Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Помимо фиксирования сведений о местах работы, должностях и периодах трудовой деятельности, в книжке отражаются данные, необходимые для начисления и уплаты обязательных отчислений в государственные фонды (Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и др.). В данной статье подробно рассмотрены порядок, виды и особенности отчислений, связанных с ведением трудовой книжки, а также актуальные требования законодательства на 2026 год.

Что такое отчисления по трудовой книжке

Отчисления – это обязательные платежи, которые работодатель удерживает из заработной платы сотрудника и перечисляет в бюджетные фонды. Основания для их начисления закреплены в:

Трудовом кодексе РФ (ст. 66, ст. 135‑138);
Федеральном законе «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования и Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»;
Нормативных актах Минтруда и Минфина.

Информация о начисленных и уплаченных отчислениях фиксируется в специальных реестрах работодателя, а сведения о стаже и размерах выплат впоследствии используются для выдачи справок forms СТД‑Р и подтверждения права на пенсию или социальные выплаты.

Виды обязательных отчислений

Страховые взносы в Пенсионный фонд РФ (ПФР)

Начисляются на сумму выплат, составляющих объект обложения (заработная плата, премии, надбавки и др.). Ставка в 2026 году составляет 22 % (включая тарифы накопительной и страховой частей).

Взносы в Фонд социального страхования (ФСС)

Предназначены для финансирования пособий по временной нетрудоспособности, материнства и детства, а также профессиональных заболеваний. Ставка – 2,9 % от фонда оплаты труда.

Взносы в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС)

Обеспечивают получение бесплатной медицинской помощи. Ставка – 5,1 % от фонда оплаты труда.

Взносы на травматизм (профессиональные риски)

Устанавливаются индивидуально в зависимости от класса профессионального риска организации (от 0,2 % до 8,5 %).

Взносы в Пенсионный фонд по накопительной части (для граждан, выбравших накопительную пенсию)

Ставка составляет 6 % от заработной платы, удерживаемая работодателем и перечисляемая в индивидуальный пенсионный счет сотрудника.

Порядок начисления и уплаты отчислений

Определение объекта обложения. Сумма всех выплат, подлежащих обложению, рассчитывается за расчетный период (месяц).
Расчет суммы взносов. Умножение объекта обложения на соответствующие тарифы (см. п. 2).
Удержание из заработной платы. Сотруднику выплачивается netto‑сумма (брутто минус удержанные налоги и взносы).
Формирование платежных поручений. Работодатель готовит отдельные платежные поручения в каждый фонд.
Перечисление средств. Взносы перечисляются не позднее 15‑го числа месяца, следующего за отчетным (ст. 430 НК РФ).
Сдача отчетности. Представление формы РСВ‑1 (расчет по страховым взносам) в налоговый орган и формы СЗВ‑М, СЗВ‑Стаж в ПФР.

Все операции должны быть документально подтверждены: приказы о начислении взносов, ведомости удержаний, выписки из банка о перечислении средств.

Особенности отчислений при увольнении

Согласно ст. 66 ТК РФ и пункту IV «Выдача трудовой книжки при увольнении» (КонсультантПлюс), работодатель обязан:

Выдать трудовую книжку в день увольнения с записью о прекращении трудового договора;
Сделать окончательный расчет, включающий все начисленные и удержанные отчисления за последний месяц работы;
Выдать справку forms СТД‑Р (выписка из электронной трудовой книжки) по требованию сотрудника;
Перечислить все страховые взносы за период работы в соответствующие фонды не позднее установленного срока.

Если сотрудник не забрал трудовую книжку в последний день работы, работодатель должен:

Направить уведомление о необходимости явиться за документом;
Получить письменное согласие на отправку книжки по почте;
После получения согласия отправить трудовую книжку заказным письмом с уведомлением о вручении.

Несоблюдение этих требований может повлечь административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ) и гражданско‑правовые исковые требования со стороны работника.

Электронные трудовые книжки и отчисления в 2026 году

С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). К 2026 году почти все организации ведут кадровый учет в электронном виде, однако бумажные дубликаты всё ещё выдаются при увольнении по требованию сотрудника.

Основные обязанности работодателя в отношении ЭТК и отчислений:

Внести в ЭТК записи о приеме, переводе, увольнении, награждениях на основании соответствующих приказов;
Обеспечить передачу данных о стаже и заработке в ПФР через систему СЗВ‑М и СЗВ‑Стаж;
При выдаче выписки forms СТД‑Р заверять её квалифицированной электронной подписью (КЭП);
Хранить электронные копии трудовых книжек не менее 50 лет после увольнения сотрудника (ст. 66 ТК РФ).

Частые ошибки в 2026 году:

Несвоевременная передача данных в СЗВ‑М (позднее 15‑го числа месяца);
Отсутствие отметки о получении электронной выписки сотрудником в журнале движения трудовых книжек;
Неучет изменений тарифов страховых взносов при расчете за последний месяц работы.

Ответственность работодателя за нарушение порядка отчислений

Нарушение законодательства о страховых взносах и порядке ведения трудовых книжек влечет следующие меры ответственности:

Административная: штрафы от 5 000 до 50 000 рублей за каждое нарушение (ст. 5.27 КоАП РФ);
Налоговая: доначисление страховых взносов с пени и штрафом до 40 % от недоимки (НК РФ);
Гражданско‑правовая: возмещение ущерба сотруднику (недополученные пенсионные баллы, потеря права на пособия);
Дисквалификация: при повторных грубых нарушениях возможна дисквалификация руководителя на срок от 6 месяцев до 2 лет.

Для минимизации рисков рекомендуется:

Внедрить внутренний локальный нормативный акт «Порядок начисления и уплаты страховых взносов»;
Проводить ежемесячную сверку данных бухгалтерии и кадровой службы;
Использовать автоматизированные системы кадрового учета, интегрированные с налоговыми и пенсионными сервисами;
Обучать ответственных сотрудников изменениям в законодательстве (ежегодные семинары, вебинары).

Практические рекомендации для работодателей

Своевременно вносить записи в трудовую книжку (бумажную или электронную) – не позднее пяти рабочих дней с даты события (прием, перевод, увольнение).
Проверять правильность расчетов объектов обложения – включать все виды выплат, предусмотренные ст. 420 НК РФ.
Хранить подтверждающие документы (приказы, ведомости, платежные поручения) не менее пяти лет.
При выдаче трудовой книжки при увольнении получать расписку в журнале движения трудовых книжек и, при необходимости, оформлять согласие на почтовую отправку в письменном виде.
Использовать форму СТД‑Р для подтверждения стажа и доходов при обращении сотрудника в ПФР, ФСС или иные органы.
Регулярно обновлять внутренние положения о кадровом делопроизводстве, учитывая изменения в ТК РФ, законах о страховых взносах и приказы Минтруда.

Отчисления, связанные с ведением трудовой книжки, представляют собой важную часть обязательных платежей работодателя в государственные фонды. Их правильное начисление, удержание и перечисление напрямую влияют на будущие пенсионные права и социальные гарантии сотрудников. Соблюдение порядка ведения трудовых книжек (как бумажных, так и электронных), своевременная выдача документов при увольнении и точная отчетность позволяют избежать штрафов, споров с сотрудниками и потери репутации компании. Следуя представленным рекомендациям и регулярно обновляя внутренние нормативные акты, работодатель обеспечит законную и прозрачную работу с трудовыми книжками и отчислениями в 2026 году и последующие годы.