Обновлено: 23 мая 2026 года

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка — это официальный документ‚ который подтверждает:

• трудовой стаж работника;
• места работы и занимаемые должности;
• переводы на другую работу;
• основания увольнения;
• сведения о награждениях и поощрениях.

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ‚ трудовая книжка оформляется на всех работников‚ достигших 14-летнего возраста‚ работающих по трудовому договору.

Две системы ведения трудовых книжек в России

Классическая бумажная трудовая книжка

Это привычный всем документ в виде книжечки формата А5‚ который выдается работодателем при первом трудоустройстве. В ней фиксируются:

1. Сведения о работнике (ФИО‚ дата рождения‚ образование);
2. Записи о приеме на работу;
3. Переводы на другую должность;
4. Увольнения с указанием причины;
5. Сведения о награждениях;
6. Записи о присвоении квалификации;
7. Выданные дубликаты и вкладыши.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2020 года в России внедрена система электронных трудовых книжек‚ которая функционирует параллельно с бумажными. Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от ‚ все сведения о трудовой деятельности работников‚ трудоустроенных после этой даты‚ формируются и хранятся в электронном виде в базе Социального фонда России (СФР).

Что хранится в электронной трудовой книжке?

• Данные о работодателе;
• Занимаемые должности;
• Даты приема и увольнения;
• Переводы на другую работу;
• Сведения о профессиональных наградах;
• Информация о повышении квалификации;
• Основания прекращения трудового договора.

Как выглядит электронная трудовая книжка?

Это не отдельный физический документ‚ а цифровая запись в базе данных СФР. Работник может:

• Просмотреть данные в личном кабинете на портале Госуслуг;
• Использовать мобильное приложение СФР;
• Запросить бумажную выписку при необходимости.

Кто получает электронную трудовую книжку?

С 1 января 2020 года электронная трудовая книжка оформляется автоматически для всех граждан‚ впервые трудоустроенных после этой даты. Это касается:

• Выпускников учебных заведений;
• Лиц‚ впервые устраивающихся на работу;
• Работников‚ перешедших на новое место работы после 2020 года (по их выбору).

Как перейти с бумажной на электронную трудовую книжку?

Работник может добровольно перейти на электронную форму ведения трудовой книжки. Для этого необходимо:

1. Написать заявление работодателю с просьбой прекратить ведение бумажной трудовой книжки;
2. Получить у работодателя сведения о трудовой деятельности в бумажном виде (выписку);
3. Данные автоматически будут перенесены в электронную базу СФР.

После этого все новые записи о трудовой деятельности будут вноситься только в электронную книжку.

Как получить бумажную выписку из электронной трудовой книжки?

Если работнику или работодателю требуется бумажный документ‚ можно запросить выписку из электронной трудовой книжки. Это возможно:

• Через личный кабинет на портале Госуслуг;
• В мобильном приложении СФР;
• Через территориальное отделение СФР;
• Через многофункциональный центр (МФЦ).

Что делать‚ если бумажная трудовая книжка утеряна?

В случае утери или повреждения бумажной трудовой книжки работник может запросить дубликат у последнего работодателя. Для этого необходимо:

1. Написать заявление о выдаче дубликата;
2. Предоставить документы‚ подтверждающие трудовую деятельность (трудовые договоры‚ справки с предыдущих мест работы);
3. Работодатель оформит дубликат в течение 15 дней.

Если работник перешел на электронную трудовую книжку‚ дубликат можно запросить в виде выписки из электронной базы.

Какие изменения ожидаются в будущем?

С 2026 года планируется дальнейшее развитие системы электронных трудовых книжек:

• Упрощение доступа к данным через мобильные приложения;
• Расширение функционала личного кабинета на Госуслугах;
• Автоматическое внесение данных о стажировках и добровольной деятельности;
• Интеграция с системами пенсионного учета.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли совмещать бумажную и электронную трудовую книжку?

Да‚ можно. Если работник трудоустроен до 2020 года‚ его бумажная трудовая книжка продолжает действовать. Он может выбрать‚ вести ли ему также электронную книжку или нет.

Вопрос 2: Нужно ли работодателю хранить бумажную трудовую книжку‚ если работник перешел на электронную?

Нет. После перехода на электронную форму ведения трудовой книжки работодатель может прекратить ведение бумажного документа. Однако он обязан выдать работнику выписку из электронной трудовой книжки.

Вопрос 3: Как работодатель вносит данные в электронную трудовую книжку?

Работодатель обязан вносить данные о трудовой деятельности работника в электронную базу в течение 3 дней после издания приказа о приеме‚ переводе или увольнении. За нарушение сроков предусмотрены штрафы.

Вопрос 4: Можно ли получить бумажную трудовую книжку‚ если она была оформлена после 2020 года?

Нет. Если трудовая книжка была оформлена после 1 января 2020 года‚ она существует только в электронном виде. Работник может запросить бумажную выписку при необходимости.

В 2026 году в России действуют две формы ведения трудовых книжек — традиционная бумажная и современная электронная. Выбор формы зависит от даты первого трудоустройства:

• Бумажная трудовая книжка — для работников‚ трудоустроенных до 2020 года;
• Электронная трудовая книжка — для всех‚ кто начал работать после 1 января 2020 года.

Работники могут добровольно перейти на электронную форму‚ написав соответствующее заявление работодателю. Все данные о трудовой деятельности хранятся в базе Социального фонда России и доступны через портал Госуслуг или мобильное приложение.

Важно помнить‚ что электронная трудовая книжка не является отдельным документом‚ а представляет собой цифровую запись в базе данных. При необходимости всегда можно запросить бумажную выписку;