Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Несмотря на постепенный переход к электронному учету, бумажная форма до сих пор имеет важное значение, особенно для тех, кто начал трудовую деятельность до 2020 года. В этой статье подробно рассмотрим, кому именно делали (выдавали) трудовую книжку, какие организации и должностные лица отвечали за её оформление, а также как изменился процесс с введением электронной трудовой книжки.

Кто выдавал трудовую книжку в советский и постсоветский период

Предприятия и организации

В СССР и в первые годы после его распада трудовую книжку выдавал работодатель – то есть предприятие, учреждение или организация, где человек впервые был принят на работу. Оформлением занимался отдел кадров (или аналогичное структурное подразделение).

При приёме на работу сотрудник получал пустую трудовую книжку, которую заполнял кадровый специалист.
Все последующие записи о переводах, повышениях, наградах и увольнениях вносились тем же отделом кадров текущего места работы.
При увольнении трудовая книжка возвращалась сотруднику с отметкой о дате и причине прекращения трудового договора.

Государственные органы и службы занятости

В определённых ситуациях трудовую книжку могли оформить и государственные органы:

При первом трудоустройстве выпускников учебных заведений – направление в службу занятости, где выдавалась книжка при отсутствии места работы.
При восстановлении утраченного документа – обращение в органы социальной защиты или в архив предприятия‑преемника.
При работе в государственных учреждениях (например, в органах внутренних дел, армии) – оформление производилось соответствующими кадровыми службами ведомства.

Частные предприниматели и индивидуальные предприниматели (ИП)

С 1990‑х годов, когда появилась возможность официально трудоустраиваться у индивидуальных предпринимателей, последних также обязывали вести трудовые книжки своих сотрудников. Оформление осуществлялось:

самим ИП (если у него был доступ к бланкам и он проходил обучение по кадровому учету);
или через сторонние кадровые агентства, которые предоставляли услуги ведения трудовых книжек на аутсорсинге.

Нормативная база, регулирующая выдачу трудовой книжки

Основные документы, определяющие порядок оформления и ведения трудовых книжек:

Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66) – устанавливает обязанность работодателя вести трудовую книжку у каждого работника, занятого более пяти дней.
Постановление Правительства РФ № 225 от «О трудовых книжках» – регламентирует бланки, порядок заполнения, хранение и выдачу дубликатов.
Федеральный закон № 27‑ФЗ от «О занятости населения в Российской Федерации» – касается выдачи книжек при направлении на работу через службы занятости.
Приказ Минтруда России № 106н от – вводит электронную трудовую книжку и определяет порядок её ведения.

Согласно этим нормативным актам, ответственность за правильное оформление трудовой книжки лежит исключительно на работодателе (или на лице, выполняющего его функции – например, на индивидуальном предпринимателе или на уполномоченном представителе).

Как выглядел процесс выдачи трудовой книжки на практике

Этапы оформления при приёме на работу

Сотрудник предоставляет паспорт, ИНН, документы об образовании и (при необходимости) военный билет.
Кадровик проверяет наличие свободной трудовой книжки в запасе организации (бланки выдаются территориальными органами статистики или приобретаются у специализированных поставщиков).
На первой странице заполняются личные данные сотрудника (ФИО, дата рождения, профессия, специальность);
Ставится запись о приёме на работу: дата, наименование организации, структурное подразделение, должность, основание (трудовой договор, приказ).
Книжка заверяется подписью уполномоченного лица (кадровика, руководителя отдела кадров) и печатью организации.
Сотрудник получает трудовую книжку на руки (или она остаётся в отделе кадров, если ведётся электронный учёт).

Внесение изменений и увольнение

При переводе на другую должность, повышении или награждении вносятся соответствующие записи с указанием даты и основания (приказ, распоряжение).
При увольнении делается запись о дате расторжения трудового договора, причине (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.) и ставится подпись уполномоченного лица вместе с печатью.
После увольнения книжка возвращается сотруднику; копия остаётся в личном деле работника на срок, установленный законодательством (обычно 50 лет).

Переход к электронной трудовой книжке: кто теперь отвечает за её ведение?

С 1 января 2021 года в России начал действовать электронный формат трудовой книжки (ЕТК). Несмотря на это, бумажная форма сохраняется для тех, кто начал трудовую деятельность до указанной даты и не подал заявление о переходе на электронный вид.

Кто ведёт электронную трудовую книжку?

Обязанность по передаче сведений в Пенсионный фонд РФ (ПФР) возлагается на работодателя (или на ИП, если он является страхователем).
Сведения передаются через систему «Соответствие» (СЗВ‑ТД) в электронном виде.
Сотрудник может самостоятельно проверить свои данные через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в мобильном приложении ПФР.

Что делать, если нужна бумажная копия?

При необходимости получить выписку из электронной трудовой книжки (например, для устройства на новую работу или для оформления пенсии) сотрудник обращается:

в своё текущее место работы – кадровая служба выдаёт справку form СЗВ‑ТД;
или напрямую в ПФР – через личный кабинет или в клиентской службе фонда.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Кто выдавал первую трудовую книжку, если человек никогда не работал официально?: Первая трудовая книжка выдавалась при первом официальном трудоустройстве. Если работа не была оформлена по трудовому договору, книжка не заводилась.
Мог ли трудовую книжку оформить сторонний кадровый агент?: Да, если агент действовал от имени работодателя по доверенности и имел доступ к бланкам и печати организации.
Кто отвечает за хранение трудовых книжек после увольнения?: Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель обязан хранить копии трудовых книжек уволенных сотрудников в течение 50 лет.
Можно ли восстановить трудовую книжку через бывшего коллегу?: Нет. Передача трудовой книжки через третьих лиц запрещена (письмо Минтруда от  г. № 14-2/ООГ-7143). Восстановление возможно только через работодателя или архив организации‑преемника.
Кто выдаёт дубликат трудовой книжки при её утере?: Дубликат выдаёт последний работодатель, у которого сотрудник был трудоустроен на момент утери; Если организация ликвидирована, обращаются в архив её правопреемника или в территориальный орган ПФР.

Итак, ответ на вопрос «Кому делали трудовую книжку?» однозначен: выдачей и ведением трудовой книжки занимался работодатель (предприятие, организация, индивидуальный предприниматель или государственное учреждение, выступающее в роли нанимателя). В советский период этим занимались отделы кадров предприятий; в постсоветское время функции могли выполняться кадровыми агентствами, а с 2021 года основная ответственность перешла к передаче данных в электронном виде в Пенсионный фонд РФ, хотя бумажные документы по‑прежнему имеют юридическую силу для многих категорий работников.

Понимание того, кто и как оформлял трудовую книжку, помогает не только восстановить утраченный документ, но и правильно взаимодействовать с кадровыми службами и пенсионными органами при подтверждении стажа и трудовой истории.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и официальных разъяснений Минтруда и ПФР на дату 23 мая 2026 года.