Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника, его должность, периоды работы и причины увольнения. Несмотря на активный переход к электронному документообороту в России, бумажный вариант трудовой книжки по-прежнему имеет юридическую силу для определенных категорий граждан и периодов. В этой статье мы подробно разберем, кому именно выдают трудовую книжку, в каких случаях она оформляется впервые и кто несет ответственность за ее ведение.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
Трудовая книжка, это официальный документ строгой отчетности, который содержит сведения о:
- принятии на работу;
- переводах на другую должность;
- увольнении;
- награждениях и поощрениях;
- периодах обучения или повышения квалификации (в отдельных случаях).
Этот документ необходим для подтверждения стажа при назначении пенсии, получении кредитов, виз и в других ситуациях, где требуется доказательство трудовой деятельности;
Кому выдают трудовую книжку впервые
Согласно действующему законодательству Российской Федерации, трудовая книжка впервые выдается следующим категориям граждан:
- Гражданам, поступающим на работу впервые. Если человек никогда ранее не работал официально и у него нет трудовой книжки, работодатель обязан оформить ее при приеме на первую работу.
- Лицам, достигшим возраста 14 лет. По общему правилу, трудовой договор можно заключать с 16 лет, но в отдельных случаях (с согласия родителей и органов опеки) — с 14 лет. Именно с этого возраста возможно первое оформление трудовой книжки.
- Гражданам, утратившим трудовую книжку. Если документ был утерян или уничтожен (например, в результате пожара), работник может обратиться к последнему работодателю или в архив для восстановления сведений. В случае невозможности восстановления оформляется новая трудовая книжка с соответствующей записью.
Важные нюансы при первом оформлении
При первичном оформлении трудовой книжки работодатель должен:
- заполнить ьный лист (ФИО, дата рождения, образование, профессия);
- заверить записи подписью ответственного лица и печатью организации;
- внести запись о приеме на работу в раздел «Сведения о работе».
Важно: Стоимость бланка трудовой книжки при первом оформлении оплачивает работодатель. Удерживать деньги с работника за первый бланк запрещено законом.
Кому трудовая книжка не выдается
Существуют категории работников, которым трудовая книжка не ведется и не выдается:
- Совместители. Если человек работает по совместительству, трудовая книжка ведется только по основному месту работы. По желанию работника записи о работе по совместительству могут вноситься в трудовую книжку по основному месту работы.
- Работники, заключившие договор ГПХ. Лица, работающие по гражданско-правовым договорам (подряда, оказания услуг), не являются штатными сотрудниками, поэтому трудовые книжки им не оформляются.
- Иностранные граждане, работающие по патенту. Для них действуют особые правила учета трудовой деятельности, хотя с 2020 года им также могут заводиться трудовые книжки при работе по трудовому договору.
Переход на электронные трудовые книжки
С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. С этого момента:
- работники, впервые поступающие на работу после 1 января 2020 года, не получают бумажную трудовую книжку — их стаж ведется только в электронном виде;
- работники, имевшие бумажную трудовую до этой даты, могли выбрать: оставить бумажный вариант или перейти на электронный.
Таким образом, бумажную трудовую книжку сегодня выдают только тем, кто:
- впервые поступает на работу до 1 января 2020 года (что уже невозможно);
- или утратил ранее имевшуюся бумажную трудовую книжку и восстанавливает ее;
- или не выбрал переход на электронную форму до конца 2020 года и сохранил бумажный вариант.
Для всех новых работников с 2020 года документом является электронная трудовая книжка, сведения из которой можно получить через портал Госуслуг, в ПФР или у работодателя.
Кто хранит трудовую книжку
Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя на протяжении всего периода работы сотрудника. При увольнении документ обязательно выдается на руки работнику в день увольнения. Задержка выдачи или отказ в выдаче трудовой книжки являются нарушением трудового законодательства и могут повлечь административную ответственность.
Если работник не забрал трудовую книжку в день увольнения, работодатель обязан:
- направить уведомление о необходимости явиться за документом;
- хранить книжку до фактического получения работником;
- по письменному заявлению работника — отправить книжку почтой с описью вложения.
Трудовая книжка — это ключевой документ трудовой биографии гражданина. Бумажный вариант сегодня выдается в ограниченных случаях: в основном при восстановлении утерянного документа или для тех, кто сохранил его до перехода на электронную систему. Новым работникам с 2020 года трудовые книжки ведутся исключительно в электронном виде.
Работодатели обязаны строго соблюдать правила оформления, ведения и выдачи трудовых книжек, а работникам важно контролировать правильность вносимых записей и своевременно получать документ при увольнении. Это поможет избежать проблем при оформлении пенсии и подтверждении трудового стажа в будущем.