Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Правильное ведение, хранение и учет этого документа являются важнейшими обязанностями нанимателя. В данной статье мы подробно рассмотрим актуальную инструкцию о порядке ведения трудовых книжек работников, основные нормативные акты, а также современные требования к заполнению.
Нормативно-правовая база
Долгое время работодатели руководствовались старыми советскими нормами (Постановление Госкомтруда СССР), которые сегодня фактически не применяются. С 1 сентября 2021 года начал действовать Приказ Минтруда от № 320н, который утвердил новую форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. Также до сих пор применяются Правила, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
Важно отметить, что Минтруд продолжает совершенствовать законодательство и планирует внести изменения, чтобы исключить из правил ведения избыточные требования и устаревшие сведения.
Основные правила заполнения трудовых книжек
Соблюдение строгих стандартов при заполнении трудовых книжек исключает риск их признания недействительными. Ключевые требования инструкции:
- Язык заполнения: Трудовые книжки и вкладыши в них заполняются на государственном языке Российской Федерации. Однако, на территории республики в составе РФ, установившей свой государственный язык, заполнение производится на двух языках — русском и национальном.
- Цвет чернил: Записи производятся аккуратно, ручкой черного, синего или фиолетового цвета. Использование карандашей, маркеров или стирающихся ручек категорически запрещено.
- Новые бланки: Приказ Минтруда 320н утвердил не только порядок ведения, но и новые бланки трудовых книжек. Их применение обязательно с 1 января 2023 года. Визуально они имеют ряд отличий от старых образцов, повышающих защиту документа от подделок.
Порядок внесения записей о приеме на работу
Одним из самых ответственных этапов является внесение записи о приеме на работу. Согласно инструкции, в разделе «Сведения о работе»:
- В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение, а также указывается наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. Все эти сведения должны строго соответствовать штатному расписанию и трудовому договору.
- В графу 4 заносятся реквизиты приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого внесена запись (дата и номер документа).
Учет и хранение трудовых книжек
Порядок ведения и хранения трудовых книжек включает в себя не только их заполнение, но и строгий документооборот внутри организации:
- При поступлении на работу наниматель принимает трудовую книжку (или ее дубликат) от работника.
- О том, что трудовая книжка принята, наниматель обязательно делает запись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
- Бланки трудовых книжек и вкладышей хранятся как документы строгой отчетности в специально оборудованных сейфах или несгораемых шкафах.
- При увольнении работника трудовая книжка выдается ему на руки в день увольнения, о чем также ставится подпись в книге учета.
Важные нюансы и ответственность
Нарушение инструкции о порядке ведения трудовых книжек может привести к серьезным последствиям:
- Исправление ошибок должно производиться строго по правилам — зачеркивание допустимо только на ьном листе, в разделе «Сведения о работе» записи признаются недействительными и вносятся новые.
- За нарушение правил хранения, учета или выдачи трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности и штрафам.
- Работодатель несет материальную ответственность за задержку выдачи трудовой книжки при увольнении, он обязан оплатить работнику период вынужденного прогула.
Ведение трудовых книжек требует от кадровых специалистов и бухгалтеров предельной внимательности и отличного знания актуальной нормативной базы. Переход на новые бланки и правила, утвержденные Приказом Минтруда № 320н, требует регулярного мониторинга изменений в законодательстве. Своевременное и корректное ведение этого документа гарантирует работникам беспроблемное подтверждение их трудового стажа, а работодателю — отсутствие штрафов и судебных разбирательств.