Вопрос о необходимости предъявления трудовой книжки при трудоустройстве остаётся одним из самых актуальных и часто спорных в сфере трудового права. Многие работники‚ особенно молодые или те‚ кто потерял документ‚ задаются вопросом: обязан ли я предъявлять трудовую книжку при приёме на работу? Ответ — не всегда. Законодательство Российской Федерации чётко регламентирует ситуации‚ когда работник не обязан предоставлять трудовую книжку работодателю. Разберёмся во всех случаях подробно.
Когда работник НЕ обязан предъявлять трудовую книжку?
Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 65)‚ при заключении трудового договора работник обязан предъявить работодателю:
- паспорт или иной документ‚ удостоверяющий личность;
- трудовую книжку (если она есть);
- страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
- документ об образовании и (или) квалификации;
- справку о наличии (отсутствии) судимости (в отдельных случаях).
Однако есть исключения‚ когда трудовая книжка не требуется. Рассмотрим их по категориям.
Первичное трудоустройство (трудовой договор заключается впервые)
Это самый важный и распространённый случай. Если работник впервые устраивается на работу, то есть у него никогда не было трудовой книжки — он не обязан её предъявлять. В этом случае работодатель обязан оформить трудовую книжку самостоятельно.
Важно! С 1 января 2021 года вступили в силу изменения‚ согласно которым все новые работники‚ устраивающиеся впервые после этой даты‚ должны иметь только электронную трудовую книжку (ЭТК). Бумажная трудовая книжка им не оформляется — если только работник не подаст письменное заявление о желании вести бумажную книжку (статья 66.1 ТК РФ).
Таким образом‚ с 2026 года:
- Новые сотрудники‚ впервые устраивающиеся на работу‚ не предъявляют трудовую книжку — ни бумажную‚ ни электронную.
- Работодатель сам инициирует создание электронной трудовой книжки через Пенсионный фонд РФ.
- Работник может подать заявление о желании вести бумажную книжку, но это его право‚ а не обязанность.
Работа по совместительству
Если работник уже имеет основное место работы и трудовую книжку там‚ то при устройстве на работу по совместительству он не обязан предоставлять трудовую книжку.
Согласно статье 282 ТК РФ‚ при приёме на работу по совместительству работник предъявляет только паспорт и документ об образовании. Трудовая книжка остаётся у работодателя по основному месту работы‚ и запись о совместительстве в неё вносится только по письменному заявлению работника.
В случае‚ если работник не хочет‚ чтобы запись о совместительстве вносилась в трудовую книжку, он может просто не предоставлять её‚ и работодатель по совместительству не ведёт трудовую книжку.
Дистанционная работа
Согласно части 6 статьи 312.2 ТК РФ‚ работник‚ занятый на дистанционной работе‚ не обязан предъявлять трудовую книжку при заключении трудового договора.
Работодатель вправе вести учёт трудовой деятельности дистанционного работника только в электронном виде. При этом:
- Если работник уже имеет трудовую книжку, он может по желанию предоставить её для внесения записей.
- Если работник не предоставил трудовую книжку — работодатель обязан вести только электронную трудовую книжку.
Это правило особенно актуально в 2026 году‚ когда дистанционная работа стала массовой‚ а электронные системы учёта — стандартом.
Утрата‚ повреждение или кража трудовой книжки
Если работник потерял трудовую книжку‚ уничтожил её или она была украдена — он не обязан предъявлять её при трудоустройстве. В этом случае:
- Работник должен написать письменное заявление о потере трудовой книжки с указанием причины (например: «Трудовая книжка утеряна в результате пожара» или «Украдена при переезде»).
- Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку — но только в одном случае: если работник не выбирал электронную форму.
- Если работник уже имеет электронную трудовую книжку (или подал заявление на её ведение)‚ то новая бумажная книжка не оформляется.
Важно! Согласно Письму Минтруда России от 3 июня 2022 г. № 14-2/В-357‚ если работник не может предъявить трудовую книжку по уважительной причине‚ работодатель вправе считать его впервые устраивающимся на работу и вести только электронную трудовую книжку.
Что делать работодателю‚ если работник не предоставил трудовую книжку?
Работодатель не имеет права отказывать в приёме на работу только потому‚ что работник не предоставил трудовую книжку, если он попадает под один из вышеуказанных случаев.
Правильные действия работодателя:
- Уточнить у работника‚ является ли это его первым трудоустройством.
- Проверить‚ не работает ли он по совместительству.
- Узнать‚ не является ли он дистанционным работником.
- Если трудовая книжка утеряна — запросить письменное заявление о потере.
- В зависимости от ситуации:
- Если впервые — оформить ЭТК (по умолчанию с 2021 г.)
- Если по совместительству — не вести трудовую книжку
- Если утеряна и не выбрана ЭТК — оформить новую бумажную книжку
Запрещено: отказывать в трудоустройстве‚ угрожать увольнением‚ требовать «восстановить» трудовую книжку через бывшего работодателя — если работник не может этого сделать (например‚ бывший работодатель ликвидирован).
Что будет‚ если работодатель требует трудовую книжку в неправомерных случаях?
Если работодатель требует трудовую книжку в случаях‚ когда закон этого не предусматривает — он нарушает статью 64 ТК РФ (запрет на отказ в заключении трудового договора без уважительных причин).
Последствия для работодателя:
- Штраф по статье 5.27 КоАП РФ — от 10 000 до 50 000 рублей для юридических лиц;
- Привлечение к административной ответственности руководителя;
- Жалоба в Роструд или прокуратуру, с последующей проверкой и возможным признанием трудового договора заключённым фактически;
- Судебное разбирательство с восстановлением на работе и компенсацией морального вреда.
Работник не обязан доказывать нарушение своих прав — достаточно подать жалобу‚ и инспекция по труду обязана провести проверку.
Электронная трудовая книжка: новая реальность 2026 года
С 2021 года в России начался переход на цифровую систему учёта трудового стажа. К 2026 году:
- Более 80% работников имеют электронные трудовые книжки;
- Все новые работники (впервые устраивающиеся) получают только ЭТК;
- Бумажные книжки оформляются только по письменному заявлению работника;
- Работодатели обязаны передавать сведения в ПФР в электронном виде через специализированные сервисы (например‚ «Электронная трудовая книжка» на сайте ПФР).
Это означает‚ что в 2026 году трудовая книжка — это не документ‚ который нужно «предъявить»‚ а цифровая запись‚ которая уже существует в системе. Работник может получить выписку из ЭТК в любое время через портал Госуслуг или ПФР.
Вот четыре главных правила‚ которые должен знать каждый работник и работодатель:
- Не обязан предъявлять трудовую книжку — если это первое трудоустройство (с 2021 года — оформляется только ЭТК).
- Не обязан предъявлять — если работает по совместительству (трудовая книжка остаётся у основного работодателя).
- Не обязан предъявлять — если работает на дистанционной основе (учёт — только в ЭТК).
- Не обязан предъявлять, если книжка утеряна‚ повреждена или украдена (вместо неё — заявление + оформление новой книжки или ЭТК).
Работодатель не имеет права требовать трудовую книжку в любых других случаях. Нарушение этого правила — административное правонарушение.
Работник‚ не имеющий трудовой книжки‚ не является «неполноценным» соискателем. Он просто пользуется правами‚ предоставленными ему Трудовым кодексом РФ. Главное — чётко понимать‚ в каком случае вы находитесь‚ и действовать в рамках закона.
💡 Совет работникам: если вы потеряли трудовую книжку — не паникуйте. Напишите заявление о потере‚ уточните у работодателя‚ какую форму учёта он использует (бумажную или электронную)‚ и подайте заявление на ЭТК — это проще и надёжнее.
💡 Совет работодателям: не требуйте трудовую книжку «по умолчанию». Уточняйте статус работника. Используйте электронные сервисы ПФР — это законно‚ удобно и снижает риски штрафов.
Закон защищает права работника, даже если у него нет бумажной книжки. Главное, знать свои права и не бояться их отстаивать.