По общему правилу, при заключении трудового договора на срок более 5 дней работодатель обязан:
- Заключить с сотрудником письменный трудовой договор.
- Оформить приказ (распоряжение) о приеме на работу.
- Внести обязательную запись в трудовую книжку работника о приеме на работу (дата, основание, наименование должности, условия оплаты).
Исключения: когда можно работать без записи в трудовой книжке?
Закон действительно предусматривает ограниченный круг случаев, когда запись в трудовую книжку не производится. К ним относятся:
- Работа по совместительству (если основное место работы уже оформлено).
- Дистанционная (удаленная) работа при условии, что это прямо указано в трудовом договоре и нет иного требования.
- Трудовая деятельность у физического лица (не являющегося индивидуальным предпринимателем), если она не связана с предпринимательской деятельностью.
- Срочный трудовой договор на срок до 5 дней (в этом случае запись может не вноситься, но договор и приказ оформляются).
Важно! Даже в этих случаях трудовой договор в письменной форме заключается обязательно. Отсутствие записи в книжке не означает отсутствие трудовых отношений. Предложение работодателя «работать без трудовой» — это почти всегда неофициальное трудоустройство («серая» зарплата), которое нарушает закон.
Ответственность работодателя: штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ
За нарушение правил оформления трудовых отношений (включая невнесение записи в трудовую книжку) предусмотрены следующие штрафы (актуальные на 2026 год):
| Субъект ответственности | Размер штрафа |
|---|---|
| Должностные лица (директор, главный бухгалтер) | от 10 000 до 20 000 руб. |
| Индивидуальные предприниматели (ИП) | от 1 000 до 5 000 руб. (или от 30 000 до 50 000 руб. по некоторым данным) |
| Юридические лица (ООО, АО и др.) | от 30 000 до 50 000 руб. (или от 50 000 до 70 000 руб. по некоторым данным) |
Повторное нарушение в течение года влечет:
- Для должностных лиц — дисквалификацию на срок от 1 до 3 лет.
- Для ИП и юрлиц — штраф в более высоком размере (до 70 000 ─ 500 000 руб., в зависимости от категории нарушения).
Дополнительные финансовые санкции
Помимо штрафа по КоАП, работодатель может быть привлечен к ответственности за:
- Налоговые нарушения — если не была удержана и перечислена НДФЛ с «серой» зарплаты. Налоговая инспекция взыщет недоплаченный налог, пени и штрафы (до 20% от суммы неуплаченного налога).
- Возмещение ущерба сотруднику, если из-за отсутствия записи в трудовой книжке сотрудник потерял право на пособия, пенсию, отпуск и т.д.
Риски для работника (сотрудника)
Соглашаясь на работу без записи в трудовую книжку, сотрудник лишается:
- Трудовых гарантий — оплачиваемого отпуска, больничного, выходного пособия при увольнении.
- Права на пенсию, период работы не засчитывается в стаж.
- Социальных выплат — пособия по беременности, уходу за ребенком и др.
- Защиты в суде — доказывать факт трудовых отношений будет крайне сложно без письменного договора и записи в книжке.
Судебная практика: примеры
Кейс 1: Гражданин работал водителем у ИП без трудового договора и записи в книжку. Подал иск в суд. Суд встал на сторону работника, обязал работодателя официально оформить отношения и взыскал штраф по КоАП.
Кейс 2: Компания уволила сотрудницу, но не выдала трудовую книжку в день увольнения, а отправила уведомление о необходимости забрать ее позже. Трудинспекция оштрафовала компанию за нарушение срока выдачи (Решение Забайкальского краевого суда от ).
Что делать работодателю?
Всегда заключайте письменный трудовой договор с каждым сотрудником, даже если работаете по договору ГПХ или без трудовой книжки (исключения, только для физлиц и срочных договоров до 5 дней).
2. Обязательно вносите запись в трудовую книжку в день приема на работу (или в день увольнения).
3. Если сотрудник не имеет трудовой книжки (например, иностранный гражданин), вы должны оформить ее впервые по месту работы (ст. 67 ТК РФ).
4. Не поддавайтесь на предложения сотрудников «работать без оформления», это ваша прямая ответственность;
5. Храните копии приказов и договоров в архиве в течение 75 лет.
Трудовой договор без записи в трудовую книжку — это прямое нарушение ТК РФ. Для работодателя это грозит:
- Административным штрафом от 10 000 до 70 000 рублей (в зависимости от формы собственности).
- Дополнительными налоговыми санкциями.
- Судебными исками от сотрудников с требованием признать трудовые отношения и взыскать невыплаченные суммы.
- Повторное нарушение приведет к дисквалификации должностных лиц.
Для сотрудника такая работа означает потерю всех социальных гарантий и стажа. Единственный верный способ избежать штрафов и проблем — оформлять все трудовые отношения строго по Трудовому кодексу РФ.