Ведение трудовой книжки — одна из ключевых обязанностей работодателя в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Приказом Минтруда России от № 320н․ Особое внимание уделяется правильному оформлению записей о перемещениях сотрудников — будь то перевод на другую должность, в другое подразделение или в другую местность․ Однако не все кадровые изменения требуют внесения записи в трудовую книжку․ Разберёмся, когда и как делать такие записи, чтобы избежать ошибок, штрафов и судебных споров․
Что такое «перемещение» и чем оно отличается от «перевода»?
В кадровой практике часто путают понятия перемещения и перевода․ Это принципиально важно, потому что только перевод требует записи в трудовой книжке․
- Перемещение, это изменение места работы, структурного подразделения или обязанностей в пределах одной должности без изменения трудовой функции․ Например: сотрудник-бухгалтер переходит из отдела бухгалтерии в отдел финансового контроля, но остаётся на той же должности «бухгалтер»․
- Перевод — это изменение трудовой функции (должности, профессии, специальности) или постоянного места работы (в другую местность)․ Например: бухгалтер становится главным бухгалтером, или сотрудник переводится из Москвы в Санкт-Петербург на новую должность․
Важно! Согласно пункту 2․1 Инструкции по заполнению трудовой книжки (утв․ Приказом Минтруда № 320н), записи в трудовую книжку вносятся только о постоянных переводах․ Перемещения без изменения трудовой функции не фиксируются․
Когда запись в трудовую книжку о перемещении НЕ делается?
Запись не вносится в следующих случаях:
- Сотрудник переходит в другое структурное подразделение, но сохраняет ту же должность (например, с менеджера по продажам в отдел «Север» в отдел «Юг»)․
- Временное переведение на другую работу (до одного месяца) по инициативе работодателя (ст․ 72․2 ТК РФ)․
- Перевод на другую работу в рамках совместительства — запись не вносится, так как совместительство не отражается в трудовой книжке, если не является основным местом работы․
- Изменение рабочего места в рамках одного офиса (например, с одного кабинета на другой);
Пример: Сотрудник-инженер-конструктор из отдела проектирования переводится в отдел технической поддержки, но остаётся на той же должности «инженер-конструктор»․ Это — перемещение․ Запись в трудовую книжку не требуется․
Когда запись о переводе ОБЯЗАТЕЛЬНА?
Запись в трудовую книжку вносится, если имеет место постоянный перевод на другую должность, профессию, специальность или в другую местность․ Это включает:
- Повышение или понижение в должности (например, «ведущий специалист» → «начальник отдела»)․
- Смена профессии (например, «оператор ЭВМ» → «программист»)․
- Перевод в другую местность (например, из Москвы в Новосибирск), даже если должность не меняется, но место работы меняется на постоянной основе․
- Преобразование совместительства в основное место работы (если ранее в трудовой книжке не было записи о совместительстве)․
Важно! Перевод в другую местность, это не просто смена офиса, а переезд в другой населённый пункт, где работник фактически меняет место жительства и работы․ Такой перевод требует письменного согласия работника (ст․ 72․1 ТК РФ) и обязательной записи в трудовой книжке․
Как правильно оформить запись о переводе?
Запись в трудовую книжку должна соответствовать требованиям Приказа Минтруда № 320н․ Вот пошаговая инструкция:
Шаг 1: Оформите приказ о переводе
На основании заявления работника (если перевод по его инициативе) или инициативы работодателя (с согласия работника) издаётся приказ по форме № Т-5 или Т-5а․ В приказе обязательно указываются:
- ФИО работника;
- Должность (профессия) по старому и новому месту работы;
- Дата перевода;
- Основание (например, «в соответствии с заявлением от » или «по инициативе работодателя с согласия работника»);
- Подпись руководителя и печать организации․
Шаг 2: Внесите запись в трудовую книжку
Запись делается в разделе «Сведения о работе» в следующем формате:
Дата | Сведения о работе | Основание
Пример записи:
— Принят на работу в порядке перевода с должности ведущего специалиста в должность начальника отдела продаж в ООО «Росток» (запись о предыдущем месте работы: ООО «Свет», с )․
Основание: приказ № 45-к от ․
Пример перевода в другую местность:
— Переведён на работу в г․ Новосибирск в должность главного бухгалтера в филиал ООО «Глобал»․
Основание: приказ № 52-к от , согласие работника от ․
Шаг 3: Укажите основание
В графе «Основание» указывается номер и дата приказа, на основании которого произведён перевод․ Не допускается писать «по заявлению» или «по решению руководства» — только конкретный документ․
Шаг 4: Подпишите и заверьте
Запись заверяется подписью ответственного за ведение трудовых книжек (обычно кадровика) и печатью организации (если она используется)․
Особые случаи
Случай 1: Перевод совместителя на основное место работы
Если работник ранее работал по совместительству, а теперь его принимают на основную работу, то в трудовую книжку вносится запись о приёме на работу в порядке перевода, с указанием прежнего места работы как совместителя․
Пример:
, Принят на работу в порядке перевода с должности бухгалтера-совместителя в должность бухгалтера в ООО «Альфа» (ранее работал по совместительству в ООО «Бета» с )․
Основание: приказ № 67-к от ․
Случай 2: Отказ от перевода в другую местность
Если работник отказывается от перевода в другую местность, и трудовой договор прекращается по п․ 7 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ, то в трудовую книжку вносится запись об увольнении, а не о переводе․
Пример:
, Уволен в связи с отказом от перевода на работу в другую местность (п․ 7 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ)․
Основание: приказ № 88-к от ․
Что будет, если сделать ошибку?
Неправильная запись в трудовой книжке — это нарушение трудового законодательства․ Последствия:
- Штрафы от Роструда: до 50 000 рублей для организации, до 5 000 рублей для должностного лица (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
- Судебные иски работников о восстановлении на работе или компенсации морального вреда․
- Сложности при оформлении пенсии — если в трудовой книжке нет записи о должности, на которой работник отработал 10+ лет, это может повлиять на размер пенсии․
Совет эксперта: Всегда делайте пробную запись на черновике, сверяйтесь с Приказом № 320н и образцами, утверждёнными Минтрудом․ Не спешите — одна ошибка может стоить дороже, чем месяц работы кадровика․
- Запись в трудовую книжку делается только при постоянном переводе — изменении трудовой функции или местности․
- Перемещение в пределах одной должности — не требует записи․
- Всегда оформляйте приказ — это основание для записи․
- Запись должна быть чёткой, разборчивой, без помарок и с указанием номера и даты приказа․
- При смене должности — указывайте и старую, и новую․
- При переводе в другую местность — обязательно указывайте город и основание (согласие работника)․
Правильное ведение трудовой книжки, это не только формальность, но и защита прав работника и работодателя․ Отнеситесь к этому с ответственностью — ваша точность сегодня предотвратит проблемы завтра․
Информация актуальна на 22 мая 2026 года․ Рекомендуется регулярно проверять обновления Приказа Минтруда № 320н и разъяснения Роструда․