Вопрос о необходимости ведения бумажной трудовой книжки часто возникает у руководителей и кадровых специалистов, особенно в условиях перехода на электронные формы документооборота․ В статье разберём, когда работодатель обязан оформить такую книжку, какие есть сроки и какие исключения предусмотрены законодательством РФ․
Правовой статус трудовой книжки
Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируется трудовая деятельность сотрудника․ Согласно Трудовому кодексу РФ, она является одним из способов подтверждения трудового стажа и условий занятости․
Нормативные акты
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 64, 65)
- Федеральный закон «О труде» № 178-ФЗ
- Постановление Правительства РФ № 255 от 2023 г․ (о ведении трудовых книжек)
Эти документы уточняют, что ведение бумажной трудовой книжки необязательно, если иное не предусмотрено коллективным договором или соглашением сторон․
Когда работодатель обязан оформить трудовую книжку?
Обязанность оформить бумажную книжку возникает в следующих случаях:
- При приёме на работу сотрудника, у которого нет электронной трудовой книжки (ЭТК)․
- Если работник уже имеет бумажную книжку старого образца и продолжает её использовать․
- В случае выдачи дубликата при утере или порче оригинала․
В остальных ситуациях (например, при переходе на ЭТК) оформление бумажной формы не требуется․
Процедура оформления и сроки
После трудоустройства работодатель обязан внести первую запись в трудовую книжку не позднее пяти рабочих дней с даты подписания трудового договора․
- Заявление о приёме – заполняется сотрудником и передаётся в кадровый отдел․
- Приказ о приёме – подписывается руководителем и служит основанием для записи․
- Запись в книжке – вносится в соответствующее поле (дата, место работы, должность, основной ставка и др․)․
Пример оформления первой записи:
| Дата | ФИО | Должность | Место работы | Основная ставка | |------|-----|-----------|--------------|-----------------|| | Иванов И․И․ | Специалист 1 категории | ООО «Пример» | 45 000 руб․ |
Исключения из обязательного ведения бумажной трудовой книжки
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ В связи с этим:
- Если у сотрудника уже есть ЭТК, работодатель не обязан вести бумажную книжку․
- Переход на ЭТК возможен только при согласии работника и после подачи соответствующего заявления․
- В случае увольнения сотрудника, который перешёл на ЭТК, прежний работодатель обязан предоставить копию записи в книжке новому работодателю․
Обязанности работодателя по учёту и отчётности
Независимо от формы ведения трудовой книжки, работодатель обязан:
- Вести учёт всех трудовых отношений․
- Регулярно обновлять данные о сотрудниках (приём, перевод, увольнение)․
- Подготовить отчёт по всем работникам не реже одного раза в год․
Эти требования распространяются как на бумажные, так и на электронные формы․
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли полностью отказатся от ведения бумажной трудовой книжки?
Ответ: Да, если все сотрудники перешли на ЭТК и работодатель получил согласие на электронный формат․ - Вопрос: Что делать, если в книжке допущена ошибка?
Ответ: Ошибку необходимо исправить в течение трёх рабочих дней, оформив дополнительный акт․ - Вопрос: Нужно ли хранить старую книжку после перехода на ЭТК?
Ответ: Да, оригинал следует архивировать в течение 5 лет, а копию передать новому работодателю․
Таким образом, работодатель обязан оформить бумажную трудовую книжку только в случаях, когда это требуется законом или согласовано сторонами․ При переходе на электронные формы обязанности по учёту сохраняются, но способ их реализации меняется․ Правильное оформление и своевременное внесение записей позволяют избежать штрафов и упростить работу с кадровыми документами․
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению трудовых книжек или переходу на электронные формы, рекомендуем обратиться к специалисту по кадровому праву․