Смерть сотрудника — это всегда трагедия, но для отдела кадров это еще и сложный юридический и бюрократический процесс․ Одним из самых частых вопросов, возникающих в такой ситуации, является: кому именно отдать трудовую книжку умершего работника и как правильно оформить эту процедуру, чтобы избежать штрафов и претензий со стороны проверяющих органов или других родственников?

В данной статье мы подробно разберем актуальный порядок действий, список лиц, имеющих право на получение документа, а также правила документального оформления передачи․

Кто имеет право получить трудовую книжку?

До 1 сентября 2021 года в Правилах ведения и хранения трудовых книжек (утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225) упоминались только «родственники» или «ближайшие родственники»․ Однако на практике это вызывало споры: кто именно считается ближайшим?

Сейчас действует новый порядок, который упрощает ситуацию․ Согласно актуальному законодательству, трудовая книжка умершего работника выдается родственнику, который первым обратился к работодателю․ Приоритетности по степени родства (например, что супруг имеет преимущество перед братом или родителем) закон не устанавливает․

Какие документы должен предоставить родственник?

Чтобы получить трудовую книжку, обратившийся родственник обязан предоставить:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность получателя․
• Свидетельство о смерти работника (оригинал или надлежащим образом заверенная копия)․
• Документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, свидетельство о рождении и т․д․)․ Примечание: на практике некоторые работодатели выдают документ и без подтверждения родства, опираясь только на свидетельство о смерти и заявление, однако наличие документа о родстве максимально обезопасит работодателя․

Пошаговый алгоритм действий работодателя

Чтобы процедура увольнения в связи со смертью и выдачи документов прошла без нарушений, отделу кадров следует придерживаться четкого алгоритма:

1. Издание приказа об увольнении․ Основанием для прекращения трудового договора является свидетельство о смерти․ Дата увольнения — это дата смерти работника, указанная в свидетельстве (а не дата издания приказа или дата получения свидетельства родственниками)․
2. Оформление трудовой книжки․ Инспектор по кадрам делает запись о прекращении трудового договора в связи со смертью работника (п․ 6 ч․ 1 ст․ 83 ТК РФ)․ В графе 3 пишется: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации»․ В графе 2 указывается дата смерти․
3. Принятие заявления от родственника․ Родственник, обратившийся за документом, должен написать заявление на имя руководителя организации с просьбой выдать трудовую книжку и указанием цели ее получения․
4. Выдача трудовой книжки․ Кадровик вручает документ родственнику под роспись․

Как правильно оформить передачу документа?

Работодатель должен максимально обезопасить себя перед законом․ Факт выдачи трудовой книжки необходимо задокументировать дважды: в Книге учета движения трудовых книжек и посредством расписки от родственника․

Заявление о выдаче

Работодатель должен попросить родственника составить письменное заявление․ В нем указываются:

• ФИО и должность руководителя;
• ФИО обратившегося родственника, его паспортные данные и адрес регистрации;
• Степень родства и ФИО умершего работника;
• Просьба выдать трудовую книжку;
• Дата и подпись․

Расписка в получении

Это важнейший документ, подтверждающий, что работодатель исполнил свои обязанности․ Примерная форма расписки выглядит следующим образом:

«Я, [Ф․ И․ О․ родственника], паспорт серии [вписать нужное] N [вписать нужное], выдан [вписать нужное число, месяц, год], код подразделения: [вписать нужное], зарегистрированный по месту жительства по адресу: [вписать нужное], настоящим подтверждаю получение в отделе кадров [наименование организации] надлежащим образом оформленной трудовой книжки серия [вписать нужное] N [вписать нужное] моего [указать вид родственных отношений], [Ф․ И․ О․ умершего], умершего [число, месяц, год]․»

Запись в книге учета движения трудовых книжек

В графе «Расписка работника в получении трудовой книжки» Книги учета движения трудовых книжек родственник, получающий документ, ставит свою подпись․ Если в организации ведется электронный журнал, распечатывается лист с данными, на котором родственник также ставит подпись․

Что делать, если за трудовой книжкой никто не обратился?

Бывают ситуации, когда родственники не спешат забирать документы умершего, либо у работодателя нет контактов для связи с ними․ В таком случае трудовая книжка не выбрасывается и не уничтожается․

Работодатель обязан сохранить трудовую книжку умершего работника в архиве организации․ Она должна храниться в течение 50 лет (согласно перечню типовых управленческих архивных документов)․ Если компания ликвидируется, все невостребованные трудовые книжки передаются в государственный архив․

Процедура выдачи трудовой книжки умершего сотрудника требует от кадровика внимательности и строгого соблюдения формальностей․ Главное правило: документ выдается первому обратившемуся родственнику, обязательно под его письменное заявление и расписку, подтверждающую факт получения․ Только такой подход гарантирует, что работодатель не будет привлечен к ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или ее утерю․