В процессе трудовой деятельности часто возникают ситуации, когда необходимо изменить условия, прописанные в первоначальном трудовом договоре. Это может быть перевод на другую должность, изменение оклада, режима работы или места выполнения обязанностей. Основным инструментом для фиксации таких изменений является дополнительное соглашение.

Однако у многих работодателей и сотрудников возникает вопрос: всегда ли после подписания «дополнительника» нужно делать запись в трудовой книжке? Разберем этот вопрос подробно, опираясь на актуальные нормы законодательства и практику 2026 года.

Что такое дополнительное соглашение?

дополнительное соглашение, это документ, который является неотъемлемой частью трудового договора. Оно заключается в письменной форме и подписывается обеими сторонами (работодателем и работником). Согласно статье 72 Трудового кодекса РФ, любые изменения определенных сторонами условий трудового договора допускаются только по соглашению сторон.

Документ должен содержать:

• Дату и номер основного трудового договора, к которому оно относится.
• Суть изменений (что именно меняется).
• Дату вступления изменений в силу.
• Подписи сторон.

Главный принцип: когда запись в трудовой книжке обязательна?

Самое главное помнить, что не каждое дополнительное соглашение требует внесения записи в трудовую книжку.

Запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) вносится только в тех случаях, когда изменения касаются сведений о трудовой деятельности, которые подлежат обязательной фиксации. К таким сведениям относятся:
Переименование организации (если менялось название юрлица).
Перевод на другую постоянную работу (изменение трудовой функции).
Изменение структурного подразделения (только если оно было указано в трудовом договоре как существенное условие и связано с изменением трудовой функции или льгот).
Установление новых квалификационных разрядов, классов, категорий.
Получение новой профессии или специальности.

Важно: Если дополнительное соглашение меняет условия, которые не относятся к вышеперечисленным (например, изменение размера премии, режима рабочего времени без смены должности, места работы в пределах одной местности, если это не было жестко зафиксировано как существенное условие), то вносить запись в трудовую книжку не нужно.

Примеры ситуаций

| Ситуация | Требуется ли доп. соглашение? | Нужна ли запись в трудовой книжке? |
| :— | :—: | :—: || Повышение оклада | Да | Нет (если должность та же) |
| Перевод на другую должность | Да | Да |
| Изменение графика работы (с 9:00 на 10:00) | Да | Нет |
| Переименование отдела (должность не менялась) | Да (часто) | Нет (если название отдела не было частью должности) |
| Переход на дистанционную работу | Да | Нет (вносятся сведения в СФР, но не как перевод) |

Алгоритм действий при необходимости внесения записи

Если ваше дополнительное соглашение предусматривает перевод на другую должность или переименование организации, необходимо действовать по следующему алгоритму:

Получение письменного согласия работника (или предложение о переводе).
Подписание дополнительного соглашения к трудовому договору в двух экземплярах.
Издание приказа (распоряжения) работодателя о переводе или изменении условий труда. Работник должен быть ознакомлен с приказом под роспись.
Внесение записи в трудовую книжку (если она ведется в бумажном виде) или формирование сведений в системе Социального фонда России (СФР) для электронной трудовой.
> Обратите внимание: Запись в трудовую книжку вносится строго на основании приказа, а не самого дополнительного соглашения. Соглашение — это основание для приказа, а приказ — основание для записи.

Особенности оформления в 2026 году

В 2026 году продолжает действовать правило, согласно которому для работников, выбравших электронную трудовую книжку, бумажный аналог не ведется. Однако процедура оформления дополнительного соглашения от этого не меняется.

Если происходит перевод на другую работу:

• Работодатель обязан направить сведения в Социальный фонд России (СФР) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа (в случае приема или перевода).
• В бумажную трудовую книжку (для тех, кто сохранил ее ведение) запись вносится в разделе «Сведения о работе». Указывается дата перевода, новая должность, номер и дата приказа.

Когда запись вносить НЕ нужно?

Существует распространенное заблуждение, что любое изменение в договоре требует «чернил» в трудовой. Это не так. Не вносятся записи при:

• Изменении системы оплаты труда (оклад, надбавки), если должность осталась прежней.
• Изменении срока действия договора (продление срочного договора).
• Изменении места работы в пределах одного населенного пункта (если в договоре не было указано конкретное рабочее место как существенное условие).
• Изменении фамилии работника (здесь вносятся изменения в личные данные, но это не запись о трудовой деятельности в контексте перевода).

Образец формулировки записи в трудовой книжке (при переводе)

Если дополнительное соглашение касается перевода, запись в графе 3 раздела «Сведения о работе» будет выглядеть примерно так:

> 15 05 2026
> Переведен на должность старшего менеджера отдела продаж.
> Приказ от № 45-к

Частые ошибки при оформлении

Отсутствие приказа. Запись в трудовой сделана на основании только дополнительного соглашения. Это нарушение: основанием всегда служит распорядительный документ (приказ).
Запись при изменении оклада. Работодатели часто вносят запись о повышении в должности, хотя менялся только оклад. Это загромождает трудовую книжку лишней информацией.
Несвоевременность. Запись (и отчет в СФР) должны быть сделаны своевременно. Опоздание с передачей данных в фонд может повлечь штрафы.

Дополнительное соглашение к трудовому договору, гибкий инструмент, позволяющий адаптировать отношения сторон к меняющимся условиям. Однако его наличие не является автоматическим сигналом для внесения записи в трудовую книжку.

Ключевое правило: Вносим запись только тогда, когда меняется сама суть трудовой функции (должность, профессия, структурное подразделение, если оно указано в графе должности) или реквизиты работодателя. Во всех остальных случаях (оклад, график, премии) достаточно подписанного соглашения и приказа, без отражения этих изменений в трудовой книжке сотрудника.

Соблюдение этих правил поможет избежать ошибок в кадровом делопроизводстве и претензий со стороны проверяющих органов.