Трудовая книжка (бумажный или электронный вариант) – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника․ По закону её могут получать только определённые лица и организации․ Неправильная передача может привести к утрате прав на пенсию, льготы и даже к административной ответственности․

Правовая база

Основные нормы, регулирующие порядок выдачи и получения трудовой книжки, содержатся в:

• Трудовом кодексе РФ (ст․ 66‑1, 66‑2, 66‑3);
• Постановлении Правительства РФ от № 1595 «Об организации электронных трудовых книжек»;
• Федеральном законе «Об электронных трудовых книжках» (№ 173‑ФЗ)․

Работодателю (при приёме на работу)

При заключении трудового договора работник обязан предоставить работодателю оригинал трудовой книжки для внесения первой записи․ Если работник отказывается, работодатель имеет право отказать в приёме на работу․

Работодателю (при увольнении)

При прекращении трудового договора работодатель обязан вернуть трудовую книжку работнику․ Если в день увольнения работник отсутствует, работодатель может:

1. Выслать уведомление с просьбой явиться за книжкой;
2. Отправить книжку по почте (только с письменного согласия работника)․

Государственным органам

Трудовую книжку могут запросить и получить:

• Пенсионный фонд России (для оформления пенсии и получения справок о стаже);
• Социальный фонд РФ (СФР) – в рамках электронных трудовых книжек;
• Органы миграционной службы (при оформлении ВНЖ или гражданства);
• Суд, следственные органы – только по решению суда или в рамках уголовного/административного производства․

Уполномоченным представителям

В случае невозможности личного получения книжки работник может уполномочить другого лица (члена семьи, доверенного лица, адвоката) оформить доверенность на получение трудовой книжки․ Доверенность должна быть нотариально заверена, если её предъявляют в государственных органах․

При смерти работника

Трудовую книжку может получить:

• Наследник (по свидетельству о праве на наследство);
• Законный представитель (опекун, попечитель)․

Для получения требуется предоставить документы, подтверждающие право наследования, и заявление в отдел кадров последнего работодателя․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Что такое ЭТК?

ЭТК – цифровой аналог бумажной книжки, хранящийся в системе Социального фонда РФ (СФР)․ Записи в ней вносятся работодателем через форму ЕФС‑1, а работник может получить выписку через портал Госуслуги, МФЦ или непосредственно в СФР․

Кому «отдавать» электронную трудовую книжку?

ЭТК не передаётся в физическом виде, но доступ к ней может быть предоставлен:

• Работодателю – через согласие работника в личном кабинете СФР;
• Пенсионному фонду – автоматически, при запросе справки о стаже;
• Уполномоченному представителю – путем выдачи доверенности, позволяющей запросить выписку от имени работника;
• Себе – через портал Госуслуги (получение PDF‑выписки с электронной подписью)․

Как получить выписку из ЭТК?

1. Зайдите в Личный кабинет Госуслуг;
2. Выберите раздел «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки»;
3. Подтвердите запрос (по SMS/Код через приложение);
4. Скачайте PDF‑документ – он будет иметь электронную печать и подпись․

Что нельзя делать с трудовой книжкой

• Продавать или передавать её посторонним лицам без законных оснований;
• Сдавать в аренду (например, «взять в залог»);
• Изменять записи самостоятельно (это считается фальсификацией и влечёт уголовную ответственность);
• Выдавать копии без согласия работодателя, если они требуются для официальных целей․

Как правильно оформить передачу трудовой книжки

Приём на работу

Работник подписывает акт приёма‑передачи, в котором указываются:

• ФИО работника и работодателя;
• Дата и место передачи;
• Состояние книжки (отсутствие повреждений, полные записи)․

Увольнение

Составляется акт возврата, в котором фиксируются:

• Все записи о трудовом стаже;
• Подписи сторон;
• При необходимости – отметка о согласии на отправку по почте․

Передача по доверенности

Для передачи книжки представителю необходимо:

1. Составить доверенность (форма 2‑НДФЛ или нотариальная);
2. Указать в доверенности конкретные действия (получить трудовую книжку);
3. Нотариально заверить документ (если требуется);
4. Предъявить доверенность в отделе кадров или в органе, где запрашивается книжка․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Кому можно отдать трудовую книжку, если я переезжаю в другой регион?

Только новому работодателю (при приёме) и, при необходимости, в Пенсионный фонд (для получения выписки)․ Электронную трудовую книжку можно просматривать из любой точки России через Госуслуги․

Можно ли отправить трудовую книжку по почте без подписи работника?

Нет․ По статье 66‑2 ТК РФ отправка возможна только после получения письменного согласия работника (обычно в виде подписи на сопроводительном письме)․

Что делать, если моя трудовая книжка утеряна?

Необходимо:

1. Составить заявление в отдел кадров последнего работодателя о потере;
2. Обратиться в отдел кадров с просьбой выдать дубликат (возможен только при наличии подтверждающих документов);
3. Для ЭТК – запросить выписку через Госуслуги, которая заменит бумажный документ․

Можно ли использовать электронную трудовую книжку вместо бумажной при оформлении пенсии?

Да․ С 2025 года большинство пенсионных фондов принимают выписку из ЭТК как основной документ, подтверждающий стаж․

Трудовая книжка – ценнейший документ, подтверждающий ваш трудовой стаж и права на социальные выплаты․ Передавать её можно только тем субъектам, которые прямо указаны в законодательстве: работодателю, государственным органам, уполномоченным представителям и наследникам․ Электронный вариант упрощает процесс, но правила доступа к нему остаются такими же строгими․ Соблюдайте формальности, сохраняйте оригиналы и доверяйте только проверенным лицам․

Помните: неправильная передача трудовой книжки может привести к потере прав на пенсию и к административной ответственности․ При любых сомнениях консультируйтесь с юристом или в отделе кадров вашего предприятия․