Трудовая книжка – один из самых важных документов, подтверждающих стаж и опыт работы сотрудника. На протяжении десятилетий она являлась обязательным атрибутом трудовых отношений в России. Однако с развитием цифровых технологий и изменением законодательства бумажная форма постепенно уходит в прошлое. В этой статье мы подробно рассмотрим, когда именно закончилась выдача бумажных трудовых книжек, какие нормативные акты регулировали этот процесс и что нужно знать работникам и работодателям сегодня.
Краткая история трудовой книжки в России
- 1918 г. – первое появление трудовой книжки как документа, фиксирующего трудовую деятельность рабочих и служащих.
- 1930‑е годы – унификация формы и введение обязательного ведения книжек на всех предприятиях.
- 1992 г. – принятие Федерального закона № 197‑ФЗ «О трудовых книжках», который закрепил современный порядок ведения, хранения и выдачи документа.
- 2000‑е годы – начало обсуждения возможностей электронного учета трудовой стажи в связи с развитием информационных систем.
До 2020 года бумажная трудовая книжка оставалась единственным законно признанным способом подтверждения трудового стажа.
Переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК)
Нормативная база
- Федеральный закон от № 432‑ФЗ «О страховых пенсиях» – впервые закрепил возможность ведения электронного трудового стажа.
- Постановление Правительства РФ от № 1155 «О порядке ведения электронных трудовых книжек» – определил технические требования и операторов системы.
- Федеральный закон от № 99‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части обеспечения электронного документооборота» – ввел обязательный переход на ЭТК с .
Ключевые этапы внедрения
- – запуск пилотного проекта: работодатели получили возможность добровольно вести электронные трудовые книжки.
- – обязательное ведение ЭТК для всех newly hired (новопринятых) сотрудников.
- – полный переход: все трудовые отношения, включая уже работающих сотрудников, должны быть оформлены в электронном виде; выдача новых бумажных книжек прекращена.
Таким образом, конец выдачи бумажных трудовых книжек наступил 1 января 2023 года. С этой даты работодатели больше не выдают новым сотрудникам бумажные экземпляры, а все сведения о трудовой деятельности хранятся в единой государственной информационной системе (ЕГИСЗ).
Что происходит с уже существующими бумажными трудовыми книжками?
Существующие на момент перехода бумажные трудовые книжки сохраняют свою юридическую силу. Они продолжают быть действительными документами, подтверждающими стаж, полученный до перехода на ЭТК. Однако:
- Дополнительные записи в бумажную книжку после делать нельзя – все новые сведения вносятся только в электронный формат.
- Хранение бумажных книжек регулируется внутренними нормами работодателя и законодательством об архивном деле. По истечении 2‑летнего срока невостребованных дубликатов они хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет (как указано в предоставленном фрагменте информации).
- Выдача дубликатов возможна только в электронном виде; при необходимости можно получить выписку из ЭТК, заверенную электронной подписью.
Если сотрудник уволился до и получил бумажную трудовую книжку на руки, он вправе продолжать пользоватся ею как подтверждением стажа до момента, когда потребуется оформить новые трудовые отношения (в этом случае новый работодатель будет вести запись в ЭТК).
Практические рекомендации для работников и работодателей
Для работников
- Проверьте, что все данные о вашей трудовой деятельности до 2023 года корректно отражены в бумажной книжке (даты приема/увольнения, должности, награды).
- При переходе на новую работу после предоставьте новому работодателю выписку из ЭТК (можно получить через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через вашего текущего работодателя).
- Сохраните бумажную трудовую книжку в безопасном месте – она может понадобиться при подтверждении стажа для пенсионных выплат, социальных пособий или при судебных спорах.
Для работодателей
- Обеспечьте доступ сотрудников к личному кабинету ЕГИСЗ для просмотра и подтверждения данных в ЭТК;
- При приеме нового сотрудника после не выдавайте бумажную трудовую книжку – оформляйте запись исключительно в электронном виде.
- Архивируйте бумажные трудовые книжки уволенных сотрудников в соответствии с внутренними регламентами и требованиями законодательства (хранение не менее 50 лет для невостребованных дубликатов).
- Проводите периодические сверки данных между бумажными книжками (если они еще хранятся у вас) и электронными записями, чтобы избежать расхождений при выдаче справок или выписок.
Переход от бумажных к электронным трудовым книжкам стал важным шагом в модернизации системы учета трудовой стажи в России. Окончание выдачи бумажных трудовых книжек наступило 1 января 2023 года, после чего все новые трудовые отношения оформляются исключительно в электронном формате. Существующие бумажные книжки сохраняют свою юридическую силу, но дальнейшие записи в них невозможны. Понимание этих изменений помогает как работникам, так и работодателям избежать ошибок при оформлении документов, получении справок и взаимодействии с пенсионным фондом и другими государственными органами.
Следует помнить, что электронная трудовая книжка – это не просто цифровой аналог бумажного документа, а интегрированная в государственные информационные системы платформа, обеспечивающая быстрый доступ к данным, защиту от подделок и упрощение взаимодействия с различными ведомствами. Поэтому своевременное освоение работы с ЭТК является обязательным условием успешного функционирования на современном рынке труда.