Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий факт трудовой деятельности гражданина и формирующий его будущие пенсионные права. Именно поэтому любые неточности в ней, включая неверное наименование организации, могут привести к серьезным проблемам: от отсрочки назначения пенсии до уменьшения ее размера. Ошибки в записях грозят не только работнику, но и работодателю, который обязан их исправить.
Почему важно правильное наименование?
Согласно пункту 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утвержденной Постановлением Минтруда России от № 69), в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование (при его наличии). Если запись не позволяет идентифицировать организацию-работодателя (например, указана аббревиатура, не соответствующая учредительным документам), такая запись признается недействительной.
Судебная практика подтверждает: хотя суды иногда встают на сторону работника, учитывая специфику его труда (как в одном из недавних дел, где суд признал период работы несмотря на неверное наименование должности и организации), полагаться на суды не стоит. Проще и надежнее своевременно исправить ошибку.
Типичные ошибки при указании названия - Организационно-правовая форма указана неверно: например, написано «ОАО Ромашка» вместо «АО Ромашка».
- Название указано сокращенно без полного: например, проставлен только штамп с аббревиатурой без расшифровки.
- Пропущено наименование организации: кадровик забыл вписать название и сразу начал вносить запись о приеме на работу.
- Номер и дата внесены напротив названия, а не напротив записи о приеме: по правилам, (наименование) пишется без номера и даты.
- Ошибка в записи о переименовании: если компания сменила название, но запись внесена с ошибкой.
Как исправить неверное наименование организации?
Пункт 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек прямо указывает: в случае выявления неправильной или неточной записи исправлять ее нужно обязательно. Порядок исправления зависит от того, где и когда допущена ошибка.
Ошибка допущена на текущем месте работы (в разделе «Сведения о работе»)
Если ошибка выявлена сразу или пока сотрудник еще работает у вас, исправить ее достаточно просто. Согласно рекомендациям Роструда и специалистов КонсультантПлюс, алгоритм следующий:
- В графе 3 раздела «Сведения о работе» следующим порядковым номером (без указания даты в графе 2) вносится запись о признании недействительной предыдущей записи. Например: «Запись о наименовании организации указана неверно» или «В наименовании организации допущена ошибка».
- Ниже (в графе 3) в виде заголовка указывается правильное полное и сокращенное наименование организации.
- Затем вносится правильная запись о приеме на работу с указанием порядкового номера и даты.
Важный нюанс: если кадровик по ошибке проставил номер и дату напротив строки с наименованием организации, исправлять зачеркиванием эти номера и даты нельзя. Их следует оставить без каких-либо исправлений, а правильные номер и дату указать напротив записи о приеме на работу.
Ошибка в штампе с наименованием
Многие организации используют штампы для ускорения внесения записей. Если на штампе допущена ошибка или вырезано неполное название:
- В графе 3 необходимо написать: «Оттиск штампа с названием [указать неверное название] считать недействительным».
- Ниже поставить правильный штамп (если он исправлен) или вписать правильное наименование организации от руки.
Ошибка в записи о переименовании организации
По мнению Роструда, запись о переименовании вносится без указания порядкового номера и даты. Если такая запись внесена с ошибкой, работодатель вправе в графе 3 сделать отметку: «Запись о переименовании организации такой-то с такого-то числа в такую-то, внесенная на основании приказа (распоряжения) №_ от _, считать недействительной». Ниже вносится правильная запись о переименовании.
Ошибка допущена на предыдущем месте работы
Исправлять неверную запись должен тот работодатель, который ее допустил. Если сотрудник уволился и обнаружил ошибку уже на новом месте, ему необходимо обратиться к прежнему работодателю с заявлением о внесении исправлений. Текущий работодатель не имеет права исправлять чужие ошибки, за исключением случаев, когда прежняя организация ликвидирована (тогда исправление вносится на основании официальных документов).
Когда следует завести дубликат?
Иногда на форумах встречается радикальный совет: уничтожить трудовую книжку в шредере и завести новую. Это грубое нарушение! Уничтожение бланка допускается только в том случае, если он испорчен при первичном заполнении (до того, как книжка была заведена на работника).
Заведение дубликата трудовой книжки требуется в следующих случаях:
- Трудовая книжка пришла в негодность (порвана, испачкана, обгорела).
- В трудовой книжке имеется запись об увольнении или переводе, признанной недействительной в судебном порядке, и работник подал письменное заявление о выдаче дубликата;
- Массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных ситуаций.
Просто неверное наименование организации не является основанием для уничтожения документа и выдачи дубликата. Ошибка подлежит исправлению в рабочем порядке.
Ответственность работодателя
За неверное наименование компании в трудовой книжке работодателю грозит административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства. Кроме того, если из-за этой ошибки работнику будет отказано в зачете стажа для пенсии, работодатель может быть привлечен к материальной ответственности за вред, причиненный работнику.
Любая ошибка в наименовании организации в трудовой книжке подлежит обязательному исправлению. Не стоит оставлять неточности в надежде на «авось» или суды — это прямой путь к нарушению пенсионных прав сотрудника. Главное правило: неверная запись признается недействительной с обязательным внесением правильного заголовка с полным и сокращенным наименованием работодателя.