Трудовая книжка — один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж гражданина. С 2020 года в России начался переход на электронный формат, но бумажные книжки до сих пор актуальны для части сотрудников. В 2026 году правила ведения и выдачи трудовых книжек остаются строго регламентированными Трудовым кодексом РФ и нормативными актами. В этой статье подробно разберём, когда именно открывают трудовую книжку, кто обязан это делать, какие сроки установлены и как действовать в разных ситуациях.

Когда работодатель обязан открыть трудовую книжку?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель (за исключением физических лиц, не являющихся ИП) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, который:

• проработал у него свыше пяти календарных дней;
• занимает должность, являющуюся для него основной работой.

Если сотрудник отработал пять дней или меньше и уволился, трудовая книжка ему не выдаётся и не заполняется. В этом случае работодатель не обязан вносить какие-либо записи — даже если работник подавал заявление о приёме и был оформлен приказом.

Пример:

Сотрудник был принят 10 мая 2026 года, но 14 мая решил уволиться по собственному желанию. Он отработал 4 рабочих дня (включая выходные — 5 календарных дней). В этом случае трудовая книжка не открывается, и запись о приёме не вносится.

Если же он отработал 6 дней, даже если это были только рабочие дни — работодатель обязан открыть трудовую книжку и внести запись о приёме.

Сроки открытия трудовой книжки

Законодательство чётко регламентирует сроки оформления трудовой книжки при первичном трудоустройстве:

1. Не позднее следующего рабочего дня после оформления приказа о приёме на работу или подписания трудового договора (если приказ не используется).
2. Если работник впервые устраивается на работу, и у него ещё нет трудовой книжки — работодатель обязан оформить её в течение одной недели со дня приёма на работу (согласно Аскон и разъяснениям Роструда).

Это означает, что даже если работник пришёл в понедельник, а приказ подписан в среду, трудовую книжку нужно открыть не позднее четверга — то есть в первый рабочий день после оформления документов.

Бумажная или электронная трудовая книжка — что выбрать в 2026 году?

С 1 января 2021 года в России введён новый порядок: все сотрудники, впервые устраивающиеся на работу, получают только электронную трудовую книжку (ЭТК).

• С 2021 по 2026 год, новым работникам не выдают бумажные книжки, если они не подали заявление о желании сохранить бумажный формат (но это возможно только для тех, кто уже имел бумажную книжку до 2021 года).
• Если работник никогда ранее не работал и устраивается на работу в 2026 году — ему автоматически открывается электронная трудовая книжка в системе Пенсионного фонда РФ.
• Работодатель обязан в течение 1 рабочего дня после приёма на работу передать сведения о сотруднике в информационную систему СФР.

Исключения:

• Работодатели — физические лица, не являющиеся ИП (например, частный репетитор, няня, домашний мастер), не обязаны вести ни бумажные, ни электронные трудовые книжки.
• Работники, у которых уже была бумажная трудовая книжка до 2021 года, могут сохранить её и продолжать использовать в бумажном виде, если подали соответствующее заявление.

Как оформить трудовую книжку впервые?

Если вы устраиваетесь на работу в 2026 году и у вас ещё нет трудовой книжки, вот пошаговая инструкция:

1. Подайте документы: паспорт, СНИЛС, ИНН (если есть), документ об образовании.
2. Подпишите трудовой договор (или получите приказ о приёме).
3. Работодатель в течение недели оформляет для вас электронную трудовую книжку в системе СФР.
4. Вы получаете уведомление о регистрации ЭТК через личный кабинет на Госуслугах или в приложении СФР.
5. Доступ к данным: вы можете посмотреть свою трудовую историю в любое время через портал Госуслуг, приложение СФР или на сайте Пенсионного фонда.

Важно! Бумажная трудовая книжка в 2026 году для новых сотрудников не выдаётся, если только вы не являетесь исключением (уже имели бумажную книжку ранее и подали заявление на её сохранение).

Когда трудовую книжку выдают на руки?

Трудовая книжка (бумажная или электронная) выдаётся работнику только при увольнении. Это прописано в статье 84.1 ТК РФ и Правилах ведения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ №225).

При увольнении работодатель обязан:

• Выдать трудовую книжку в последний рабочий день;
• Внести все необходимые записи (о приёме, переводах, увольнении с указанием основания);
• При наличии — выдать копии документов, связанных с трудовой деятельностью.

Если работник увольняется в выходной или праздничный день — книжку выдают в первый рабочий день после этого.

Исключение: выдача книжки по просьбе работника

В редких случаях работник может запросить выдачу трудовой книжки до увольнения — например, для оформления кредита, визы или приёма на другую работу. В этом случае работодатель может выдать книжку по письменному заявлению работника, но только с соблюдением всех формальностей и с обязательным оформлением акта приёма-передачи.

Что делать, если работодатель не открыл трудовую книжку?

Если вы отработали более 5 дней, а трудовая книжка не оформлена — это нарушение закона. Ваши действия:

1. Напишите письменное заявление работодателю с требованием оформить трудовую книжку.
2. Если ответа нет, обратитесь в Роструд (Государственную инспекцию труда) с жалобой.
3. Возможно подать иск в суд о взыскании морального вреда и компенсации за ущерб (например, если из-за отсутствия книжки вы не смогли устроиться на новую работу).

• Трудовую книжку открывают только при работе более 5 дней — иначе запись не делается.
• Новым сотрудникам в 2026 году оформляют только электронную трудовую книжку, бумажная не выдаётся, если ранее её не было.
• Срок оформления — не позднее недели со дня приёма на работу, но лучше, в первый рабочий день после приказа.
• Выдача книжки возможна только при увольнении — и обязательно в последний рабочий день.
• Работодатель обязан передавать данные в СФР в течение 1 рабочего дня после приёма.

Помните: трудовая книжка — это ваша профессиональная история. Независимо от формата (бумажный или электронный), она влияет на размер пенсии, возможность трудоустройства и социальные гарантии. Поэтому следите за тем, чтобы ваш работодатель соблюдал закон — и не стесняйтесь требовать соблюдения своих прав.

Для проверки своей электронной трудовой книжки посетите: https://es.pfrf.ru или войдите в личный кабинет на Госуслугах.