С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это ключевой этап в цифровой трансформации кадрового учёта, который меняет правила взаимодействия между работодателями и сотрудниками. Вопрос, кому теперь обязательна электронная трудовая книжка, стал особенно актуальным — ответ на него зависит от статуса работника, даты его трудоустройства и его личного выбора.

Кто обязан иметь электронную трудовую книжку?

Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от и последним изменениям, действующим с 2026 года, электронная трудовая книжка обязательна для следующих категорий работников:

• Всем новым сотрудникам, принятым на работу после 1 января 2021 года — если они не подали заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. С этого момента работодатель обязан вести учёт трудовой деятельности исключительно в электронном виде.
• Всем работникам, которые до 31 декабря 2020 года не имели бумажной трудовой книжки — например, молодым специалистам, впервые устраивающимся на работу. Для них ЭТК является единственным законным способом подтверждения трудового стажа.
• Всем работникам, которые подали заявление о переходе на электронный формат — даже если они работали ранее по бумажной книжке, после подачи заявления их данные передаются в Пенсионный фонд РФ (ПФР), и бумажная книжка перестаёт быть основным документом.

Кто может сохранить бумажную трудовую книжку?

Несмотря на обязательный переход на ЭТК, закон сохраняет право выбора за работником. Бумажная трудовая книжка остаётся законной альтернативой для следующих категорий:

• Работники, которые до 31 декабря 2020 года уже имели бумажную трудовую книжку и не подали заявление о переходе на электронный формат.
• Работники, которые подали заявление об отказе от ЭТК в письменной форме (в произвольной или утверждённой форме) до 31 декабря 2025 года.
• Работники, чьи трудовые отношения не требуют постоянного взаимодействия с ПФР (например, некоторые категории самозанятых, индивидуальные предприниматели, не являющиеся работодателями).

Важно: работодатель не вправе настаивать на переходе на ЭТК. Только работник может инициировать смену формата. Если сотрудник не подал заявление, работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку в соответствии с действовавшими до 2021 года правилами.

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?

При приёме на работу в 2026 году работодатель обязан:

1. Запросить у соискателя выписку из ЭТК — её можно получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ (pfrf.ru) или портале Госуслуги.
2. Проверить наличие записи в Единой информационной системе (ЕИС) ЭТК — данные автоматически синхронизируются с ПФР при каждом изменении трудовых отношений.
3. Если работник предоставляет бумажную книжку — проверить, не было ли ранее подано заявление о переходе на ЭТК. В этом случае бумажная книжка становится историческим документом, а основной учёт ведётся в электронном виде.

Что происходит с бумажными трудовыми книжками после перехода на ЭТК?

Если работник перешёл на электронный формат:

• Бумажная трудовая книжка не изымается — она остаётся у работника как архивный документ.
• Все сведения, записанные в ней до момента перехода, переносятся в ЭТК работодателем в течение 10 рабочих дней после подачи заявления.
• После перехода новые записи (приём, увольнение, переводы) делаются только в ЭТК. Бумажная книжка больше не заполняется.

Почему ЭТК — это удобно и безопасно?

Электронная трудовая книжка решает множество проблем, связанных с бумажными документами:

• Нет риска потери, данные хранятся в защищённой системе ПФР и доступны в любое время через Госуслуги.
• Мгновенный доступ — при смене работы не нужно передавать физический документ, достаточно предоставить выписку.
• Автоматизация, работодатель вносит данные в ЕИС через 1С:ЗУП или другие кадровые системы, и они автоматически попадают в ПФР.
• Меньше ошибок, исключается человеческий фактор при заполнении, печати и хранении.
• Упрощённый учёт для работодателей — особенно актуально для крупных компаний и сетей с филиалами.

Важно для работодателей: как настроить ЭТК в 1С:ЗУП

Системы бухгалтерского учёта, такие как 1С:ЗУП, должны быть правильно настроены для работы с ЭТК. Ключевые шаги:

• Обновить конфигурацию до версии, поддерживающей ЭТК (не ниже 3.1.18.121).
• Настроить справочник «Коды ОКЗ», для корректного заполнения трудовых функций.
• Подключить обмен с ПФР через ЕФС-1 — электронный формат сдачи отчётов.
• Включить ведение электронных трудовых книжек в настройках кадрового учёта.
• Обеспечить обучение кадровых сотрудников — система не любит «незнакомую» информацию, требует чёткой работы со справочниками.

С 1 января 2026 года электронная трудовая книжка обязательна для всех новых сотрудников и для тех, кто добровольно перешёл на неё. Для всех остальных — сохраняется право на бумажную форму.

Таким образом, не всем работникам ЭТК обязательна — она обязательна только для тех, кто:

• Устроился на работу после 1 января 2021 года и не подал заявление об отказе;
• Подал заявление о переходе на ЭТК до 31 декабря 2025 года;
• Впервые устраиваеться на работу и не имеет бумажной трудовой книжки.

Для всех остальных — бумажная трудовая книжка остаётся действующим документом. Главное правило: выбор остаётся за работником. Работодатель не может навязать ЭТК, но обязан обеспечить её ведение, если работник сам этого захочет.

Электронная трудовая книжка — это не просто цифровая замена бумаге. Это шаг к прозрачности, надёжности и удобству в системе трудовых отношений. Правильно оформленная ЭТК — гарантия сохранности вашего трудового стажа на всю жизнь.