Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Ведение и хранение трудовых книжек регулируются рядом нормативных актов, а порядок их оформления менялся в последние годы. В статье подробно рассматривается, когда именно возникает обязанность вести трудовую книжку, какие требования предъявляются к работодателю и какие варианты (бумажный / электронный) доступны сегодня;
Правовая база
Основные нормативные документы, определяющие порядок ведения трудовых книжек:
- Федеральный закон № 439‑ФЗ «О трудовых книжках» (в ред. от 2021‑09‑10).
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы и порядка ведения трудовых книжек и журналов их учета».
- Постановление Правительства РФ от № 1655 «Об электронных трудовых книжках».
Эти акты определяют, когда у работодателя появляется обязанность вести трудовую книжку, а также какие формы (бумажная или электронная) могут использоваться.
Когда возникает обязанность вести трудовую книжку?
Приём на работу
Обязанность вести трудовую книжку возникает в момент, когда работник:
- принимается на работу по трудовому договору (в т.ч. по срочному, бессрочному, сезонному и договору подряда, если он считается трудовым);
- начинает работать у работодателя более пяти календарных дней (если данная работа является основной для работника);
- получает статус работника, за которого работодатель обязан вести учет (например, гражданин, получающий заработную плату, стипендию, пособие и т.п.).
Эти критерии зафиксированы в пункте 8 «Обязанность вести трудовую книжку» Приказа Минтруда № 320н.
После 31 декабря 2020 г.
С 1 января 2021 г. каждый работник имел право выбрать способ ведения трудовой книжки (бумажный или электронный) и подать соответствующее заявление до 31 декабря 2020 г. (ч. 2 ст. 2 Закона 439‑ФЗ). Если заявление не было подано, то по умолчанию считается, что трудовая книжка ведётся в бумажном виде.
Переходный период 2021‑2026 гг.
С 1 сентября 2021 г. вступил в силу новый порядок ведения трудовых книжек, а к 1 января 2026 г. завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). С этого момента:
- работник, начавший трудовую деятельность после 1 января 2026 г., может работать без бумажной трудовой книжки, если он выбрал электронный вариант;
- для работников, которые до 2026 года не определились с формой, сохраняется возможность вести как бумажную, так и электронную книжку;
- работодатель обязан вести журнал учёта трудовых книжек и их вкладышей, фиксируя выдачу, возврат и замену документов.
Кто обязан вести трудовую книжку?
Обязанность возлагается на работодателя – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который:
- принимает работника на работу (в т.ч. на стажировку, практику, временное трудоустройство);
- выдаёт трудовую книжку (или её электронный аналог) в течение трёх рабочих дней с момента подачи работником письменного заявления;
- вносит в книжку (или в электронную систему) все записи о трудовых отношениях: даты приёма, перевода, увольнения, сведения о должностях, размере заработной платы, отпусках и т.д.;
- хранит журнал учёта трудовых книжек и вкладышей к ним.
Если работник отказывается от бумажной книжки и выбирает электронный вариант, то работодатель обязан оформить ЭТК в системе «Госуслуги» или в иной уполномоченной информационной системе.
Порядок выдачи и заполнения трудовой книжки
Выдача по заявлению работника
Согласно Приказу Минтруда, работодатель обязан выдать трудовую книжку (бумажную или электронную) не позднее трёх рабочих дней со дня получения письменного заявления. Заявление должно содержать:
- ФИО работника;
- паспортные данные;
- выбор формы ведения (бумажная/электронная);
- подпись работника и дату.
Заполнение при приёме на работу
Запись в трудовую книжку делается в присутствии работника и включает:
- Дата приёма на работу;
- Наименование организации, её ИНН, ОКПО;
- Должность, разряд, условия труда;
- Размер заработной платы (по согласованию сторон);
- Сведения о графике работы и режиме труда.
Все записи должны быть выполнены чернильной ручкой (для бумажной книжки) и подписаны работодателем.
Оформление при увольнении
При увольнении в трудовую книжку вносятся сведения о дате увольнения, причине (по инициативе работника, по инициативе работодателя, по соглашению сторон и т.д.). После этого работнику выдают:
- Копию книжки (по требованию) в течение трёх рабочих дней;
- Справку о трудовом стаже (если требуется).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Преимущества ЭТК
- Отсутствие необходимости хранить бумажные документы;
- Автоматическое обновление записей в режиме онлайн;
- Упрощённый доступ к сведениям для органов контроля и для самого работника через портал «Госуслуги»;
- Сокращение риска потери или порчи документа.
Как оформить ЭТК
- Работник подаёт заявление о желании вести электронную трудовую книжку (можно через портал «Госуслуги» или в отдел кадров).
- Работодатель в течение трёх рабочих дней регистрирует работника в системе ЭТК и вносит первую запись.
- Работник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет «Госуслуги», где может просматривать и скачивать сведения.
Ситуации, когда бумажная книжка всё ещё обязательна
Бумажная трудовая книжка остаётся обязательной, если:
- работник не подал заявление о переходе на электронный вариант;
- работодатель не имеет технической возможности вести ЭТК (например, в небольших организациях без доступа к интернету);
- по требованию законодательства (например, для некоторых категорий государственных служащих).
Журнал учёта трудовых книжек
Согласно Приказу Минтруда № 320н, каждый работодатель обязан вести журнал учёта трудовых книжек и их вкладышей. В журнале фиксируются:
- Дата выдачи и возврата книжки;
- Серия и номер книжки (для бумажного варианта) и идентификатор ЭТК (для электронного);
- ФИО работника;
- Основания выдачи (приём на работу, перевод, восстановление и т.д.).
Журнал хранится в течение срока трудового договора плюс пять лет после его окончания.
Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек
За несоблюдение требований к ведению и хранению трудовых книжек предусмотрена административная ответственность:
- Штраф для работодателя от 5 000 до 30 000 рублей (в зависимости от тяжести нарушения);
- Возможность привлечения к ответственности за непредоставление работнику трудовой книжки в установленный срок;
- Ответственность за искажение сведений в книжке (может привести к уголовному преследованию в случае умышленного фальсифицирования).
Практические рекомендации для работодателей
- Проверьте наличие заявления работника о способе ведения трудовой книжки при приёме на работу.
- Обеспечьте своевременную выдачу книжки (не позже трёх рабочих дней).
- Ведите журнал учёта в электронном виде – это упростит контроль и проверку.
- Обучите кадровый персонал новым требованиям (особенно по работе с ЭТК).
- Регулярно проверяйте актуальность данных в электронных системах и своевременно вносите изменения.
- Соблюдайте сроки заполнения записей: при приёме – в течение дня, при увольнении – в течение трёх рабочих дней.
Обязанность вести трудовую книжку возникает в момент, когда работник начинает трудовые отношения, а именно – при приёме на работу, если срок работы превышает пять дней и работа считается основной. С 2021 года работник может самостоятельно выбрать форму ведения (бумажную или электронную), а к 2026 году переход к электронным трудовым книжкам считается завершённым. Работодатели обязаны соблюдать установленные сроки выдачи и заполнения, вести журнал учёта и отвечать за достоверность сведений.
Соблюдение этих правил не только защищает права работников, но и помогает избежать штрафов и административных санкций.
Дата публикации: г.