудовую книжку (если требуется)․

Шаг 2: Оформление трудового договора и приказа

Заключается трудовой договор (ст․ 67 ТК РФ) и издаётся приказ о приёме на работу (форма № Т-1 или унифицированная)․

Шаг 3: Заведение трудовой книжки

• Если заводится бумажная книжка: работодатель заполняет ьный лист (ФИО, дата рождения, образование, профессия), проставляет печать организации и подписывает ответственное лицо (кадровик или руководитель)․
• Если заводится ЭТК: работодатель вносит данные о приёме на работу в систему ПФР в течение 1 рабочего дня с даты приказа о приёме․

Шаг 4: Регистрация в учётной книге

Все трудовые книжки (бумажные и дубликаты) регистрируются в книге учёта трудовых книжек и вкладышей (форма № Т-2)․ В неё вносятся:

• ФИО работника;
• дата приёма;
• номер трудовой книжки;
• дата выдачи;
• подпись работника о получении․

Что вносится в трудовую книжку?

В трудовую книжку вносятся только официальные сведения о трудовой деятельности:

• Приём на работу (дата, должность, организация);
• Перевод на другую работу (постоянный или временный);
• Увольнение (с указанием основания);
• Награды, поощрения (по желанию работодателя);
• Название организации (в полном соответствии с уставом);
• Номер и дата приказа․

Записи вносятся только на основании приказа работодателя․ Записи должны быть чёткими, без сокращений, с указанием номера и даты приказа․ Исправления допускаются только в порядке, установленном Правилами ведения трудовых книжек (утв․ Постановлением Правительства РФ от № 695)․

Как работнику проверить свою трудовую книжку?

Каждый работник имеет право:

• Получить выписку из ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги;
• Запросить копию бумажной книжки у работодателя (в течение 3 рабочих дней);
• Проверить, все ли записи внесены корректно и своевременно;
• Подать заявление о восстановлении или дублировании книжки в случае утраты․

Если в книжке есть ошибки, работодатель обязан их исправить в течение 5 рабочих дней по письменному заявлению работника․

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если работник потерял бумажную трудовую книжку, он должен:

1. Написать заявление на имя работодателя с просьбой выдать дубликат․
2. Предоставить документы, подтверждающие трудовой стаж: справки с предыдущих мест работы, выписки из архивов, копии приказов․
3. Работодатель на основании этих документов выдаёт дубликат трудовой книжки в течение 15 дней․

Дубликат оформляется по форме, утверждённой Минтрудом, и содержит все записи, которые были в утраченной книжке․

Несмотря на активное развитие электронных сервисов, трудовая книжка — это не просто формальность․ Это юридически значимый документ, который:

• Подтверждает стаж для назначения пенсии;
• Служит основанием для получения социальных льгот;
• Необходим при трудоустройстве в госучреждениях, банках, МВД, ФСБ;
• Является доказательством трудового опыта при судебных спорах;
• Обеспечивает прозрачность трудовых отношений между работником и работодателем․

В 2026 году работодатель должен уметь работать с обеими формами, бумажной и электронной․ Главное правило: никто не может быть лишен права на документ, подтверждающий его трудовой путь․ Даже если вы — малый бизнес, даже если сотрудник — студент без опыта, — если он работает официально более пяти дней, трудовая книжка заводится․ Это не просто обязанность, это гарантия прав работника․

Совет работодателю: не откладывайте оформление трудовой книжки․ Ошибки в кадровом учёте могут привести к штрафам от трудовой инспекции (до 50 000 рублей для юрлиц) и проблемам с пенсионными выплатами сотрудников․

Совет работнику: регулярно проверяйте свои данные в ЭТК через Госуслуги․ Если что-то не так, сразу обращайтесь к работодателю․ Ваш стаж — это ваше будущее․

Трудовая книжка — это не просто лист бумаги․ Это история вашей профессиональной жизни․ И её нужно беречь — в бумажном или цифровом виде․