Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж гражданина; Согласно законодательству Российской Федерации, она должна храниться у работодателя в течение всего периода работы сотрудника. Однако существуют ситуации, когда оригинал или заверенная копия этого документа необходимы работнику на руки. В этой статье мы подробно разберем, в каких случаях возможна выдача, как правильно составить заявление и предоставим актуальный образец на 2026 год.

Когда трудовую книжку выдают на руки?

Важно помнить, что просто так забрать трудовую книжку во время работы нельзя. Законодательство (в частности, ст. 62 и ст. 84.1 ТК РФ) четко регламентирует случаи, когда работодатель обязан выдать документ:

• При увольнении. В последний рабочий день работодатель обязан выдать трудовую книжку бывшему сотруднику.
• Для оформления пенсии. Если работнику требуется оригинал для предъявления в Пенсионный фонд (СФР) для назначения страховой пенсии по старости.
• Для получения копии. Работник имеет право запросить заверенную копию документа для предоставления в банк (например, для кредита), визовые центры или иные инстанции. Копия должна быть выдана в течение 3 рабочих дней.

Как правильно составить заявление

Заявление о выдаче трудовой книжки пишется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты, чтобы считаться официальным документом. Документ составляется на имя руководителя организации.

Структура документа:

1. Шапка: Указывается должность и ФИО руководителя (кому), а также должность и ФИО работника (от кого).
2. Заголовок: Посередине строки пишется слово «Заявление».
3. Текст просьбы: Четко формулируется требование выдать оригинал или копию трудовой книжки со ссылкой на статью 62 ТК РФ.
4. Обоснование: Указывается причина (увольнение, оформление пенсии, предоставление в банк и т.д.).
5. Дата и подпись: Дата подачи документа и личная подпись заявителя.

Важно: Если трудовая книжка выдается на руки временно (например, для пенсии), в тексте желательно указать дату, до которой работник обязуется вернуть документ, хотя это не всегда является строгой юридической обязанностью, но служит хорошей практикой документооборота.

Образец заявления (Шаблон 2026)

Ниже представлен универсальный шаблон, который можно использовать в большинстве ситуаций. Вы можете скопировать его и заполнить своими данными.

Порядок действий при выдаче

Процесс передачи документа должен быть зафиксирован документально, чтобы обезопасить обе стороны:

1. Работник подает письменное заявление.
2. Работодатель регистрирует заявление в журнале учета входящей документации.
3. При выдаче оригинала (например, для пенсии) в самой трудовой книжке или в журнале учета движения трудовых книжек делаеться запись о том, что документ выдан на основании заявления работника.
4. При увольнении факт получения трудовой книжки работник подтверждает своей подписью в личной карточке (форма Т-2) и в журнале выдачи трудовых книжек.

Что делать, если работодатель отказывает?

Отказ в выдаче трудовой книжки при увольнении или отказ в предоставлении копии в течение 3 дней является нарушением трудового законодательства. В таких случаях работник имеет право:

• Обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
• Подать жалобу в прокуратуру.
• Обратиться в суд для возмещения морального вреда и компенсации за задержку выдачи документа.

Помните, что своевременное и грамотное оформление заявления о выдаче трудовой книжки поможет избежать бюрократических проволочек и защитит ваши права как работника. Используйте приведенный выше образец, адаптировав его под вашу конкретную ситуацию.