С 1 января 2026 года в России завершается масштабный переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это важное событие вызывает множество вопросов у работников и работодателей. Главный из них: что произойдет с привычной бумажной трудовой книжкой и в какой момент она выдается на руки? В этой статье мы подробно разберем все нюансы выдачи документа при переходе на цифровую систему учета стажа.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажного документа‚ который хранится в Социальном фонде. В ЭТК отражается ключевая информация о трудовой деятельности сотрудника:
- Личные данные (ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения);
- Сведения о местах работы и должностях;
- Информация о приемах‚ переводах и увольнениях;
- Причины и основания прекращения трудового договора.
Переход на ЭТК делает процесс учета стажа более прозрачным и защищенным от потери или порчи документа.
Завершение переходного периода: что изменилось с 2026 года?
Переходный период‚ который длился несколько лет‚ официально завершается 1 января 2026 года. Это означает‚ что трудовой стаж всех работников теперь формируется в электронном виде. По статистике‚ около 24 млн работников в России уже переведены на электронные трудовые книжки.
Однако завершение переходного периода не означает автоматической ликвидации бумажных бланков. Традиционные бумажные трудовые книжки сохранятся‚ если они уже заведены и работник не отказался от них.
Когда выдается бумажная трудовая книжка?
Порядок выдачи бумажного документа напрямую зависит от решения работника и его статуса:
При увольнении работника
Самый частый случай выдачи трудовой книжки, увольнение. Если работник велась бумажная трудовая книжка‚ то в день прекращения трудового договора работодатель обязан:
- Внести в бумажную книжку запись об увольнении;
- Выдать документ на руки работнику под роспись в книге учета движения трудовых книжек;
- Предоставить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (выписка из ЭТК) по запросу сотрудника.
При переходе исключительно на ЭТК (отказ от бумажной)
Если работник в течение переходного периода или после его окончания написал заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки‚ работодатель:
- Вносит в бумажный бланк запись о том‚ что работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- Выдает бумажную трудовую книжку на руки работнику в день подачи заявления (или в согласованный срок‚ но не позднее дня увольнения‚ если заявление подано одновременно с ним).
- С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ведение и хранение бумажного документа.
Одновременное применение двух форматов
Если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки‚ предусмотрено одновременное применение электронного и бумажного вариантов. В этом случае:
- Работодатель продолжает вести оба формата параллельно;
- Бумажная трудовая книжка не выдается на руки и остается на хранении у работодателя до момента увольнения сотрудника.
Важные нюансы‚ о которых нужно помнить
Бумажная книжка остается главным подтверждением стажа
Несмотря на развитие цифровых технологий‚ на текущем этапе бумажная трудовая книжка по-прежнему остается основным документом‚ подтверждающим трудовой стаж до перехода на ЭТК. Цифровые данные не могут полностью заменить записи‚ которые были сделаны в бумажном документе в прошлые годы. Именно поэтому выданную на руки книжку необходимо бережно хранить.
Что делать с выданной бумажной книжкой?
Если вы получили трудовую книжку на руки при отказе от ее бумажного ведения‚ она не теряет своей юридической силы. В ней содержится информация о вашем стаже до перехода на ЭТК. Рекомендуется:
- Не выбрасывать и не терять документ;
- Хранить его вместе с другими важными документами;
- При трудоустройстве на новую работу предъявлять новому работодателю вместе с СНИЛС для подтверждения предыдущего стажа.
Устройство на новую работу
При поступлении на новую работу сотрудник‚ перешедший на ЭТК‚ предъявляет работодателю:
- СНИЛС;
- Бумажную трудовую книжку (если она была выдана на руки при отказе от ее ведения работодателем);
- Выписку из электронной трудовой книжки (по желанию‚ для информирования о последних местах работы).
Переход на электронные трудовые книжки — это шаг к современному и надежному способу учета стажа. Бумажная трудовая книжка выдается на руки в двух основных случаях: при увольнении и при подаче заявления об отказе от ее дальнейшего ведения работодателем. Если вы не подавали такое заявление‚ ваш бумажный документ останется в кадровой службе компании‚ а данные будут дублироваться в электронном формате в Социальном фонде. Сохраняйте выданную бумажную книжку‚ так как она остается важнейшим подтверждением вашего трудового пути.