Сегодня – актуальная дата для проверки соответствия нормативным актам, регулирующим ведение трудовых книжек и их вкладышей. Ниже представлен подробный разбор вопросов, связанных с номером и серией трудовой книжки, а также с порядком нумерации записей во вкладыше;
Что такое трудовая книжка и вкладыш к ней?
Трудовая книжка (ТК) – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. Вкладыш – дополнительный лист, который прикрепляется к ТК и служит для продолжения записей, когда места в основной книжке закончилось.
- Вкладыш не может существовать как отдельный документ; он признаётся действительным только в комплексе с оригинальной трудовой книжкой.
- Каждый вкладыш имеет свою серию и номер, которые указываются на его титульной странице.
Номер и серия трудовой книжки
Серия и номер ТК присваиваются при её выдаче работодателем и остаются неизменными на всём протяжении использования документа.
- Серия – обычно буквенно‑цифровое обозначение, например, АБ 123456.
- Номер – порядковый номер внутри данной серии.
- Эти сведения заносятся в титульный лист ТК и дублируются в журнале учёта движения трудовых книжек.
Номер и серия вкладыша
Как и у основной книжки, у вкладыша есть свои серия и номер. Они обязательно прописываются на титульном листе вкладыша.
- Серия вкладыша обычно совпадает с серией основной ТК (например, если ТК имеет серию АБ, то и вкладыш будет иметь ту же серию).
- Номер вкладыша присваивается последовательно при его выдаче и указывается рядом с серией.
- При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются его серия и номер.
Последовательная нумерация записей
Нумерация записей в трудовой книжке и вкладыше ведётся без разрыва: каждый следующий номер следует за последним использованным в предыдущем документе.
- Записываем последнюю запись в основной ТК – допустим, её номер 32.
- При выдаче вкладыша первая запись в нём получает номер 33.
- Далее нумерация продолжается: 34, 35, 36 и т.д., независимо от того, в какой части документа (ТК или вкладыш) делается запись.
Это правило подтверждается пунктом 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек и пунктом 10‑15‑26‑32‑35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
Пример нумерации на практике
Допустим, у сотрудника трудовая книжка имеет серию ХЦ и номер 001234. Последняя запись в ТК сделана под номером 58. При необходимости продолжения записей:
- Выдаётся вкладыш с серией ХЦ и номером, например, 000057 (номер вкладыша ведётся отдельно от номера записей).
- Первая запись во вкладыше получает номер 59 (след за 58).
- Следующая запись – 60, и т.д..
Штамп «Выдан вкладыш»
Согласно статье 39 нормативных актов, при выдаче вкладыша в трудовой книжке делается пометка в виде штампа:
- На штампе указывается надпись «Выдан вкладыш».
- Рядом прописываются серия и номер самого вкладыша.
- Штамп ставится на внутренней стороне обложки ТК, обычно рядом с последней сделанной записью.
Что делать при ошибке в номере вкладыша?
Если при заполнении обнаружен неверный номер:
- Неправильный номер зачёркивается одной чертой.
- Рядом пишется правильный номер.
- Все изменения заверяются подписью ответственного лица и датой исправления.
Такой порядок регламентирован пунктом 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
Учёт движения трудовых книжек и вкладышей
В журнале учёта движения трудовых книжек фиксируются:
- Серия и номер трудовой книжки.
- Серия и номер вкладыша (если он выдан).
- Дата выдачи вкладыша и пометка «Выдан вкладыш».
Если работник при приёме уже имеет вкладыш, в книжку вносится только серия и номер основной ТК; сведения о вкладыше в этом случае не указываются, поскольку они уже учтены при его первоначальной выдаче.
Краткие выводы - Номер и серия трудовой книжки остаются постоянными; номер и серия вкладыша присваиваются при его выдаче и также неизменны.
- Записи в ТК и вкладыше нумеруются последовательно без разрыва.
- При выдаче вкладыша ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера.
- Ошибки в номере исправляются путём зачёркивания и указания правильного значения рядом.
- Вкладыш не является самостоятельным документом – он действителен только совместно с оригинальной трудовой книжкой.
Соблюдение этих правил обеспечивает корректное ведение трудовой книжки, упрощает проверку документов государственными органами и защищает права работника на подтверждение своего трудового стажа.