Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина Украины. Несмотря на активную оцифровку, бумажный вариант всё ещё имеет юридическую силу, а порядок её ведения регламентируется Кодексом законов о труде Украины (КЗоТ). В данной статье подробно рассмотрены нормативные основы, правила заполнения, особенности электронного формата и практические рекомендации для работодателей и работников.
Нормативная база: что говорит КЗоТ о трудовой книжке - Статья 48 КЗоТ Украины – основная норма, регулирующая ведение трудовых книжек. Согласно ей, порядок ведения определяется Кабинетом Министров Украины.
- Статья 2149 КЗоТ (Глава III, Трудовой договор) уточняет, что трудовая книжка является документом, фиксирующим сведения о работе, поощрениях и наградах за успехи в труде.
- В трудовую книжку не вносятся сведения о взысканиях.
Таким образом, КЗоТ устанавливает лишь общие принципы, а детали порядка заполнения, хранения и выдачи содержатся в нормативных актах Кабинета Министров (например, Постановление КМУ № … от …).
Бумажная трудовая книжка: как правильно заполнять Основные графы и их содержание
| Графа | Что указывается |
|---|---|
| 1 | Дата приёма на работу, наименование организации, должность, подразделение. |
| 2 | Основание приёма (трудовой договор, приказ и т.д.). |
| 3 | Основание увольнения (например, «Уволен по сокращению штатов (численности) работников, п.1 ст.40 КЗоТ Украина»). В скобках указывается номер и дата соответствующего постановления КМУ. |
| 4 | Дата увольнения. |
| 5 | Поощрения и награды за успехи в труде (премии, благодарности, грамоты). |
| 6 | Сведения о присвоении званий, квалификационных разрядов. |
Пример записи об увольнении по сокращению:
Графа 3: Уволен по сокращению штатов (численности) работников, п.1 ст.40 КЗоТ Украина (Постановление КМУ № 123 от ).
Особенности записи о назначении пенсии
При назначении пенсии по возрасту или за выслугу лет органы социального обеспечения ставят в трудовой книжке штамп:
«Пенсия назначена.»
Выдача трудовой книжки при увольнении
Согласно ст.48 КЗоТ и разъяснениям КонсультантПлюс:
- В день увольнения работник должен получить надлежащим образом оформленную трудовую книжку.
- Работодатель обязан осуществить полный расчет и выдать трудовую книжку под расписку в журнале учёта.
- Если трудовая книжка осталась на предприятии, работник может потребовать её возврата через суд или трудовую инспекцию.
Оцифровка трудовых книжек: переход к электронному формату
С 10 июня 2021 года в Украине начал действовать период перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот процесс регулируется Пенсионным фондом Украины (ПФУ) и направлен на:
- Сохранность страховых записей;
- Обеспечение своевременных пенсионных выплат;
- Прозрачность и удобный онлайн‑доступ к данным о трудовой деятельности.
Сроки перехода - Начало периода:
- Окончание периода: (включительно)
После этой даты бумажные трудовые книжки теряют юридическую силу как основной документ о трудовой деятельности, если они не были оцифрованы и внесены в Реестр застрахованных лиц ПФУ.
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК – это перевод сведений о трудовой деятельности физического лица из бумажной формы в электронную с хранением данных в Реестре застрахованных лиц Пенсионного фонда Украины. Доступ к ЭТК обеспечивается через личный кабинет на портале ПФУ или через приложение «Дия».
Как оцифровать бумажную трудовую книжку (пошаговая инструкция) - Подготовить сканкопии всех страниц трудовой книжки (чёткие, без бликов).
- Зарегистрироваться на официальном портале ПФУ (https://www.pfu.gov.ua) или в приложении «Дия».
- В разделе «Оцифровка трудовой книжки» загрузить сканкопии.
- Проверить автоматически извлечённые данные (ФИО, дата рождения, места работы, должности). При необходимости внести корректировки.
- Подтвердить отправку данных на проверку.
- Получить уведомление о successful внесении в Реестр застрахованных лиц.
- Сохранить электронную копию подтверждения (PDF) для личного архива.
Оцифровку можно пройти находясь за границей – достаточно иметь доступ к интернету и сканкопии документа.
Преимущества электронной трудовой книжки - Мгновенный доступ к данным из любой точки мира.
- Исключение риска потери, повреждения или подделки бумажного документа.
- Автоматическая синхронизация с данными о страховых взносах и пенсионных начислениях.
- Упрощение процесса трудоустройства: работодатель может запрашивать выписку из ЭТК с согласия работника.
Права и обязанности сторон Обязанности работодателя - Вести трудовую книжку в соответствии с инструкцией, утверждённой КМУ.
- Обеспечить своевременное внесение записей о приёме, переводе, увольнении, поощрениях.
- В день увольнения выдать работнику трудовую книжку с записью об увольнении под расписку.
- При переходе на электронный формат – обеспечить предоставление сотрудникам необходимых данных для оцифровки (справки о периодах работы, должности, основаниях увольнения).
- Хранить копии трудовых книжек (или выписок из них) в течение 50 лет после увольнения работника (требование архивного законодательства).
Права работника - Получить трудовую книжку в день увольнения.
- Требовать исправления ошибочных записей (через работодателя или суд).
- Получить электронную выписку из своей трудовой книжки по первому требованию.
- Оспаривать незаконное удержание трудовой книжки работодателем.
- Пользоваться преимуществами ЭТК: быстрый доступ к данным, возможность подавать заявления на пенсию онлайн.
Часто задаваемые вопросы (FAQ) - Можно ли вести трудовую книжку только в электронном виде без бумажного носителя?
- Да, после завершения периода перехода (с ) электронная трудовая книжка становится единственным юридически значимым документом. До этой даты допустимо ведение обеих форм, но бумажная должна быть актуальной и соответствовать электронной.
- Что делать, если работодатель отказался выдавать трудовую книжку при увольнении?
- Сначала следует направить письменную претензию с требованием выдачи документа. Если ответ отрицательный или отсутствует, можно обратиться в Государственную службу занятости или в суд. Согласно ст.48 КЗоТ, удержание трудовой книжки является нарушением.
- Нужно ли нотариально заверять сканкопию трудовой книжки для оцифровки?
- Нет. Для загрузки на портал ПФУ достаточно чёткой сканкопии или фотографии хорошего качества. Нотариальное заверение требуется только в случае подачи документов в суд или иные официальные инстанции, где требуется подтверждение подлинности.
- Как исправить ошибку в трудовой книжке, если записана неверная причина увольнения?
- Ошибка исправляется путём выдачи дубликата трудовой книжки с правильной записью. Дубликат оформляется работодателем на основании приказа о исправлении ошибки и заверяется печатью организации. В электронном виде исправление вносится через личный кабинет ПФУ после загрузки обновлённой сканкопии.
- Сколько времени хранится электронная трудовая книжка в Реестре ПФУ?
- Данные хранятся бессрочно, пока физическое лицо находится в реестре застрахованных лиц. После смерти данные сохраняются для возможных наследственных выплат и архивных целей в соответствии с законодательством.
Обязанности работодателя - Вести трудовую книжку в соответствии с инструкцией, утверждённой КМУ.
- Обеспечить своевременное внесение записей о приёме, переводе, увольнении, поощрениях.
- В день увольнения выдать работнику трудовую книжку с записью об увольнении под расписку.
- При переходе на электронный формат – обеспечить предоставление сотрудникам необходимых данных для оцифровки (справки о периодах работы, должности, основаниях увольнения).
- Хранить копии трудовых книжек (или выписок из них) в течение 50 лет после увольнения работника (требование архивного законодательства).
Права работника - Получить трудовую книжку в день увольнения.
- Требовать исправления ошибочных записей (через работодателя или суд).
- Получить электронную выписку из своей трудовой книжки по первому требованию.
- Оспаривать незаконное удержание трудовой книжки работодателем.
- Пользоваться преимуществами ЭТК: быстрый доступ к данным, возможность подавать заявления на пенсию онлайн.
Часто задаваемые вопросы (FAQ) - Можно ли вести трудовую книжку только в электронном виде без бумажного носителя?
- Да, после завершения периода перехода (с ) электронная трудовая книжка становится единственным юридически значимым документом. До этой даты допустимо ведение обеих форм, но бумажная должна быть актуальной и соответствовать электронной.
- Что делать, если работодатель отказался выдавать трудовую книжку при увольнении?
- Сначала следует направить письменную претензию с требованием выдачи документа. Если ответ отрицательный или отсутствует, можно обратиться в Государственную службу занятости или в суд. Согласно ст.48 КЗоТ, удержание трудовой книжки является нарушением.
- Нужно ли нотариально заверять сканкопию трудовой книжки для оцифровки?
- Нет. Для загрузки на портал ПФУ достаточно чёткой сканкопии или фотографии хорошего качества. Нотариальное заверение требуется только в случае подачи документов в суд или иные официальные инстанции, где требуется подтверждение подлинности.
- Как исправить ошибку в трудовой книжке, если записана неверная причина увольнения?
- Ошибка исправляется путём выдачи дубликата трудовой книжки с правильной записью. Дубликат оформляется работодателем на основании приказа о исправлении ошибки и заверяется печатью организации. В электронном виде исправление вносится через личный кабинет ПФУ после загрузки обновлённой сканкопии.
- Сколько времени хранится электронная трудовая книжка в Реестре ПФУ?
- Данные хранятся бессрочно, пока физическое лицо находится в реестре застрахованных лиц. После смерти данные сохраняются для возможных наследственных выплат и архивных целей в соответствии с законодательством.
- Получить трудовую книжку в день увольнения.
- Требовать исправления ошибочных записей (через работодателя или суд).
- Получить электронную выписку из своей трудовой книжки по первому требованию.
- Оспаривать незаконное удержание трудовой книжки работодателем.
- Пользоваться преимуществами ЭТК: быстрый доступ к данным, возможность подавать заявления на пенсию онлайн.
Часто задаваемые вопросы (FAQ) - Можно ли вести трудовую книжку только в электронном виде без бумажного носителя?
- Да, после завершения периода перехода (с ) электронная трудовая книжка становится единственным юридически значимым документом. До этой даты допустимо ведение обеих форм, но бумажная должна быть актуальной и соответствовать электронной.
- Что делать, если работодатель отказался выдавать трудовую книжку при увольнении?
- Сначала следует направить письменную претензию с требованием выдачи документа. Если ответ отрицательный или отсутствует, можно обратиться в Государственную службу занятости или в суд. Согласно ст.48 КЗоТ, удержание трудовой книжки является нарушением.
- Нужно ли нотариально заверять сканкопию трудовой книжки для оцифровки?
- Нет. Для загрузки на портал ПФУ достаточно чёткой сканкопии или фотографии хорошего качества. Нотариальное заверение требуется только в случае подачи документов в суд или иные официальные инстанции, где требуется подтверждение подлинности.
- Как исправить ошибку в трудовой книжке, если записана неверная причина увольнения?
- Ошибка исправляется путём выдачи дубликата трудовой книжки с правильной записью. Дубликат оформляется работодателем на основании приказа о исправлении ошибки и заверяется печатью организации. В электронном виде исправление вносится через личный кабинет ПФУ после загрузки обновлённой сканкопии.
- Сколько времени хранится электронная трудовая книжка в Реестре ПФУ?
- Данные хранятся бессрочно, пока физическое лицо находится в реестре застрахованных лиц. После смерти данные сохраняются для возможных наследственных выплат и архивных целей в соответствии с законодательством.
Трудовая книжка – это не просто лист бумаги, а важный правовой инструмент, защищающий права работника на пенсию, пособия и социальные гарантии. Кодекс законов о труде Украины устанавливает фундаментальные принципы её ведения, а конкретные порядки и сроки определяются нормативными актами Кабинета Министров и Пенсионного фонда Украины.
На сегодняшний день (май 2026 года) завершаеться период перехода на электронные трудовые книжки. Успешная оцифровка гарантирует сохранность данных, упрощает взаимодействие с государственными сервисами и снижает риски потери документа. Работодателям следует своевременно информировать сотрудников о процедуре оцифровки, а работникам – активно пользоваться возможностями личного кабинета ПФУ для проверки и обновления своей трудовой истории.
Соблюдение требований КЗоТ и своевременный переход к электронному формату обеспечат прозрачность трудовых отношений и защиту социальных прав каждого гражданина Украины.