Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. В России её выдача регулируется Трудовым кодексом РФ, а в последние годы часть функций по хранению и выдаче сведений перешла к государственным органам (социальный фонд, Пенсионный фонд). В статье рассмотрим, в каких случаях и в какие сроки обязана выдать трудовую книжку именно администрация (государственные органы), а также какие обязанности возлагаются на работодателя.
Кому и в каких случаях государственная администрация выдает трудовую книжку?
С 1 июля 2021 г. в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК). Её хранит и выдаёт Пенсионный фонд России (ПФР) через Службу персональных данных (СПД) и Систему электронных государственных услуг (Госуслуги). Администрация обязана выдать ЭТК в следующих случаях:
- При первом трудоустройстве гражданина, если он запросил электронный вариант вместо бумажного.
- При переходе с бумажной трудовой книжки на электронную – работник подаёт заявление, а ПФР переводит сведения в электронный реестр.
- При утрате, порче или добровольной передаче бумажной трудовой книжки в электронный формат – работник обращается в отделение ПФР, где ему выдают подтверждение и доступ к ЭТК.
- При необходимости предоставления сведений о трудовой деятельности в рамках статей 66‑1 и 66‑2 ТК РФ (запрос работодателя, судов, органов соцзащиты).
Сроки выдачи трудовой книжки администрацией
Согласно п. 1 ст. 62 Трудового кодекса РФ и нормативным актам ПФР, при обращении работника в государственный орган:
- Электронную трудовую книжку выдают в течение 3 рабочих дней со дня подачи письменного заявления (запроса) работника.
- Если заявление подано через портал «Госуслуги», срок сокращается до 1 рабочего дня при условии полной цифровой подписи.
- В случае передачи бумажных данных в электронный реестр (оцифровка) – срок не превышает 10 рабочих дней с момента предоставления всех необходимых документов (копий трудовой книжки, приказов, справок).
Обязанности работодателя по выдаче и возврату трудовой книжки
Хотя вопрос в заголовке касается администрации, важно знать, как взаимодействовать с работодателем, чтобы своевременно получить или вернуть трудовую книжку.
3.1 Выдача при заключении трудового договора
Работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение трех рабочих дней со дня заключения трудового договора (или с момента начала фактической работы, если договор заключён позже). Это требование прописано в ч. 1 ст. 62 ТК РФ.
3.2 Выдача при увольнении
При увольнении работодатель обязан в день увольнения (последний день работы) выдать трудовую книжку с внесённой записью об увольнении (п. 36 Порядка ведения трудовых книжек). Дата увольнения считаеться последним календарным днём работы, если иное не установлено договором.
3.3 Возврат книги в случае её временного изъятия
Если работник получает книгу для предъявления в органы соцстрахования (например, для оформления пенсии), он обязан вернуть её работодателю не позднее трех рабочих дней со дня получения.
3.4 Выдача копий документов по заявлению работника
По письменному заявлению работника работодатель обязан в течение трех рабочих дней предоставить:
- Копию трудовой книжки;
- Копии приказов о приёме, переводе, увольнении;
- Любые другие документы, связанные с трудовой деятельностью.
Переход от бумажной к электронной трудовой книжке
С 2021 г. в России активно продвигается электронный формат. Ниже – основные шаги, которые необходимо выполнить работнику:
- Подать заявление в ПФР (либо через портал «Госуслуги») о выдаче/переводе в электронный формат.
- Предоставить копию действующей бумажной трудовой книжки (если она есть) и документы, подтверждающие факт трудоустройства (трудовой договор, приказы).
- Получить уведомление о регистрации в Едином реестре застрахованных лиц (ЕРЗЛ).
- После подтверждения данных в системе работник получает доступ к ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги».
Важно помнить, что бумажную трудовую книжку нельзя уничтожать без согласия работника. При переходе в электронный формат оригинал остаётся у работника, а в реестре хранится копия.
Что делать, если администрация задерживает выдачу трудовой книжки?
В случае превышения установленных сроков (3 рабочих дня) рекомендуется:
- Сделать запрос в письменной форме в отделение ПФР, указав дату подачи заявления и требуемый срок.
- Обратиться в Роскомнадзор или Управление по защите прав потребителей с жалобой о нарушении прав.
- При необходимости – подать иск в суд о защите прав граждан (ст. 12 Конституции РФ гарантирует право на труд и получение трудовой книжки).
Краткая таблица сроков и ответственных лиц
| Событие | Кто обязан выдать | Срок выдачи | Нормативный акт |
|---|---|---|---|
| Выдача при заключении трудового договора | Работодатель | ≤ 3 рабочих дня | ч. 1 ст. 62 ТК РФ |
| Выдача при увольнении | Работодатель | В день увольнения | п. 36 Порядка ведения трудовых книжек |
| Выдача электронного варианта по заявлению работника | Пенсионный фонд (администрация) | ≤ 3 рабочих дня (1 день через «Госуслуги») | Приказ Минтруда РФ № 194н от |
| Выдача копий документов по письменному заявлению | Работодатель | ≤ 3 рабочих дня | ч. 1 ст. 62 ТК РФ |
| Возврат книги после временного изъятия | Работник | ≤ 3 рабочих дня | п. 1 ч. 1 ст. 62 ТК РФ |
Администрация (в лице ПФР и портала «Госуслуги») обязана выдавать трудовую книжку в электронном виде в течение трех рабочих дней после получения официального заявления от работника. При этом традиционная обязанность выдавать (или возвращать) бумажную трудовую книжку остаётся за работодателем, который также имеет чётко установленные сроки – три рабочих дня с момента заключения договора, а также в день увольнения.
Соблюдение этих сроков гарантирует работнику законное подтверждение его трудовой истории, упрощает процесс получения пенсии и иных социальных выплат, а также защищает интересы обеих сторон трудовых отношений.
Дата публикации: 23 мая 2026 г.