В современной системе трудовых отношений России произошли фундаментальные изменения․ Если вы устраиваетесь на работу сегодня, в мае 2026 года, или принимаете нового сотрудника, важно четко понимать, когда бумажная трудовая книжка больше не оформляется, а в каких случаях она все еще может фигурировать в документах․ Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) завершен, и правила игры изменились․
Главное правило: Кто остается без бумажной книжки?
Самый важный момент, который необходимо запомнить: бумажная трудовая книжка не оформляется для работников, которые впервые поступают на работу с 1 января 2021 года․
Согласно разъяснениям Минтруда России и действующему законодательству, для этой категории граждан бумажный носитель исключен из процесса документального оформления полностью․ Вся информация о их стаже, должностях и периодах работы ведется исключительно в электронном виде и передается в Социальный фонд России (СФР, бывший ПФР)․
Это означает, что если кандидат говорит вам: «Я начинаю работать впервые в жизни», — работодатель не имеет права заводить ему бумажную трудовую книжку, даже если работник об этом просит․
Ключевые ситуации, когда трудовая книжка не ведется или не выдается
Опираясь на актуальные нормы трудового права и разъяснения контролирующих органов, можно выделить следующие случаи:
- Первичное трудоустройство после 2020 года․ Как уже упоминалось, для тех, кто трудоустраивается впервые с 2021 года, бумажный документ не создается․ Сведения формируются только в электронном реестре․
- Отказ от бумажной версии ранее․ Если работник уже имел стаж до 2021 года, но подал письменное заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки, то при переходе на новую работу бумажный документ ему не выдается и не ведется․ Работодатель обязан проверить сведения о трудовой деятельности в электронном виде․
- Совместительство․ По общему правилу, трудовая книжка (как бумажная, так и запись в электронной) по месту работы по совместительству ведется только по желанию работника․ Если работник не изъявил желания вносить запись о совместительстве, то оформление не производится․
Что делать, если у кандидата нет бумажной трудовой книжки?
Ситуации, когда соискатель не предоставляет бумажный документ, могут быть разными․ Важно правильно квалифицировать случай, чтобы не нарушить закон․
Случай 1: Работник трудоустраивается впервые
Здесь все просто․ Вы принимаете паспорт, СНИЛС и другие документы согласно ст․ 65 ТК РФ, но трудовую книжку не требуете и не заводите․ Информация о приеме на работу передается в СФР в электронном виде․
Случай 2: Работник потерял или испортил книжку (работал до 2021 года)
Если кандидат имеет стаж до 2021 года, но бумажной книжки на руках нет (потерял, сгорела, украдена), он не может просто попросить завести новую «с чистого листа»․
В этом случае алгоритм действий следующий:
- Работник должен предоставить сведения о трудовой деятельности (выписку из электронного реестра), которые подтверждают его стаж․
- Если электронные данные отсутствуют или неполны, восстановление записей происходит через архивы и прежних работодателей․
- Только если подтверждено, что бумажная книжка действительно утрачена, и это зафиксировано, работодатель может (по письменному заявлению работника) оформить новую бумажную трудовую книжку, внеся туда данные о восстановленном стаже․ Однако, если работник ранее отказался от бумажного формата, новая книжка ему не оформляется — ведется только электронная․
Обязанности работодателя при отсутствии книжки
Согласно ст․ 65 ТК РФ, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности․ Ключевое слово здесь, «и (или)»․
Если работник относится к категории тех, кому бумажная книжка не положена (впервые работает или отказался от нее), работодатель:
- Не требует бумажный документ․
- Запрашивает сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р или выписка из СФР)․
- Проверяет, есть ли в сведениях отметка об отказе от бумажной трудовой (для тех, кто работал ранее)․
- Оформляет прием на работу, внося данные только в электронную систему․
Важно: Если работник, который имеет право на бумажную трудовую (работал до 2021 года и не писал отказ), потерял её и не может восстановить данные, работодатель оформляет новую бумажную трудовую книжку только на основании письменного заявления работника, указывая, что она оформлена взамен утраченной․
Выдача трудовой книжки при увольнении
В 2026 году процесс выдачи документов при увольнении также регламентирован:
- Если на работника велась бумажная трудовая книжка, она выдается ему на руки в день увольнения;
- Если бумажная книжка не велась (сотрудник впервые работает с 2021 года или отказался от бумажного формата), то выдавать нечего․ Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности (форму СТД-Р) в день увольнения․
- По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку (или сведения) после увольнения, работодатель обязан выдать их не позднее трех рабочих дней со дня обращения․
Частые вопросы (FAQ)
Можно ли по желанию работника завести бумажную трудовую в 2026 году, если он работает впервые?
Нет․ Для работников, впервые поступающих на работу с 1 января 2021 года, законодательство не предусматривает возможности оформления бумажной трудовой книжки․ Ведение идет только в электронном виде․
Что делать, если кандидат говорит, что никогда не работал, но скрывает предыдущий опыт?
Работодатель обязан запросить сведения о трудовой деятельности в электронном виде (через портал Госуслуг или СФР)․ Если там есть записи, значит, кандидат не является впервые трудоустраивающимся, и вопросы о бумажной книжке (была ли она, где она) становятся актуальными․ Сокрытие информации может повлечь риски для обеих сторон․
Нужна ли бумажная трудовая для пенсии?
Нет․ Основным источником информации для назначения пенсии теперь является индивидуальный лицевой счет застрахованного лица в СФР, куда работодатели передают электронные сведения․ Бумажная трудовая книжка уходит в прошлое как основной пенсионный документ․
В 2026 году бумажная трудовая книжка становится атрибутом, касающимся исключительно архивного стажа или специфических ситуаций восстановления документов для тех, кто начал карьеру до 2021 года․ Для миллионов новых работников, приходящих на рынок труда, существует только один формат — электронный․ Понимание этих правил помогает избежать ошибок при приеме на работу и защищает права как работодателей, так и сотрудников․
Помните: если сотрудник работает впервые с 2021 года, бумажную трудовую мы не оформляем․ Это требование закона, а не опция․