Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Однако страницы в ней не бесконечны. Когда место в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» заканчивается, работодатель обязан оформить вкладыш в трудовую книжку. Процедура его оформления строго регламентирована Приказом Минтруда России от № 320н.
Вкладыш оформляется исключительно в тех случаях, когда в основном документе закончились свободные страницы в одном из следующих разделов:
- Сведения о работе;
- Сведения о награждении.
Важное правило: Категорически запрещается переносить записи из одного раздела в другой. Например, если в «Сведениях о работе» место закончилось, нельзя продолжать записи в разделе «Сведения о награждении». В такой ситуации использование вкладыша становится обязательным.
Порядок оформления и внесения записи о вкладыше
Где ставить отметку о выдаче вкладыша?
Согласно п. 32 и 33 Порядка № 320н, запись о выдаче вкладыша должна быть зафиксирована в основном документе. Место размещения записи зависит от наличия свободного пространства:
- На ьном листе трудовой книжки: Это основное место для размещения штампа.
- На ьном листе первого вкладыша: Если на ьном листе самой трудовой книжки уже нет места для новой записи, отметка ставится на ьном листе первого вложенного документа.
Как выглядит запись (штамп)?
При выдаче каждого нового вкладыша в трудовую книжку ставится специальный штамп с надписью:
«Выдан вкладыш».
Рядом со штампом обязательно указываются реквизиты документа: серия и номер вкладыша.
Технические требования к заполнению
Чтобы запись была юридически значимой и корректной, соблюдайте следующие правила:
- Цвет чернил: Используйте шариковую ручку с синими или черными чернилами.
- Пунктуация: В конце записей точки не ставятся.
Процесс вшивания и учета вкладыша
После того как данные на ьном листе вкладыша заполнены и штамп в основной книжке проставлен, необходимо выполнить следующие действия:
- Вшивание: Вкладыш подшивается к трудовой книжке (рекомендуется использовать схему правильного вшивания, чтобы не повредить документ).
- Заполнение сведений: Сведения о документе вносятся в соответствующий столбец (столбец 6).
- Отметка при увольнении: В графе 12 ставится отметка о выдаче вкладыша в трудовую книжку при возврате документа работнику.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли использовать старые бланки вкладышей?
Да, при оформлении нового вкладыша допускается использование ранее приобретенных бланков старого образца.
Кто должен покупать вкладыш?
Обычно приобретение бланка вкладыша ложится на плечи работодателя, так как ведение трудовых книжек является его обязанностью.
Что делать, если место закончилось во вкладыше?
Если страницы закончились и в самом вкладыше, процедура повторяется: оформляется следующий (второй, третий и т.д.) вкладыш, и соответствующая запись о его выдаче снова вносится в трудовую книжку (или в первый вкладыш, если на ьном листе ТК нет места).
Резюме: Правильное оформление вкладыша исключает риск признания записей о стаже недействительными. Главное — использовать штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера на ьном листе и строго соблюдать разделы документа.