Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В соответствии с законодательством РФ обязанность по её ведению возникает в конкретные моменты трудовых отношений и регулируется нормами Трудового кодекса РФ, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, а также отдельными нормативными актами, касающимися перехода на электронный формат.

Содержание статьи

1. Понятие трудовой книжки
2. Когда возникает обязанность ведения трудовой книжки
3. Особенности в переходный период (до )
4. После завершения переходного периода (с )
5. Права и обязанности работника
6. Ответственность за нарушение
7. Полезные ссылки и ресурсы

Понятие трудовой книжки

Трудовая книжка установленного образца содержит:

• сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия);
• информацию о каждом месте работы: даты приёма и увольнения, наименование организации, должность, основания увольнения;
• сведения о наградах, поощрениях, дисциплинарных взысканиях;
• записи о периодах обучения, военной службы и иных социально значимых периодах.

Основной функцией трудовой книжки является подтверждение трудового стажа, необходимого для назначения пенсии, получения социальных выплат и подтверждения профессионального опыта при трудоустройстве.

Когда возникает обязанность ведения трудовой книжки

Согласно Пункту 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждённым Приказом Минтруда России от № 69), обязанность по ведению трудовой книжки возникает у работодателя в следующих случаях:

1. При приёме работника на работу – если у сотрудника ещё нет трудовой книжки (первое трудоустройство или утрата предыдущей). Работодатель обязан завести новую книжку в течение пяти рабочих дней с дня приёма.
2. При продолжении трудовых отношений – если у работника уже есть трудовая книжка, работодатель должен вносить в неё записи о приёме, переводах, увольнениях и иных изменениях в течение пяти рабочих дней с момента наступления соответствующего события.
3. При переходе на электронный формат трудовой книжки (ЭТК) – если работник выбрал ведение трудовой книжки в электронном виде, работодатель обязан обеспечить передачу сведений в ПФР (ныне Социальный фонд России) и вести учёт в электронном виде, одновременно сохраняя возможность ведения бумажного варианта при отсутствии отказа от него.

Таким образом, обязанность возникает в момент возникновения трудовых отношений (приём на работу) и сохраняется на протяжении всего периода трудовой деятельности до момента увольнения, когда работник получает свою трудовую книжку на руки.

Особенности в переходный период (до )

С 1 января 2020 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки. По состоянию на (по информации из сети) переходный период всё ещё действует, но завершается с 1 января 2026 года.

В течение переходного периода действуют следующие правила:

• Работник может выбрать способ ведения трудовой книжки: бумажный, электронный или одновременное ведение обоих форматов.
• Если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель обязан вести трудовую книжку в бумажном виде параллельно с электронным.
• Работодатель должен обеспечить доступ к системе электронного документооборота (например, через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через специализированные сервисы ПФР/СФР) и своевременно передавать сведения о приёме, переводах и увольнениях.
• Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки подаётся работником в письменной форме (или в электронном виде через Госуслуги) и хранится в личном деле сотрудника.

Важно: до работник имеет право в любой момент изменить выбранный способ ведения (например, перейти с бумажного на электронный и наоборот), подав соответствующее заявление.

После завершения переходного периода (с )

С 1 января 2026 года переходный период заканчивается. Согласно информации из сети, с этой даты:

• Электронная трудовая книжка становится обязательной формой ведения трудовой деятельности для всех newly hired сотрудников.
• Бумажная трудовая книжка сохраняется только у тех работников, которые до подали заявление о продолжении ведения книжки в бумажном виде и не отозвали его.
• Работодатели, у которых остаются сотрудники с бумажными книжками, обязаны вести параллельный учёт: вносить записи в бумажную книжку и одновременно передавать сведения в электронную систему СФР.
• После увольнения такого сотрудника бумажная книжка выдаётся ему на руки, а электронная запись остаётся в системе СФР.

Таким образом, с обязанность по ведению трудовой книжки в электронном виде возникает у всех работодателей при приёме на работу, а бумажный формат сохраняется лишь как вспомогательный вариант по заявлению работника.

Права и обязанности работника

Работник в отношении трудовой книжки обладает следующими правами:

• Требовать от работодателя своевременного внесения записей о приёме, переводах, увольнениях и иных изменениях.
• Получать заверенную копию трудовой книжки (или выписку из неё) по своему требованию.
• Выбирать способ ведения трудовой книжки (бумажный, электронный, комбинированный) и менять его в установленном порядке.
• Получать трудовую книжку на руки при увольнении (или при переходе к другому работодателю).

Обязанности работника:

• Своевременно информировать работодателя о выбранном способе ведения трудовой книжки (подать заявление).
• Сообщать о изменениях личных данных (ФИО, дата рождения, образование), которые необходимо отразить в трудовой книжке.
• Сохранять трудовую книжку в надлежащем виде и не допускать её повреждения или утери.

Ответственность за нарушение

Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек влечёт ответственность, предусмотренную:

• Статьёй 5.27 КоАП РФ – штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 руб., для индивидуальных предпринимателей от 1 000 до 5 000 руб., для юридических лиц от 30 000 до 50 000 руб.
• Статьёй 197 ТК РФ – возможное возложение на работодателя обязанности компенсировать работнику ущерб, связанный с утратой или порчей трудовой книжки (например, расходы на восстановление трудового стажа).

Кроме того, несвоевременная передача сведений в электронную систему СФР может повлечь штрафы по статье 15.15 КоАП РФ (нарушение порядка ведения кадрового документооборота).

Полезные ссылки и ресурсы

• Официальный сайт Министерства труда и социальной защиты РФ – нормативные акты, разъяснения по ведению трудовых книжек.
• Портал «Госуслуги» – подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки, получение выписки из ЭТК.
• Социальный фонд России – информация о электронных трудовых книжках, инструкции для работодателей.
• КонсультантПлюс – база нормативных документов и комментариев по трудовому праву.
• Международная организация труда (МОТ) – сравнительный анализ систем учёта трудовой деятельности в разных странах (можно посмотреть примеры, подобные французскому CNM).