Трудовая книжка долгие годы оставалась главным документом, подтверждающим стаж и трудовую деятельность работника․ Однако с внедрением электронных систем учета кадрового документооборота правила существенно изменились․ Сегодня работодателям и сотрудникам крайне важно понимать, в каких случаях бумажная трудовая книжка не заполняется и не оформляется, чтобы действовать в строгом соответствии с законодательством․
Главное исключение: первичное трудоустройство
Самое важное и принципиальное изменение касается тех граждан, которые впервые поступают на работу․ Согласно части 8 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ, на лиц, впервые заключающих трудовой договор, бумажная трудовая книжка не оформляется и не заполняется․
Это правило действует начиная с 1 января 2020 года․ Для таких сотрудников сведения о трудовой деятельности формируются исключительно в электронном виде и хранятся в информационных ресурсах Социального фонда России (СФР)․ Таким образом, если ваш первый рабочий день пришелся на 2020 год или позже, вы автоматически становитесь участником системы электронных трудовых книжек (ЭТК)․
Иностранные граждане и лица без трудовой книжки
Отдельного внимания заслуживают ситуации с иностранными работниками․ Например, при приеме на работу гражданина Республики Узбекистан или другого иностранного государства бумажной трудовой книжки у них, как правило, нет․ В этом случае:
- Работодатель не обязан заводить для них бумажный бланк по умолчанию․
- Сведения о трудовой деятельности формируются и предоставляются из информационных ресурсов СФР․
- По просьбе сотрудника отдела кадров эти сведения могут быть высланы для подтверждения стажа․
Работник потерял трудовую книжку: когда не заполняется старая?
Часто возникает вопрос: что делать, если кандидат устраивается на работу, но у него нет бумажной трудовой книжки, потому что он ее потерял, а восстановить возможности нет?
В этом случае не заполняется старая трудовая книжка (поскольку она утрачена), однако это не означает, что работник остается без документа․ Минтруд РФ разъясняет порядок действий:
- Если поступающий на работу не отказывался от ведения бумажной трудовой книжки, но не принес ее по причине утери, работодатель обязан оформить ему дубликат․
- Дубликат выдается на основании письменного заявления работника․
- Заполнение дубликата производится в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России от № 320н․
Как заполняется дубликат?
При оформлении дубликата важно соблюдать строгие правила:
- Титульный лист заполняется заново․
- В верхнем правом углу титульного листа, рядом с серией и номером бланка, делается четкая и разборчивая пометка «Дубликат»․
- Если работник не может предоставить документы, подтверждающие его прошлый стаж, в графу о предыдущей работе вносится запись только об общем/непрерывном стаже (либо стаж не вносится вовсе при отсутствии доказательств)․
Когда еще работодатель не вносит записи в трудовую книжку?
Существуют и иные случаи, когда записи в бумажную трудовую книжку не вносятся, хотя трудовые отношения существуют:
Работа по совместительству у другого работодателя
По основному месту работы запись о совместительстве вносится только по желанию самого работника․ Если работник не просит об этом, запись не делается․
Гражданско-правовые договоры (ГПХ)
Если с лицом заключен договор гражданско-правового характера (подряда, оказания услуг), трудовая книжка не заполняется, так как эти отношения не являются трудовыми․
Важные правила учета и выдачи
Даже если трудовая книжка не заполняется по закону (например, для впервые трудоустраивающихся), работодатель обязан вести строгий учет бланков․ В каждой компании обязательно должны быть:
- Книга по учету прихода и расхода трудовых книжек и вкладышей в них․
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них․
Эта бухгалтерская документация отслеживает все, что происходит с книжками сотрудников, а также ведет учет выдачи новых бланков и вкладышей․
Что делать, если работник не забрал трудовую книжку при увольнении?
Если сотрудник не получил документ на руки в день увольнения, работодатель не имеет права просто оставить запись без внимания или выбросить документ․ Необходимо:
- Направить работнику уведомление (на бланке организации) о том, что трудовой договор расторгнут, и о необходимости явиться за трудовой книжкой․
- Если работник обратится уже после увольнения, работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня письменного обращения работника․
Требования к заполнению: недопустимые ошибки
В тех случаях, когда трудовая книжка все-таки заполняется (выдача дубликата, работа сотрудников со старыми бумажными книжками), важно помнить о строгих правилах:
- Сокращения не допускаются․ Все записи должны быть полными․
- Личные данные (фамилия, имя, отчество) заполняются полностью, без инициалов․ Ошибки здесь недопустимы․
- Даты пишутся строго в виде восьми арабских цифр (например: )․