Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. С 1 января 2023 года в России действуют новые правила: бумажные трудовые книжки оформляются только на бланках нового образца, а параллельно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако вопрос хранения копий трудовых книжек в архиве остаётся актуальным как для бумажных, так и для электронных версий.

Зачем нужна копия трудовой книжки в архиве?

Копия трудовой книжки — это дубликат информации из основного документа. Её создание и архивирование требуется в нескольких случаях:

• Потеря или порча оригинала. Если трудовая книжка утеряна или испорчена (например, залита), работодатель на основании заявления работника и копии приказа об увольнении (или иного документа) оформляет дубликат. Для этого в архиве должна храниться заверенная копия оригинальной записи.
• Предоставление по запросу. При расчёте больничного пособия, пенсии или при смене работодателя может потребоваться подтверждение стажа. Если оригинал временно находится у работника (например, при увольнении), у работодателя должна оставаться его заверенная копия.
• Электронный переход. При внесении записей в ЭТК на основании бумажной книжки, в архиве часто хранят сканированные копии страниц старого образца для контроля и исторической справки.
• Контроль и проверки. В ходе кадровых, налоговых или страховых проверок могут запросить копии трудовых книжек бывших сотрудников. Наличие их в архиве упрощает процесс.

Как правильно оформить копию трудовой книжки?

Копия должна быть точным воспроизведением оригинала и иметь юридическую силу. Порядок оформления:

1. Снятие копии. Копируют все заполненные страницы трудовой книжки, включая ьный лист и все записи о работе и увольнении.
2. Заверение. На каждой странице копии ставится подпись ответственного лица (обычно кадровика или начальника отдела кадров), его должность, дата заверения и печать организации. Фраза «Верно» и подпись ставятся на каждом листе.
3. Отметка об отсутствии исправлений. Часто добавляют штамп или запись: «Исправлений нет» с подписью и датой.
4. При необходимости — ссылка на приказ. Если копия делается для дубликата, на ней может быть отметка: «Копия с копии приказа №… от …».

Особенности при испорченной или утерянной книжке

Если оригинальная трудовая книжка физически повреждена (залита, порвана), но информация на ней читаема, её копия может быть сделана напрямую. Если же книга утеряна, то копии создаются на основании:

• Заявления работника.
• Копий приказов о приёме и увольнении (они должны храниться в архиве).
• Справок с места предыдущей работы (если есть).
• Решений комиссий по восстановлению стажа (при необходимости).

В графе 4 (на основании чего сделана запись) при восстановлении данных указывается: «Запись восстановлена на основании …».

Правила хранения копий в архиве

Хранение копий трудовых книжек регулируется общими правилами делопроизводства и архивного дела:

• Срок хранения. Копии трудовых книжек (как и сами документы о кадровом учёте) хранятся 75 лет после увольнения работника. Это связано с необходимостью подтверждения трудового стажа для назначения пенсии.
• Формирование дел. Копии комплектуются в отдельные дела «Кадровые» или «Личные дела работников». Обычно это отдельные папки или тома, где на каждого сотрудника (бывшего) имеется его личное дело, включающее копию трудовой книжки, копии приказов, договоров, характеристик и т.д.
• Номенклатура дел. В организации должен быть утверждён документ, номенклатура дел, где указано, в каком разделе и с каким сроком хранятся копии трудовых книжек.
• Условия хранения. Архив должен обеспечивать сохранность документов от внешних воздействий (влажность, свет, пожары). Для электронных копий — резервное копирование и защита от несанкционированного доступа.
• Выдача и справки. При запросе (например, от самого работника или государственного органа) из архива выдаётся заверенная копия с отметкой «Копия верна» и печатью архива. Сам оригинал копии в архиве остаётся;

Электронные трудовые книжки (ЭТК) и архивирование

С переходом на ЭТК ситуация меняется:

• Оригинал теперь существует в виде электронной записи в реестре СЗВ-ТД.
• При увольнении работнику выводится электронная трудовая книжка (например, в личном кабинете на портале Госуслуг или через работодателя).
• Работодатель обязан хранить электронные копии всех сведений о трудовой деятельности, которые были внесены в ЭТК. Это делается путём экспорта данных в PDF или ином формате с последующим архивированием.
• Для бумажных носителей, которые были до перехода на ЭТК, правила хранения копий остаются прежними.

Краткий итог: ключевые моменты

1. Копия трудовой книжки — это не просто фотокопия, а юридически значимый документ, требующий правильного заверения.
2. Хранить копии нужно в архиве организации в составе кадровых дел.
3. Срок хранения — 75 лет после увольнения сотрудника.
4. При потере или порче оригинала копия становится основой для восстановления записей.
5. При переходе на электронные трудовые книжки необходимо архивировать электронные выгрузки данных.
6. Все действия по созданию, заверению и выдаче копий должны быть отражены в журнале учёта выдачи документов из архива.

Важно! Точные правила оформления и хранения кадровых документов, включая копии трудовых книжек, могут уточняться во внутренних документах организации (инструкциях по делопроизводству) и в нормативных актах Министерства труда и Росархива. При возникновении сложных ситуаций (например, восстановление записей после утраты) рекомендуется консультироваться с юристом или специалистом по кадровому делопроизводству.