Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Она играет ключевую роль при оформлении пенсии, получении социальных выплат, подтверждении опыта работы при трудоустройстве и в других важных жизненных ситуациях. В России порядок ведения трудовых книжек строго регламентирован Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ). Одним из самых важных и часто задаваемых вопросов является: на каком этапе работодатель обязан завести трудовую книжку работнику?
Когда работодатель обязан заводить трудовую книжку?
Согласно части 3 статьи 66 ТК РФ, работодатель (за исключением физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти календарных дней, если данная работа является для работника основной.
Что значит «основная работа»?
Под «основной работой» понимается трудовая деятельность, которая является для работника основным источником дохода и к которой он прикреплён в первую очередь. Например:
- Работник трудоустроен на полный рабочий день в ООО «СтройПроект» — это его основная работа.
- Тот же работник дополнительно работает по совместительству в кафе на 20 часов в неделю — это не основная работа, и трудовая книжка на него там заводиться не обязана.
Если работник уже имеет трудовую книжку в другом месте (основном месте работы), то на втором месте (по совместительству) трудовая книжка не заводится — в этом случае он может предоставить копию или выписку из своей основной трудовой книжки.
Почему именно пять дней?
Пятидневный порог установлен не случайно. Он позволяет работодателю:
- Оценить соответствие работника должности в течение испытательного срока (который по закону может длиться до трёх месяцев).
- Избежать излишней бюрократии при краткосрочных или пробных договорах (например, при замене ушедшего в отпуск сотрудника на 3–4 дня).
- Снизить административную нагрузку на малые предприятия и организации с высокой текучестью кадров.
Однако если работник проработал шесть дней и более — работодатель обязан оформить трудовую книжку. Нарушение этого требования влечёт за собой административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ — штрафы для юридических лиц могут достигать 50 000 рублей.
Что происходит при трудоустройстве?
При первичном трудоустройстве работник обязан предъявить работодателю трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ). Если у работника её нет, работодатель обязан:
- Завести новую трудовую книжку в течение пяти рабочих дней с момента выхода работника на работу (если он проработал более пяти дней).
- Внести в неё все необходимые сведения: ФИО, дата рождения, образование, место работы, должность, дата приёма, основание приёма (например, приказ).
Если работник ранее уже имел трудовую книжку, но потерял её — он должен предоставить письменное заявление о восстановлении, а работодатель — на основании документов (справок, приказов, выписок из архива) восстановить запись.
Какие сведения вносятся в трудовую книжку?
В трудовую книжку вносятся только официальные и подтверждённые сведения:
- Фамилия, имя, отчество работника;
- Дата рождения;
- Образование и квалификация (при наличии);
- Дата приёма на работу и занимаемая должность;
- Переводы на другую постоянную работу;
- Дата увольнения и основание прекращения трудового договора (например, «уволен по собственному желанию», «расторгнут по соглашению сторон» и т.д.);
- Награды, поощрения за успехи в работе (по желанию работодателя).
Важно: в трудовую книжку не вносятся сведения о временных поручениях, командировках, отпусках без сохранения зарплаты, премиях и т.п.
Электронная трудовая книжка: что изменилось?
С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С 2021 года при первичном трудоустройстве работники могут выбрать:
- Оформить бумажную трудовую книжку;
- Или оформить электронную трудовую книжку (по умолчанию — ЭТК, если работник не подал заявление об отказе).
Электронная трудовая книжка хранится в системе Пенсионного фонда России (ПФР). Работодатель передаёт в ПФР сведения о приёме, переводе и увольнении работника в электронном виде. Работник может получить доступ к своим данным через:
- Личный кабинет на сайте ПФР;
- Портал Госуслуги;
- МФЦ;
- Банковские приложения (в некоторых случаях).
Важно! Электронная трудовая книжка не отменяет бумажную. Если у работника уже есть бумажная книжка — она остаётся действительной. ЭТК дополняет её, а не заменяет. При увольнении работодатель обязан выдать работнику бумажную трудовую книжку с последней записью, если он не подал заявление на перевод всех данных в электронный формат.
Что делать, если трудовая книжка не была заведена?
Если работник проработал более пяти дней, а работодатель не завёл ему трудовую книжку — это нарушение закона. В таком случае работник имеет право:
- Подать жалобу в Государственную инспекцию труда (Роструд);
- Обратиться в суд с иском о взыскании заработка за время задержки выдачи трудовой книжки (если это повлекло ущерб — например, отказ в приёме на новую работу);
- Требовать компенсации морального вреда;
- Запросить у работодателя справки о работе, которые можно использовать для восстановления трудового стажа в ПФР.
Судебная практика показывает, что суды встают на сторону работников, даже если трудовая книжка не была оформлена, подтверждённые документы (приказы, табели, выписки из бухгалтерии) могут служить основанием для подтверждения стажа.
- Трудовая книжка заводится только при условии, что работник проработал более пяти дней и эта работа — его основная.
- Работодатель обязан завести трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с момента выхода на работу (если срок превысил 5 дней).
- Физические лица — не ИП — не обязаны вести трудовые книжки.
- Электронная трудовая книжка — это дополнение, а не замена бумажной. Выбор остаётся за работником.
- Отсутствие трудовой книжки — нарушение ТК РФ, влекущее штрафы и судебные иски.
- Все записи в трудовой книжке должны быть подтверждены приказами и другими официальными документами.
Помните: трудовая книжка — это не просто бумажка; Это ваша профессиональная биография, которая влияет на вашу пенсию, карьеру и социальные гарантии. Поэтому не стесняйтесь требовать от работодателя соблюдения закона — это ваше законное право.
Совет: регулярно проверяйте записи в трудовой книжке (бумажной или электронной) на предмет ошибок. При обнаружении неточностей — немедленно обращайтесь к работодателю с заявлением об исправлении.