С 1 января 2023 года в России действуют новые правила оформления трудовых книжек. Внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК) и обновлённых бланков бумажных книжек вызвало много вопросов у работников и кадровиков. Один из самых частых вопросов: «Когда и в каких случаях на трудовую книжку ставится печать?»

Ответ неоднозначен и зависит от типа книжки (электронная или бумажная) и конкретной кадровой операции. Давайте разберёмся подробно;

Контекст: Электронные и бумажные трудовые книжки

С 2021 года начался постепенный переход на электронные трудовые книжки. С 1 января 2023 года применяется новая форма бумажной трудовой книжки (утверждена Приказом Минтруда № 320н от ). Ключевые моменты:

• Электронная трудовая книжка (ЭТК), это официальный документ в виде записи в базе данных СЗВ-ТД. Физический бланк не выдается.
• Бумажная трудовая книжка — физический документ на новом бланке (с 2023 года). Выдается работнику по его заявлению, если он не отказался от бумажного варианта.
• Важно! Одновременное ведение электронной и бумажной книжки не допускается. Работник должен написать заявление об отказе от бумажного носителя, чтобы его сведения велись только в электронном виде.

Когда ставится печать на БУМАЖНОЙ трудовой книжке?

На новом бланке (с 2023 года) печать работодателя (или иного уполномоченного органа) проставляется в следующих ситуациях:

При увольнении работника

Это самый распространённый случай. При оформлении увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, сокращению и т.д.) в графе «Увольнение» делается соответствующая запись, которая заверяется печатью организации.

При переводе на другую работу в той же организации

Если происходит внутренний перевод (смена структурного подразделения, должности, оплаты труда), в графе «Перевод» делается запись, которая также заверяется печатью.

При направлении на работу в другую организацию (вторжение)

Если работник временно направляется для работы в другую организацию (например, по договору о материальной ответственности или для выполнения конкретного задания), в графе «Направление» ставится запись с печатью направляющей организации.

При восстановлении на работе

Если работник был восстановлен по решению суда или органа государственной власти, в графе «Восстановление» делается запись с печатью организации.

При выдаче дубликата трудовой книжки

Если бумажная книжка утеряна или пришла в негодность, выдается дубликат. На первом листе дубликата ставится печать организации-дублера и делается соответствующая надпись.

При внесении исправлений или изменений

Если в уже заполненных графах требуется внести исправление (например, исправить дату, должность), оно должно быть оформлено с указанием даты исправления и заверено печатью организации. Зачеркивать старую запись нельзя, ее нужно оставить, а рядом сделать новую с пояснением.

Когда ставится «печать» в ЭЛЕКТРОННОЙ трудовой книжке (ЭТК)?

В электронном формате понятие «печать» трансформируется. Это не оттиск на бумаге, а электронная подпись (ЭП) и факсимиле (графическое изображение печати) в базе данных.

Электронная печать (ЭП) ставится автоматически системой при:

• Оформлении кадрового события (увольнение, перевод, направление, восстановление). Система СЗВ-ТД автоматически привязывает к записи электронную подпись уполномоченного лица и факсимиле организации.
• Выдаче сведений о трудовой деятельности в форме выписки из ЭТК. Эта выписка может быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя.

Физический оттиск печати на бумаге из ЭТК НЕ СТАВИТСЯ. Если работнику нужен бумажный документ, он получает выписку из электронной трудовой книжки. Эта выписка:

1. Печатается на обычном листе бумаги (не на бланке).
2. Содержит все записи из ЭТК.
3. Заверяется ЭП работодателя (УКЭП), а не синей карандашной печатью.
4. Может быть заверена печатью организации только в случае, если эта выписка будет использоваться как документ, требующий «бумажного» заверения (например, для определенных госорганов по их требованию). Но это исключительная ситуация, и правило, только ЭП.

Практические советы работнику

• Проверяйте записи и печати. При увольнении или переводе обязательно проверьте, что в вашей бумажной книжке запись сделана правильно и обязательно заверена печатью организации (оттиск должен быть четким, в указанном поле).
• Не требуйте «просто поставить печать». Печать — это заверение конкретного кадрового события. Если события (увольнение, перевод) не было, печать ставить незаконно.
• Для ЭТК запрашивайте выписку. Если вы на ЭТК, для любых целей (кредит, пенсия, виза) запрашивайте официальную выписку из ЭТК, заверенную ЭП работодателя. Обычная распечатка без ЭП не имеет юридической силы.
• Храните документы. Бумажную книжку храните бережно. Выписку из ЭТК можно хранить в электронном виде, но иметь и бумажный вариант на случай технических сбоев.

Краткий итог: когда ставить печать?

Если у вас возникли сомнения в правильности оформления вашей трудовой книжки (бумажной или электронной), обратитесь в отдел кадров вашей организации с требованием разъяснений или в Государственную инспекцию труда (ГИТ).