Перевод на другую работу — это изменение трудовой функции или структурного подразделения работника, а также перевод к другому работодателю. В статье подробно рассмотрим, как правильно оформить запись в трудовой книжке при переводе на работу, какие документы необходимы и на что обратить внимание.

Что такое перевод на работу и когда он оформляется

Согласно статье 72.1 Трудового кодекса Российской Федерации, перевод на другую работу — это постоянное или временное изменение трудовой функции работника, структурного подразделения или места работы. Перевод может быть:

• Постоянным — когда изменение носит длительный характер;
• Временным — на определенный срок (например, замещение отсутствующего сотрудника);
• К другому работодателю — при переходе в другую организацию.

Важно! Временный перевод не вносится в трудовую книжку, если он длится менее одного года. Только постоянный перевод подлежит обязательной фиксации в документе.

Основания для перевода

Перевод оформляется на основании следующих документов:

1. Письменное согласие работника (если инициатива исходит от работодателя);
2. Заявление работника (если инициатива исходит от сотрудника);
3. Приказ (распоряжение) работодателя о переводе;
4. Трудовой договор (в случае перевода к другому работодателю оформляется новый договор);
5. Соглашение об изменении трудового договора (если изменяются условия работы).

Как правильно внести запись в трудовую книжку при переводе

Согласно пункту 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек, запись о переводе вносится в раздел «Сведения о работе» не позднее семи дней с момента издания приказа о переводе.

Образцы записей в трудовую книжку

Обратите внимание! При переводе к другому работодателю в графе 3 обязательно указывается, что увольнение произошло в связи с переводом, а также наименование новой организации.

Порядок действий при переводе на работу

1. Инициатива от работодателя:
   • Работодатель готовит проект приказа о переводе;
   • Получает письменное согласие работника;
   • Издает приказ о переводе;
   • Вносит запись в трудовую книжку в течение 7 дней;
   • Ознакамливает работника с записью под подпись.
2. Инициатива от работника:
   • Работник пишет заявление о переводе;
   • Работодатель согласовывает перевод с новым работодателем;
   • Издает приказ об увольнении в связи с переводом;
   • Новый работодатель издает приказ о приеме на работу;
   • В трудовую книжку вносится запись об увольнении в связи с переводом.

Особенности перевода в 2026 году: переход на электронные трудовые книжки

С 1 января 2026 года в России завершается переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это означает:

• Все записи о переводе будут дублироваться в электронном формате;
• Работодатели обязаны предоставлять сведения в Пенсионный фонд РФ в электронном виде;
• Работники могут получать информацию о своей трудовой деятельности через личный кабинет на портале Госуслуг;
• Бумажные трудовые книжки по-прежнему действительны, но новые записи в них вносятся только при отсутствии ЭТК.

Что делать, если у работника нет ЭТК? В этом случае записи о переводе вносятся в бумажную трудовую книжку в установленном порядке.

Частые ошибки при оформлении перевода и как их избежать

На практике кадровики часто допускают следующие ошибки:

1. Отсутствие приказа о переводе — запись вносится без основания.
2. Неправильная формулировка в трудовой книжке — например, не указывается, что увольнение связано с переводом.
3. Просрочка внесения записи — более 7 дней с момента издания приказа.
4. Отсутствие подписи работника об ознакомлении с записью.
5. Неправильное указание реквизитов приказа — отсутствие номера или даты.

Что делать, если запись в трудовой книжке сделана неправильно?

Если в трудовой книжке допущена ошибка, необходимо:

1. На основании приказа об исправлении ошибки внести правильную запись;
2. Указать, что предыдущая запись недействительна;
3. Проставить подпись ответственного лица и печать организации;
4. Ознакомить работника с исправлением под подпись.

Перед оформлением перевода проверьте:

• [ ] Наличие письменного согласия работника (если инициатива от работодателя);
• [ ] Наличие заявления работника (если инициатива от сотрудника);
• [ ] Подготовлен проект приказа о переводе;
• [ ] Приказ подписан и доведен до сведения работника;
• [ ] В трудовую книжку внесена правильная запись в течение 7 дней;
• [ ] Работник ознакомлен с записью под подпись;
• [ ] Все реквизиты приказа указаны корректно;
• [ ] При переводе к другому работодателю указано полное наименование новой организации;
• [ ] В случае ошибки — внесена исправляющая запись;
• [ ] Сведения переданы в Пенсионный фонд (при наличии ЭТК).

Оформление перевода на работу — это ответственный процесс, требующий соблюдения норм трудового законодательства и правильного ведения трудовой книжки. Помните:

• Все переводы должны быть оформлены приказом;
• Записи в трудовую книжку вносятся на основании приказов;
• При переводе к другому работодателю обязательно указывается наименование новой организации;
• С 2026 года необходимо учитывать переход на электронные трудовые книжки.

Следуя этим правилам, вы избежите ошибок и защитите права как работника, так и работодателя.