Одним из ключевых вопросов при переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК) является сроки появления в них информации о новом месте работы. Давайте разберем, как и когда работодатель обязан внести сведения о приеме на работу в электронный формат, и как сотрудник может убедиться, что данные отражены корректно.

Кто и когда обязан внести данные?

Работодатель несет полную ответственность за своевременное и корректное отражение всех сведений о трудовой деятельности сотрудника. Согласно действующему законодательству (Федеральный закон от № 225-ФЗ и изменения в ТК РФ), данные об устройстве на работу должны быть переданы в Социальный фонд России (СФР) в строго установленные сроки;

Ключевой срок: не позднее следующего рабочего дня

Сведения о приеме на работу (а также об увольнении, награждениях, изменении условий трудового договора) работодатель обязан направить в СФР в течение следующего рабочего дня со дня возникновения соответствующего события. Это значит:

• Если сотрудник подписал трудовой договор и приказ о приеме на работу 23 мая 2026 года, работодатель (его кадровый специалист или бухгалтерия) должен сформировать и отправить отчет в СФР не позднее 24 мая 2026 года (при условии, что 24-е, рабочий день).
• Передача данных осуществляется в рамках ежемесячной отчетности по форме ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД), но сведения о конкретном событии (приеме) направляются в СФР сразу, в течение этого срока, а не ждут ближайшей месячной отчетности.

Как происходит передача данных?

Процесс технически реализован через взаимодействие информационных систем:

1. Формирование отчета. На основании приказа о приеме на работу кадровый специалист (или автоматизированная система, например, в Контур.Экстерне или СБИС) формирует сведения для передачи в СФР.
2. Передача в СФР. Отчет направляется в СФР через защищенные каналы связи (например, через сервис «Подключение к СФР»).
3. Обработка и загрузка. СФР принимает данные, проверяет их на соответствие ранее поступившей информации (например, данным из бумажной трудовой книжки, если она есть) и загружает в личный электронный счет работника — его Электронную трудовую книжку.

Что видит сотрудник и когда?

Сотрудник может получить доступ к своей ЭТК и увидеть в ней запись о приеме на работу после того, как СФР обработал и загрузил данные от работодателя. Доступ возможен через:

• Портал Госуслуг (в разделе «Справки и выписки» → «Работа и пенсия» → «Выписка из электронной трудовой книжки»).
• Личный кабинет на сайте СФР.
• Выписку по форме СТД-СФР можно получить напрямую в отделении СФР.

Важно: Если работодатель нарушил сроки передачи данных (не отправил отчет в течение следующего рабочего дня), запись в ЭТК появится с задержкой. Сотрудник в этом случае должен обратиться к работодателю (в отдел кадров или бухгалтерию) с запросом о передаче сведений в СФР.

Особые случаи и нюансы

Первое трудоустройство (с 1 января 2021 года)

Гражданам, которые впервые вышли на работу с 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не оформляется. Для них сразу создается и ведется только электронная трудовая книжка. Данные об их устройстве также передаются в СФР в течение следующего рабочего дня. Все записи об их трудовой деятельности с 2021 года будут только в электронном виде.

Работник, отказавшийся от бумажной книжки

Если сотрудник, у которого уже есть бумажная трудовая книжка, подал заявление об отказе от нее в пользу электронной, то все последующие записи (включая новое устройство) будут вноситься только в ЭТК по тем же правилам и срокам.

Проверка соответствия данных

При получении от работодателя сведений о приеме на работу СФР проводит проверку. Если в системе уже есть данные (например, из ранее переданной бумажной книжки), они должны полностью совпадать. В случае несоответствий (например, ошибка в дате или названии организации) СФР может не загрузить новую запись до исправления ошибки. Поэтому крайне важно, чтобы работодатель передавал точные данные.

Как убедиться, что данные внесены?

Сотруднику рекомендуется:

1. После приема на работу и подписания всех документов уточнить у кадровика/бухгалтера, когда будет направлена информация о его приеме в СФР.
2. Через 5-7 рабочих дней после предполагаемой даты передачи данных проверить свою ЭТК на Госуслугах или сайте СФР.
3. Если записи нет, повторно обратиться к работодателю с просьбой о повторной отправке сведений.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

В: Могу ли я получить бумажную выписку из ЭТК сразу после устройства?

О: Да, вы можете получить выписку по форме СТД-Р у своего работодателя (он обязан выдать ее по первому требованию) или выписку по форме СТД-СФР в СФР/через Госуслуги. Но сама запись в электронном хранилище СФР появится только после передачи данных от работодателя.

В: Что, если работодатель забыл или не хочет передавать данные?

О: Это прямое нарушение трудового законодательства (ст. 62, 91 ТК РФ). Сотрудник имеет право:

• Подать письменное заявление работодателю с требованием исполнить обязанность.
• Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в СФР.
• В случае судебного спора о стаже или условиях труда отсутствие записи в ЭТК может быть доказательством неофициального трудоустройства.

В: Ведется ли ЭТК для совместителей?

О: Да. Если совместитель работает у одного работодателя по основному и совместительскому договорам, все записи о его трудовой деятельности (прием, увольнение с основной работы, прием на совмещение) вносятся в одну ЭТК. Если совместитель работает у разных работодателей, каждый из них обязан передавать сведения о своей работе в СФР, и все эти записи будут отображаться в одной ЭТК сотрудника.

Таким образом, данные об устройстве на работу в электронной трудовой книжке появляются в течение рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме, после их передачи работодателем в Социальный фонд России. Основная ответственность за сроки и точность лежит на работодателе. Сотруднику для контроля рекомендуется регулярно проверять свою ЭТК через портал Госуслуг и при необходимости настаивать на выполнении работодателем этой важной процедуры, обеспечивающей защиту его трудовых прав в цифровом формате.

Дата актуализации информации: май 2026 года. Обратите внимание, что конкретные процедуры и интерфейсы сервисов (Госуслуг, СФР) могут обновляться.